- Щодо обов'язковості ведення особових справ працівників
- Склад особистих справ співробітників
- Формування та ведення документа
- Порядок роботи з документом
- Нюанси закриття особової справи та його передачі в архів
- Відповідальність співробітника кадрової служби
У багатьох господарюючих суб'єктах, які використовують працю найманих працівників, на знову працевлаштованого підлеглого заводиться особова справа. При цьому, зовнішній вигляд і структура подібного документа не має суворої регламентації. Як бути в цьому випадку і як його тоді складати - нагальні питання багатьох кадровиків.
Щодо обов'язковості ведення особових справ працівників
Чинним законодавством РФ передбачені такі випадки обов'язкового відкриття особових справ працівників:
- Якщо суб'єкт-наймач знаходиться в державному підпорядкуванні, в ньому формується штат і кадровий резерв держслужбовців (згідно з президентським розпорядженням від 01 червня 1998 № 640, ФЗ від 27 липня 2004 № 79, а також галузевим законодавчим актам, зокрема, Наказу Росспоживнагляду від 16 березня 2005 № 300);
- Якщо суб'єкт - державний (муніципальний) орган влади (згідно з президентським розпорядженням від 30 травня 2005 № 609);
- Якщо подібне наказано вищестоящою організацією (наприклад, материнської).
В іншому ж, адміністративні органи господарюючих суб'єктів-юросіб та ВП має право самостійно визначатися з необхідністю формування справ і категоріями підлеглих, по відношенню до яких вони складаються, керуючись Конституцією, ТК (ст. 85 - про персональні дані та їх конфіденційності, ст. 87 - про алгоритм їх обробки), іншими законодавчими актами різних рівнів.
Прийняте рішення повинно бути зафіксовано в локальних нормативних актах (наприклад, відповідної інструкції з діловодства HR-відділу, Статуті).
У них же, з огляду на нерегламентірованності основних питань формування документа на макрорівні, слід відобразити:
- форму;
- механізм складання і ведення;
- осіб, яким поставлено обов'язок зі зберігання;
- режим зберігання;
- алгоритм доступу;
- інше.
При цьому слід спиратися на ГОСТ Р-6.30-2003, що містить основні діловодних правила.
Таким чином, формування і зберігання особистих справ багатьма вітчизняними господарюючими суб'єктами може здійснюватися в добровільному порядку.
Комплектування справ дозволяє сконцентрувати і впорядкувати в одному місці і загальному вигляді всі дані про штатні одиниці, а також забезпечує оперативний доступ до необхідної інформації. Тому багато вітчизняних суб'єкти не відмовляються від цієї діловодної процедури.
Склад особистих справ співробітників
Стандартизована комплектація картотеки передбачена тільки для такої категорії працівників, як держслужбовці. В інших випадках справа може містити будь-які завірені копії та оригінали різних документів (розпоряджень, заяв), що зберігаються на постійній чи тимчасовій (більше десятиліття) основі.
Терміни зберігання визначені Мінкультури в наказі від 25 серпня 2010 року № 558.
Елементи можна класифікувати наступним чином:
- що надаються працівниками при прийомі на роботу і документують факт працевлаштування;
- що виникають в період виконання підлеглим своїх посадових обов'язків;
- посвідчують факт припинення робочих відносин.
До перших відносять:
- бібліографічну анкету;
- резюме;
- рекомендаційні листи і оціночні судження про працівника від попередніх роботодавців;
- копії посвідчення особи і страхового номера персонального рахунку;
- документацію про освіту,
- документацію військового обліку;
- підтвердження наявності або відсутності факту тюремного ув'язнення, незакритий кримінального переслідування або його припинення (необхідне для претендування на посаду, до якої не допускаються судимі громадяни, а також піддавалися або схильні до переслідуванню з боку кримінальних структур);
- заяву про працевлаштування;
- довідки медичного характеру (важливі при прийомі на роботу громадян, які не досягли повнолітнього віку і в інших, передбачених ТК, випадках);
- Трудовий договір;
- персональну картку ф. Т-2;
- копію локального розпорядчого акта про працевлаштування.
Під другими на увазі:
- копії свідоцтва про одруження;
- свідоцтво про появу на світ дитини;
- водійські права;
- копію договору про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);
- робочі інструкції;
- додаткові угоди до трудового контракту;
- копії наказів про внутрішні переміщення і перекладах;
- підтвердження систематичного проходження медоглядів;
- документальні підтвердження наявності обмежень фізичних здібностей, які обумовлюють надання спеціальних умов діяльності;
- Угода про відповідальність за розголошення конфіденційної інформації (якщо штатна одиниця має до неї доступ);
- листи атестації;
- свідоцтва про проходження курсів з підвищення кваліфікації;
- доповідні, службові та пояснювальні записки, заяви про відхід у відпустку і т.д.
