Д.Ф. Рисіна,
експерт журналу
«Кадри підприємства»
Наступними після наказів (розпоряджень) видами документів, які складаються кадровою службою або в складанні яких задіяні її співробітники, є акти.
Акт (від лат. Аctus - дія) - це документ, який посвідчує (підтверджує) відповідний юридичний факт (подія або дія) і описує якісні або кількісні ознаки такого факту.
Найбільшу групу актів, які складаються кадровою службою, утворюють акти про перевірки (службових розслідуваннях), про виявлені порушення трудової дисципліни (правил внутрішнього трудового розпорядку), а також про відмови працівників вчинити певні дії (отримати трудову книжку, ознайомитися з тим чи іншим документом під розпис , ін.) та інших волевиявлення працівників зроблених в усній формі (наприклад, про відмову від переведення на запропоновані вакансії, ін.). Крім складання зазначених актів співробітники відділу кадрів складають або беруть участь в складанні інших актів, що оформляють вчинення господарських операцій, в яких задіяння кадрова служба (прийому-передачі, обліку, звірок, списання, знищення, ін.) (Рис. 1).
За частотою подання в судах при розгляді трудових і господарських спорів акти не поступаються наказів (розпоряджень) і іншим організаційно-розпорядчим актам. На їх підставі суди досліджують юридичні факти, що послужили підставою для прийняття відносно працівників відповідних рішень (про застосування дисциплінарного стягнення, звільнення, ін.). І нерідко результат справи безпосередньо залежить від повноти містяться в акті відомостей, що описують певну подію і (або) дію (бездіяльність), коректності їх викладу.
загальні положення
Будь-юридичний факт може бути документально зафіксований за допомогою опису властивих йому основних і спеціальних ознак. Зазначене опис може викладатися в оповідної формі і являти собою виклад помічених (виявлених, встановлених) ознак. Структура такого оповідання може самостійно визначатися оповідають (упорядником акту), а може бути зумовлена допомогою розробки відповідного бланка.
Бланки (форми) актів розробляються для впорядкування та уніфікації складання актів і в кінцевому рахунку - для полегшення роботи укладачів та подальшого дослідження і інтерпретації містяться в них відомостях.
Перш ніж розглянути зміст роботи по розробці бланків (форм актів), необхідно в загальному вигляді охарактеризувати акт як документ, що містить певні відомості.
Умовно акт складається з трьох частин:
1) вступної. У ній наводяться основні реквізити, що дозволяють ідентифікувати документ, а також інші установчі відомості - місце, дата і час фіксації відповідного факту (події або дії (бездіяльності), дані про осіб, які становлять акт або беруть участь в його складанні або присутніх при його складанні;
2) описової. У ній описуються пізнавальні дії, що здійснюються упорядником (укладачами) акта (постановка питань, аналіз обстановки, обстеження приміщення (території), аналіз поведінки (ситуації), адресовані суб'єктам пропозиції, ін.), А також виявлені в результаті пізнання суттєві ознаки і обставини;
3) заключної. У ній наводяться реквізити, що засвідчують правильність здійснення певних дій, точність і повноту викладу досліджених обставин. До таких реквізитів відносяться підписи осіб, які брали участь у складанні акта або присутніх при його складанні, кількість примірників акта, а також про надання особі, щодо якої складено акт, можливості ознайомитися з його змістом і також підтвердити правильність викладених у ньому відомостей або спростувати її, зробити свою заяву щодо зазначених в акті обставин.
Знання структури основних видів актів дозволяє розробнику форми виділити постійну і змінну інформацію (постійні і змінні реквізити). За загальним правилом постійна інформація в бланках оформляється як відповідний текст (уніфіковані дані), а для змінної відводиться спеціальне місце, що позначається рядками (графами, осередками, ін.). Для забезпечення однакового заповнення в підрядковий переклад вказується або варіант тексту, наприклад:
При розробці бланків актів, які підлягають автоматизованій обробці, абзацний відступи, як правило, не передбачаються, так само як і не проставляються коми і крапки в кінці рядків, призначених для відображення змінної інформації. Однак якщо документ в подальшому не буде оброблятися автоматично, то і абзацний відступи і розділові знаки, розставлені по правилам пунктуації, зроблять його більш правильним з точки зору російської мови.
Оформлення основних реквізитів актів
Основним джерелом правил оформлення документів продовжує залишатися ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». В якості методичного посібника також застосовується «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення », затверджена наказом Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33.
Для актів застосовуються обидва варіанти розташування реквізитів - кутовий (коли початкові і вступні реквізити розташовуються в лівому кутку документа (див. Акт про вчинення дисциплінарного проступку - стор. 68 розділу «ПАПЕРИ») і поздовжній (при якому зазначені реквізити розташовуються по всій ширині аркуша ( акт про невихід працівника на роботу в день початку роботи - стор. 67 розділу «ПАПЕРИ»). на наш погляд, в роботі кадрової служби зручнішим є кутове розташування реквізитів - таким чином звільняється правий кут, який може бути і пользован для викладу відповідних резолюцій.
