- Довідки про заробітну плату
- Довідки про стаж і персоніфікований облік
- інші довідки
- Фіксуємо факт видачі довідки
Автор: Манохова С. В., експерт інформаційно-довідкової системи « Аюдара Інфо »
На роботодавця покладено обов'язок видавати працівникам за їх заявою документи, пов'язані з роботою, зокрема різноманітні довідки. Про те, за якою формою повинні бути складені довідки, яка інформація повинна міститися в них, і про терміни видачі довідок ви дізнаєтеся з цього матеріалу.
Відповідно до ст. 62 ТК РФ за письмовою заявою співробітника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подачі цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою, в тому числі довідки:
про заробітну плату;
про нараховані та фактично сплачені внески на обов'язкове пенсійне страхування;
про період роботи у даного роботодавця.
Названі документи повинні бути завірені належним чином і надаватися працівникові безоплатно. Ситуацій, при яких працівникові може знадобитися довідка, безліч, відповідно форма і зміст довідки залежать від того, до якого органу працівник згодом буде її представляти. Найпоширеніший вид довідок - про заробітну плату. З них і почнемо.
Довідки про заробітну плату
По-перше, така довідка може знадобитися працівникові для пред'явлення в банк (зокрема, для отримання кредиту). Як правило, банки охоче приймають довідки, складені за формою 2-ПДФО, або пропонують заповнити довідку за формою банку.
Для довідки: чиновники в Листі Мінфіну РФ від 21.06.2016 № 03-04-05 / 36096 вказали, що довідка про отримані фізичними особами доходи та утримані суми податку за формою 2-ПДФО може бути віднесена до вказаних в ст. 62 ТК РФ документам, відповідно повинна бути видана протягом трьох днів після звернення працівника з заявою.
По-друге, роботодавець зобов'язаний видати працівнику в день звільнення з роботи (служби, іншої діяльності) довідку для цілей нарахування майбутнім роботодавцем допомоги по тимчасовій непрацездатності. В даній довідці, зокрема, відображається інформація (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством»):
про суму заробітку за два календарні роки, що передують року припинення роботи (служби, іншої діяльності), і поточний календарний рік, на яку були нараховані страхові внески ;
про кількість календарних днів, що припадають в зазначеному періоді на періоди тимчасової непрацездатності, відпустки по вагітності та пологах, відпустки по догляду за дитиною, звільнення від роботи з повним або частковим збереженням зарплати, якщо на зберігається заробітну плату за цей період страхові внески до ФСС не нараховувались .
Форма названої довідки і порядок її видачі затверджено Наказом Мінпраці РФ від 30.04.2013 № 182н.
При неможливості вручити довідку безпосередньо в день звільнення роботодавець повинен направити працівнику за адресою його місця проживання повідомлення про необхідність з'явитися за довідкою або дати згоду на відправлення її поштою (про свою згоду на відправлення довідки поштою працівник повинен повідомити роботодавця письмово). Якщо в день звільнення працівник зазначену довідку не отримав, він має право звернутися за нею пізніше. Роботодавець в цьому випадку зобов'язаний надати довідку в триденний термін з дати звернення колишнього працівника з відповідною заявою. Наведемо приклад такої заяви.
Заява
Прошу видати довідку про суму заробітної плати, інших виплат та винагород, на яку було нараховано страхові внески на обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством за 2016 2017 і 2018 календарні роки, а також про кількість календарних днів, що припадають на періоди тимчасової непрацездатності (при необхідності - відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустки по догляду за дитиною), звільнення від роботи з повним або частковим збереженням заробітної плати, якщо на зберігається заробітну п лату за цей період страхові внески до ФСС не нараховувались.
Рада практиків: щоб допомогти зіткнулися з труднощами при написанні заяви, кадровій службі (бухгалтерії) стане в нагоді добірка зразків заяв, з якими часто звертаються працівники.
По-третє, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ роботодавець на підставі заяви працівника повинен видати довідку про отримані цією фізичною особою доходи та утримані суми податку за формою 2-ПДФО. В даний час склалася практика, що названа довідка при звільненні видається кожному працівникові без написання ним заяви.
Читайте також
По-четверте, якщо співробітник після звільнення прийме рішення стати на облік на біржу праці, йому знадобиться довідка про середній заробіток за останні три місяці, за останнім місцем роботи (п. 2 ст. 3 Закону РФ від 19.04.1991 № 1032-1 «Про зайнятості населення в Російській Федерації »). Форма цієї довідки рекомендована Листом Мінпраці РФ від 15.08.2016 № 16-5 / В-421. Вона також може бути складена в довільній формі - за умови, що в ній містяться реквізити організації та відомості про середній заробіток співробітника за вказаний період. Приклад заповнення рекомендованої форми довідки наведемо нижче.
По-п'яте, довідка про заробітну плату може знадобитися працівникові для пред'явлення в інші організації і установи, наприклад в управління соціального захисту населення для призначення допомоги або субсидій, в дитячі освітні установи для отримання пільг і т. П. Форми цих довідок також не затверджені. Вони можуть мати довільний вигляд або заповнюватися за формою 2-ПДФО.