Під третіми маються на увазі докази припинення роботи, тобто заяву про звільнення і копія відповідного локального розпорядження керівництва.
Що стосується трудової книжки, то до особової справи можна вкладати виключно її копію, але не оригінал, оскільки він вважається бланком суворої звітності, який має надаватися зберігати в спеціальних умовах (спеціально обладнаних приміщеннях, наприклад) і видавати за заявою.
Формування та ведення документа
Виходячи з вишенапісанного, комплектація справ починається з моменту працевлаштування працівника, відразу після видання відповідного наказу про його прийомі, і здійснюється аж до моменту закінчення ним трудової діяльності. Після цього його передають на архівне зберігання (рішення Росархіву від 06 лютого 2002 р.).
Вони можуть заводитися на весь колектив або на певні посади (найчастіше, на керівні). Цим займається особа, на яке адміністрацією покладається подібна відповідальність (найчастіше - співробітник відділу кадрів). При цьому неважливо, працює працівник на основному робочому місці або за сумісництвом, протягом тривалого періоду або за строковим трудовим контрактом.
На штатні одиниці, до яких не пред'являються специфічні вимоги (технічний персонал, наприклад), особисті справи часто не заводяться.
На практиці для відкриття особової справи потрібно:
- папка - швидкозшивач з твердої картонною обкладинкою;
- дирокол;
- пакет документів.
Загальні положення по формуванню наступні:
- наявність титульного аркуша, приклад якого можна знайти в 11-м Додатку до Основних правил роботи архівів організацій (далі - Правила), з номером справи згідно реєстраційного журналу (при веденні нумерації), даними підлеглого, датами відкриття і закриття документа (є, отже, датами видання наказу про прийом і звільнення), номерами трудової та медичної книжок, кількістю сторінок вмісту (графа заповнюється при передачі справи до архівної установи) і періодом зберігання (прописується при закритті справи). Фотографія не обов'язкова;
- наявність опису змісту, що поповнюється в разі зміни робочого статусу підлеглого (Додаток 10 Правил).
- розміщення документації в наступному порядку: картка ф. Т-2, анкета, резюме, копії освітніх і особистих документів, заява і наказ про працевлаштування, трудовий контракт, документація, яка свідчить про переміщення всередині організації (в хронологічному вигляді), матеріали про закінчення трудової діяльності. Останнім підшивається копія локального розпорядження про розірвання трудового контракту.
Крім цього, недоцільно включати до особової справи більш 1-го примірника кожного документа з огляду на те, що його обсяг не повинен перевищувати 250 аркушів, при товщині не більше 4 см.
Листи нумеруються (арабськими цифрами олівцем або нумератором у правому верхньому куті).
Завершується формування особистих справ сшиванием і проставленням печатки організації.
Альтернативою проколу служить халепу. При цьому текст вмісту (особливо дати, візи і резолюції) повинен вільно читатися.
Після цього воно підлягає реєстрації в журналі обліку. Його форма ніде не визначена, тому він може складатися в довільній формі.
Порядок роботи з документом
При веденні особистих справ слід пам'ятати про конфіденційність даних підлеглих, обумовленої президентським указом № 188 від 06 березня 1997 р
Заборонено підшивати в папку документацію, яка містить інформацію про приватне життя, політичної та релігійної приналежності трудящого (ст.8 ФЗ № 119 від 31 липня 1995 р). Отримання і обробка роботодавцем перших відомостей, згідно зі ст. 24 Конституції, можливе лише за письмовою згодою працівника.
Всі персональні дані слід уточнювати особисто у підлеглого. Якщо отримати їх можна лише у третьої сторони, працівника заздалегідь про це повідомляють з метою отримання від нього письмову згоду. Для цього йому повідомляється про цілі, джерелах, методах отримання, зміст подібної інформації і наслідки відмови.
Щоб убезпечити себе, слід в статутних документах відобразити перелік співробітників, що мають доступ до персональних даних.
Ознайомитися зі своєю особистою справою має право і сам працівник. У деяких компаніях це відбувається щорічно, один раз і в обов'язковому порядку, під розписку в картці, що додається до справи.
Заборонено передача інформації стороннім особам, за винятком правоохоронних і медичних працівників за фактом офіційного запиту перших і з метою попередження загрози життю і здоров'ю працівника другими, а також їх зберігання в структурних підрозділах, які не є юрособою і не відносяться до роботодавця.