Найменування виду документа і заголовок до тексту
Практика складається так, що назва структурного підрозділу (акт) і заголовок до тексту, що відповідає на питання: про що (про кого) ?, наприклад, про невихід працівника на роботу, про появу на роботі в стані з ознаками сп'яніння, ін., Об'єднуються . Таке оформлення реквізитів виправдано, якщо в номенклатурі справ зазначені акти визначені як самостійні види документів, для яких встановлені відповідні групові терміни зберігання (див. Далі). За загальним же правилом зазначені реквізити повинні приводитися окремо (див. Приблизні зразки актів, що наводяться в розділі «ПАПЕРИ»).
Дата, номер і місце складання
Відповідно до вищезгаданим ГОСТ Р 6.30-2003 датою документа є дата його підписання або затвердження, а для акту - дата події. Оскільки окремі акти підлягають затвердженню (про це - далі), то датою таких актів слід вважати дату їх затвердження.
Дату акту оформляють арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами.
Реєстраційний номер акта складається з його порядкового номера, який за загальним правилом доповнюється індексом справи за номенклатурою справ, а також інформацією про оформлюваних актом фактах (наприклад, для актів про порушення трудової дисципліни вводяться літерні індекси «-нд» або «дв», що кодують інформацію «порушення дисципліни» або «дисциплінарне стягнення» відповідно). Для виділення актів, що підтверджують інші факти, пов'язані з трудовими відносинами, доцільним видається проставлення літерного індексу «-то».
Місце складання акта вказується в тому випадку, якщо його визначення ускладнене з «Найменуванню організації» і «Довідковим даними про організацію». Місце складання акта (місто, село, станиця, пр.) Вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу. Цей реквізит може включати в себе тільки загальноприйняті скорочення ( «р», «д», пр.).
час
Для окремих видів актів принциповим є вказівка часу події, що сталася або його фіксації (якщо час виникнення події встановити неможливо або воно не має значення) або вчинення певної дії (бездіяльності). Так, фіксація часу має значення при актуванні порушень режиму робочого часу (запізнення на роботу, відсутність на робочому місці, в тому числі прогулу), ходу проведення перевірок та їх результатів, інших дій, час скоєння яких істотно для подальшої їх оцінки з точки зору своєчасного виконання (наприклад, про відмову працівника від ознайомлення з наказом (розпорядженням) про застосування дисциплінарного стягнення), дотримання часових регламентів (наприклад, встановлених правилами внутрішнього трудового розпорядку ср оков проведення службового / дисциплінарного розслідування), правильності і об'єктивності оцінки (наприклад, часу відсутності на робочому місці) і т.д.
Час, що відноситься до процедури актування (тобто складання акта), зазвичай вказується на початку документа, наприклад:
Якщо для подальшого правозастосування матиме значення дотримання встановленого регламенту за часом, то час початку складання акта і закінчення може вказуватися в такий спосіб:
В актах, що оформляють вчинення певних дій (перевірки, огляду, ревізії), час їх проведення вказується в такий спосіб:
гриф обмеження доступу до
Окремі акти підлягають затвердженню. Основою для визначення переліку актів, на яких проставляється гриф тверджень, продовжує залишатися вищеназвана ГСДОУ. До числа таких актів названа система відносить акти перевірок, ревізій, списання, експертизи, передачі справ, прийому виконаних робіт, інші.
Гриф обмеження доступу до в таких актах проставляється за загальними правилами оформлення документів, що затверджуються посадовою особою, викладеним у вищезгаданому ГОСТ Р. Це означає, що гриф повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища і дати затвердження, наприклад:
Допускається в реквізиті «Гриф обмеження доступу до документа» центрировать елементи щодо самої довжини рядка, наприклад:
Відомості про членів комісії, особі, що склав акт, та осіб, присутніх при складанні акту
Акти можуть складатися комісійно або в індивідуальному порядку.
Комісійна складання актів. Значна частина пропонованих в фаховій літературі для працівників кадрових служб зразків актів передбачає складання їх комісіями. Причому комісійний склад присутній і в складних, і в простих актах (як за фактами службових перевірок, так і з дисциплінарних стягнень, відмов працівників ознайомитися з документами, ін., Тобто за обставинами, невідомим і не прогнозованим заздалегідь).
Разом з тим, створення комісій підпорядковане певним правилам і група з начальника відділу кадрів та інших працівників не цілком відповідає ознакам комісії.
