Облік договорів і змін до них, які укладаються з працівниками підприємства, проводиться в журналі реєстрації трудових договорів і додаткових угод.
За фактом, ведення подібного журналу в організації необов'язково, на відміну від спеціальної книги обліку, в якій відбувається фіксування трудових книжок працівників компанії. Проте, багато компаній, чисельність співробітників яких досить велика, для власної зручності використовують журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод до них. Це дає можливість в будь-який момент отримати відомості про потрібному документі.
Оформлення журналу може бути будь-яким. Кому-то зручно проводити реєстрацію вручну, а хтось користується спеціальним електронним реєстром для ведення подібних записів. Форма журналу може мати вільний вид, а може бути створена з урахуванням всіх правил документообігу. Якщо використовується останній варіант, то необхідно зробити щільну обкладинку до журналу, зробивши на неї написи, що містять найменування компанії, період внесення відомостей та ПІБ відповідальних осіб, що здійснюють облік документів. Обов'язок ведення журналу повинно бути прописано в посадовій інструкції співробітника або іншому документі, що підтверджує цю посаду.
Для організації кадрового обліку в компанії початківцям кадровикам і бухгалтерам відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіній (бухгалтера М. Відео менеджмент) ⇓
Бланк журналу не передбачає суворе відповідність зразкам і може містити будь-які дані на розсуд компанії.
Як правило, форма даного документа містить такі графи:
- Порядковий № реєстраційного запису;
- Дата прийняття документа;
- Номер трудового договору (в цій же колонці можна дописати дані про додаткову угоду, а можна додати ще одну колонку, спеціально для внесених до трудового договору змін);
- ПІБ співробітника, з яким укладено трудову угоду;
- Посада працівника, на яку він прийнятий, згідно посвідчує наказом;
- Підпис відповідальної особи, яка зробила запис у журналі;
- Коментарі (для відомостей, що мають важливе значення в відношенні співробітника і його трудової діяльності).
Журнал реєстрації договорів: зразок