Облік документів повинен проводитися по одному з наступних методів:
- в номерному порядку;
- в алфавітному порядку;
- по розділах відповідно до найменуваннями підрозділів організацій, а всередині них - одним з вищевказаних способів.
Також дозволено зберігати особисті справи в складі нарядів - алфавітних груп зберігання. При цьому на початку наряду вкладається зведена опис включених в нього документів.
Як правило, відділ кадрів зберігає тільки справи працюючих членів колективу, а документи звільнених працівників передаються на зберігання в архів. Альтернативним варіантом є видача на руки звільняється в останній день його роботи копій документів, підшитих до справи. Доцільно для цього відкрити журнал, в якому працівник буде розписуватися про факт отримання.
Це звільняє роботодавця від відповідальності за забезпечення недоторканності і збереження конфіденційних даних підлеглого.
Нюанси закриття особової справи та його передачі в архів
Датою закриття особової справи є дата звільнення співробітника.
Перед цим перевіряється наявність всіх документів в папці, нумерація аркушів.
Внутрішній опис підписується її упорядником і до неї складається підсумковий запис, в якій, в буквеному і цифровому еквіваленті, вказується кількість наявних бланків і розмір самого опису. Її нумерують окремо.
Після цього складається засвідчувальний аркуш (Додаток 9 Правил), в якому фіксуються:
- кількість сторінок (цифрами і прописом);
- обсяг внутрішнього опису;
- особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, конвертів з вкладеннями і так далі).
Він також підлягає візуванню упорядником. Усі наступні коригування ЛД підлягають оцінці в ньому з посиланням на відповідний акт.
Опис підшивається на початку, а лист - в кінці справи.
На титульному аркуші вказується дата його закриття і термін період зберігання, що обчислюється з початку року, наступного за роком закриття.
Якщо в особовій справі є документи з різними термінами зберігання, то справа зберігається по максимальному з них.
Ст. 22.1 ФЗ № 125 визначає такі терміни зберігання: 50 років (для справ, відкритих з 2003 р) і 75 (відкритих, відповідно, до). На практиці, для комерційних організацій термін - це друга цифра (згідно п. 656 Переліку, затвердженого Наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558), для державних - десятиліття, після чого документ підлягає передачі архіваріуса на збереження протягом все тих же 75 років .
У разі небажання деяких документів працівником вони вкладаються в підшивається до особової справи нумерованих конверт. При цьому, спочатку нумерується конверт, потім - вкладення.
Особиста справа слід передати архіваріуса не пізніше ніж через 36 місяців після їх завершення у діловодстві.
Відповідальність співробітника кадрової служби
Перевірки відділу кадрів здійснюються:
- службою управління Мінпраці;
- службою зайнятості;
- територіальним управлінням соціального страхування;
- правоохоронними службами в рамках розгляду конкретних скарг.
Штрафні санкції до кадрового фахівця можуть застосовуватися в разі неправильного заповнення їм уніфікованих форм в розмірі 500 р. за кожну одиницю. Особові справи співробітників до таких, як уже згадувалося, не належать.
Втім, ведення документа всупереч статутний документації загрожує відповідальністю за «збір і обробку зайвих персональних відомостей», яка покладалася виконавчою службою російського Комітету з нагляду за засобами комунікації та інформаційних технологій, а також судовим розглядом, ініціатором якого стає співробітник, який звернувся з позовом про захист своїх прав.
Так, порушники законодавчих норм в області персональних даних залучаються до відповідальності наступного характеру:
- дисциплінарного (п. 6 ч. 1 ст. 81 і ст. 192 ТК);
- матеріального (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК);
- цивільно-правового, адміністративного (ст. 13.11 і 13.14 КоАП);
- кримінального (ст. 137 і 140 КК).
Ефективною превентивним заходом є комп'ютеризований формат ведення кадрової документації, в тому числі і особистих справ, на який переходить все більше вітчизняних господарюючих суб'єктів, і отримання письмової згоди від підлеглих на обробку інформації про них. Без останнього робота з нею, що не містить кримінально караних діянь, чревата штрафами:
- для цивільних осіб - 3.000-5.000 р .;
- посадових осіб - 10.000-20.000 р .;
- юросіб -15.000-75.000 р.
За розголосу персональних даних винні особи підлягають звільненню (п. 6 ст. 81 ТК).
Таким чином, особиста справа являє собою пакет документів, особливим чином скріплений і пронумерований, в якому є певні дані про підлеглих. Його ведення здійснюється організаціями суто добровільно і має бути зафіксовано в локальних актах господарюючого суб'єкта.