Щоб така група могла вважатися комісією, потрібно санкціонування її створення компетентним суб'єктом, який згодом буде застосовувати результати її роботи. На практиці таке санкціонування здійснюється за допомогою закріплення відповідних положень у локальних нормативних актах або прийняття спеціальних актів, що регламентують утворення і діяльність комісій (наприклад, атестаційних, службових, дисциплінарних, ін.). Останні можуть бути прийняті в формі класичних локальних нормативних актів (наприклад, Положення про дисциплінарну комісію) або наказів про утворення і діяльності комісії. Першим способом зазвичай створюються постійні комісії, другим - тимчасові комісії, створювані для конкретних і певних цілей, після досягнення яких вони припиняють свою діяльність.
Для групи, що називається «комісія», характерно розподіл і закріплення керівних, виконавчих і оформлювальних функцій. З цією метою визначається голова і секретар комісії, інші члени групи є рядовими членами комісії. Для забезпечення діяльності, що не залежить від явки голови, з членів комісії призначається заступник голови, який за відсутності голови комісії виконує його обов'язки.
У «класичної» комісії все ролі чітко розподілені: голова керує роботою комісії, члени комісії здійснюють дії, які визначаються характером комісії (оцінюють, оглядають, ін.), Секретар оформляє.
Чисельний і персональний склад комісії визначається так, щоб:
а) виключити можливість виникнення конфлікту інтересів, який міг би вплинути на прийняті комісією рішення;
б) виключити при голосуванні можливість рівного розподілу голосів (або при подальшому аналізі (оцінці) - рівність думок, наприклад, в судовому процесі), що не дозволяє зробити однозначний висновок про юридичний факт (подію, дії). З цієї причини загальне число членів комісії встановлюється непарних.
Якщо підсумок роботи комісії виражається в прийнятті відповідного рішення шляхом голосування, то в акті, який регламентує діяльність комісії, определяется0 кворум для визнання правомочним засідання і (або) прийнятого рішення (більшість голосів, 2/3 голосів, ін.).
Основною формою роботи комісії є засідання, а для постійних комісій - ще й заочні консультації її членів. Для комісій, які проводять огляди (перевірки, обстеження, ін.), Основна форма роботи полягає в проведенні відповідних оціночних (аналітичних, перевірочних) заходів, при цьому засідання для підведення загальних підсумків також не виключаються.
З урахуванням вищевикладеного не цілком коректним представляється складання актів про дисциплінарні проступки, про відмови працівників від вчинення певних дій та ін. Комісіями з відповідним розподілом ролей (головуючої, виконавської та секретарської), що не освічених і не санкціонованих керівником організації, а створених співробітником відділу кадрів по власною ініціативою і з самостійним наділенням себе головуючими повноваженнями.
Обґрунтованим комісійний спосіб актування ходу виконання певних кадрових операцій може вважатися за умови створення відповідних комісій уповноваженою посадовою особою (зокрема, керівником організації).
Так, у великих організаціях для оформлення фактів невиконання або неналежного виконання працівниками трудових обов'язків і їх розгляду (при необхідності - проведення по ним службового розслідування) практикується створення постійних комісій, регламент яких визначається спеціальними локальними нормативними актами, які затверджуються керівником організації.
Другий спосіб утворення комісій для вищевказаних цілей - видання керівником організації відповідного розпорядчого акта (наказу, розпорядження) про створення комісії, в якому крім рішення про створення комісії, викладаються її основні завдання, склад і загальні правила роботи.
Однак більш раціональним представляється наділення керівника кадрової служби повноваженням самостійно створювати тимчасові комісії для фіксації фактів порушення трудової дисципліни і їх розслідування з правом головування в таких комісіях. Для цього в відповідний локальний нормативний акт (наприклад, в Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про кадрову службу або до посадової інструкції керівника кадрової служби) включається відповідне положення. Воно може бути сформульовано таким чином:
Складання акту в індивідуальному порядку. Більшість оформлюваних кадровою службою юридичних фактів передбачає тільки об'єктивну фіксацію обставин, що характеризують подія або дія (бездіяльність). Принцип об'єктивної фіксації означає, що в акті описується тільки те, що особисто сприймається упорядником акту і присутніми при його складанні. Висновки і умовиводи, інтерпретації побаченого наводяться тільки в тих випадках, коли вони можуть мати значення при подальшій кваліфікації зафіксованих обставин (наприклад, ознак сп'яніння або іншого неадекватного стану працівника). Разом з тим на практиці саме висновки й умовиводи, сформульовані представниками роботодавця в категоричній формі, нерідко стають основним об'єктом дослідження і центром підвищеної уваги адвокатів (представників працівника) з метою їх спростування і доведення на підставі цього упередженості, необ'єктивності оцінки роботодавцем відповідного юридичного факту.
