Акт приймання-передачі основних засобів - це документ, який використовується для оформлення операцій і їх подальшого обліку в організаціях при здійсненні прийому-здачі основних засобів (майнових об'єктів, що використовуються для цілей виробництва протягом більше 1 року).
Цей акт можна застосувати при здійсненні приймання-здачі об'єктів по операціях купівлі-продажу, обміну, дарування. Спираючись на цей документ, старий власник списує об'єкт, а новий ставить на баланс свого підприємства.
Даний акт оформляється, коли придбане в результаті угоди майно необхідно зарахувати до складу основних засобів і здійснити його введення в експлуатацію. Або, навпаки, в разі вибуття об'єкта.
Коли і кому необхідно його заповнювати
У разі, якщо придбаний об'єкт знаходився на балансі у продавця, то процедуру заповнення акту повинні провести обидві сторони. Продавець повинен заповнити його в 2 примірниках, при цьому залишивши незаповненим розділ №2, який містить відомості про об'єкт на момент його прийняття на бухгалтерський облік.
Пізніше заповненням цієї графи займеться набувач. Йому також потрібно заповнити ще один екземпляр цього документа, який в подальшому буде використовуватися для бухгалтерського обліку. У ньому в обов'язковому порядку фіксується дата постановки об'єкта на облік, його інвентарний номер і амортизаційна група.
У ситуації, коли об'єкт є новим і до цього ніде не використовувався, даний документ заповнюється покупцем, а деякі його розділи, що стосуються передачі об'єкта, залишаються незаповненими.
Обидва заповнених примірника підлягають обов'язковому затвердженню керівниками організацій покупця і продавця. До затвердженого документа прикладається необхідна технічна документація, що стосується об'єкта.
Порядок заповнення форми
Складання акту проводиться на 3 аркушах і обов'язково включає в себе всю інформацію про основний засіб.
На першому аркуші відображається інформація про сам об'єкт, продавця і покупця:
- Графи, які містять реквізити за твердженням документа.
- Відомості про організації, що запрошує.
- Інформація, що стосується здає організації. Заповнюється тільки в разі передачі об'єкта. За новопридбаним об'єктів заповнення цієї графи не потрібно.
- Інформація бухгалтерського характеру щодо дат прийняття або зняття з обліку.
- Основні відомості про сам засобі.
На другому аркуші знаходяться 3 розділу:
- Перший розділ заповнюється тільки для об'єктів, які вже були в експлуатації. Він містить відомості, актуальні на дату здійснення передачі, наприклад, дата випуску, введення в користування.
- Другий розділ може заповнювати тільки приймаюча організація. Тут також знаходиться інформація по об'єкту з урахуванням його амортизаційного зносу.
- Цей розділ містить дані, що стосуються індивідуальних характеристик об'єкта основного обліку.
На третьому аркуші наводяться такі відомості:
- Відмітка комісії про прийом основного засобу, щодо його відповідності технічним умовам і про необхідність його доопрацювання.
- Підписи осіб, відповідальних за здавання та прийняття об'єкта, а також членів комісії.
У самому низу аркуша знаходяться позначки бухгалтерії, що стосуються закриття старої і відкриття нової інвентарної картки на об'єкт. Після його постановки на облік на нього обов'язково заводиться інвентарна картка, що містить дані про об'єкт обліку, взяті з акту.