Для актів, що фіксують здійснення певних кадрових операцій (наприклад, уявлення працівникові наказу (розпорядження) для ознайомлення, трудової книжки для проставлення підпису, ін.) І відмов працівника від вчинення певних дій (наприклад, відмови ознайомитися з наказом (розпорядженням), дати пояснення скоєння певних дій (бездіяльності), ін.) чи інших волевиявлень працівника (наприклад, про відмову від переведення на запропоновану вакансію, ін.) цілком достатнім є складання акта одним уповноваженою особою присутності двох або більшої кількості осіб. Останні, як і поняті, необхідні виключно для того, щоб засвідчити факт виробництва певної дії (в даному випадку - фіксації певного юридичного факту), його змісту і ходу, повноту досліджуваних обставин, а згодом - засвідчити стали відомими їм в ході зазначеної фіксації обставини.
Тому для більшості актів, що оформляють події і дії, особами, які мають безпосередній зв'язок з трудовими відносинами, достатнім є складання акту однією особою в присутності двох і більше осіб, роль яких зводиться в посвідченні правильності своїх упорядником акту дій і точності, повноти фіксації їм всіх обставин , що характеризують відповідний юридичний факт. У цьому випадку всю повноту відповідальності за правильність здійснених дій, повноту і точність опису ознак певного юридичного факту несе упорядник акту.
Що стосується необхідної кількості осіб, присутніх при складанні акту, то воно визначається за тим же принципом, що і кількісний склад комісій - бажано, щоб загальна кількість які брали участь у складанні акта було непарним, але не менше трьох осіб (останнє визначається з урахуванням судової практики , в якій для встановлення об'єктивної істини вважаються оптимальним думки (показання) трьох свідків).
Техніка зазначення відомостей про членів комісії, особі, що склав акт, та осіб, присутніх при складанні акту. Оскільки кожен складається кадровою службою або за її участю акт в майбутньому може бути використаний при розгляді трудового спору, відомості про особу, який становив акт, і про кожного, що брав участь в його складанні, доцільно приводити повністю із зазначенням найменування посади чи професії, структурного підрозділу, прізвища, імені та по батькові. Скорочення імені та по батькові до ініціалів доцільно тільки в розшифровці підпису.
Ще раз звертаємо увагу на те, що орган з розгляду трудових спорів може порахувати недостатніми містяться в акті відомості або об'єктивність містяться в акті відомостей може бути поставлена під сумнів (працівником або його представником). В цьому випадку відсутні відомості можуть бути заповнені показаннями свідків. Показаннями свідків може бути підтверджена і правильність, повнота, об'єктивність фіксації роботодавцем (його представником) певних юридичних фактів.
З урахуванням постійного руху кадрів в організації (звільнення, переведення, ін.) Важливо мати можливість оперативно та точно встановити осіб, які можуть бути залучені в якості свідків. А для цього доцільно виключити можливість збігу ініціалів, прізвищ, посад (професій) двох і більше осіб повнотою даних про які брали участь у складанні акта або присутніх при його складанні.
Питання про те, в якій послідовності перераховувати в акті рядових членів комісії (при комісійному складанні) або осіб, присутніх при складанні акту, має вирішуватися відповідно до інструкції з кадрового діловодства в організації, що склалися в організації традиціями. Є два основних способи перерахування відомостей про осіб:
1) по ієрархії посад (керівники, фахівці, технічні виконавці), наприклад:
Якщо в складі перераховуються є співробітники декількох підрозділів, то відомості про них можуть наводитися з урахуванням двох рівнів ієрархії - за ієрархією підрозділів (яка зазвичай закріплюється в організаційній структурі, в штатному розкладі) і по ієрархії посад (професій), наприклад:
2) в алфавітному порядку. Причому алфавітний порядок може використовуватися як щодо найменувань посад (професій), так і стосовно до прізвищ - все залежить від того, які відомості зазначаються першими (найменування посад (професій) або прізвища).
Для великих переліків осіб зазначені способи можуть використовуватися в комбінації - по ієрархії посад, а всередині неї - в алфавітному порядку.
Нарешті, необхідно відзначити ще один момент оформлення основою частині акта. Переважна більшість пропонованих для використання в кадровій роботі зразків актів починаються зі слова «мною». У сформованій практиці діловодства вказане слово означає самостійне складання документа, без участі кого-небудь ще (крім особи, щодо якої складається даний документ).
Вищезгаданої ГСДОУ рекомендувалося в документах, що містять опис, підтвердження фактів, подій (акт, довідка, ін.), Використовувати форму викладу від третьої особи однини чи множини, наприклад, «комісія встановила». Аналогічне положення міститься і в чинному ГОСТ Р 6.30-2003: в документах, що містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( «комісія встановила»).
При колегіальному встановленні певних юридичних фактів, що не передбачає створення комісії, більш коректним є використання невизначених форм дієслів: «встановлено», «виявлено» і т.д.
Продовження статті читайте в журналі
"Кадри підприємства" №7 / 2011