Довідки про стаж і персоніфікований облік
Такі довідки потрібні працівникам перш за все для отримання права на пенсію.
Законодавством встановлено, що в день звільнення співробітника (або в день припинення дії договору цивільно-правового характеру, на винагороду за яким нараховуються страхові внески) роботодавець зобов'язаний передати цій застрахованій особі відомості, передбачені п. 2 - 2.3 ст. 11 Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування» (п. 4 ст. 11 названого закону):
довідку за формою СЗВ-стаж (затверджена Постановою Правління ПФ РФ від 11.01.2017 № 3п);
довідку за формою СЗВ-М (затверджена Постановою Правління ПФ РФ від 01.02.2016 № 83п);
заповнений розд. 3 «Персоніфіковані відомості» розрахунку за страховими внесками (форма розрахунку затверджена Наказом ФНС РФ від 10.10.2016 № ММВ-7-11 / 551 @).
За відомостями про стаж роботи може звернутися і колишній працівник. Термін видачі такої довідки - три робочих дні з дати звернення.
інші довідки
Можуть знадобитися і інші довідки. Наприклад, згідно зі ст. 283 ТК РФ при прийомі до іншого роботодавця на роботу за сумісництвом з шкідливими і (або) небезпечними умовами праці працівник зобов'язаний подати довідку про характер і умови праці за основним місцем роботи (нагадаємо, що робота за сумісництвом заборонена в разі, якщо основна робота працівника пов'язана з шкідливими або небезпечними умовами). А значить, основний роботодавець за заявою працівника в триденний термін зобов'язаний цю довідку видати. Її форма не затверджена, довідка складається у довільній формі. Приклад наведемо нижче.
Довідка № 23
Справжня довідка видана Смирнової Наталії Георгіївні в тому, що вона працює в Мадоу «Дошкільний навчальний заклад № 15» на посаді бухгалтера з 15.06.2016 по теперішній час ( наказ про прийом на роботу від 15.06.2016 № 10). Підтверджуємо, що її робота не пов'язана зі шкідливими або небезпечними факторами.
Довідка видана для пред'явлення за місцем роботи за сумісництвом (ТОВ «Престол»).
Завідуюча дитячим садком Ткачова С. Н.
Працівник може вимагати інформацію про утвержденномграфіке відпусток за основним місцем роботи для отримання відпустки по роботі за сумісництвом (нагадаємо, що відповідно до ст. 286 ТК РФ особам, які працюють за сумісництвом, щорічні оплачувані відпустки надаються одночасно з відпусткою по основній роботі, і навіть якщо за сумісництвом працівник не відпрацював шести місяців, відпустка йому надається авансом).
Довідка № 25
Справжня довідка видана Смирнової Наталії Георгіївні в тому, що вона працює в Мадоу «Дошкільний навчальний заклад № 15» на посаді бухгалтера з 15.06.2016 по теперішній час (наказ про прийом на роботу від 15.06.2016 № 10). Згідно з графіком відпусток на 2018 рік (затверджений наказом від 04.12.2017) чергову відпустку Смирнової Н. Г. доводиться на періоди:
- з 05.02.2018 по 18.02.2018;
- з 03.09.2018 по 16.09.2018.
Довідка видана для пред'явлення за місцем роботи за сумісництвом (ТОВ «Престол»).
Довідка може знадобитися подружжю, у яких на утриманні знаходиться дитина-інвалід. Нагадаємо, що згідно зі ст. 62 ТК РФ одному з батьків (опікуну, піклувальнику) для догляду за дітьми-інвалідами за його письмовою заявою надаються чотири додаткових оплачуваних дні вихідних на місяць, які можуть бути використані одним із зазначених осіб або розділені ними між собою на їх розсуд. Тобто роботодавці, які надають (і оплачують) такі дні працівникам, повинні упевнитися, що останні мають на них право (що цим правом не скористався другий батько).
Довідка № 27
Справжня довідка підтверджує, що Єгоров Іван Федорович, який працює в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу на посаді тренера, в період з 01.08.2018 по 31.08.2018 додаткові вихідні дні для догляду за своєю дитиною-інвалідом не використав (якщо використовував частково - вказується , скільки днів).
Довідка видана для пред'явлення за місцем роботи дружини (ТОВ «Престол»).
Фіксуємо факт видачі довідки
Всі випадки видачі довідок повинні фіксуватися в журналі реєстрації довідок, виданих працівникам. Його форма на законодавчому рівні не затверджена, тому повинна бути розроблена і затверджена безпосередньо в установі. Набір реквізитів в ній відбивається приблизно наступний:
дата видачі довідки;
опис відомостей, зазначених у довідці (довідка про заробітну плату, довідка про стаж роботи і т. п.);
найменування органу, в який буде представлена довідка;
П. І. Б. та підпис працівника, який отримав довідку.
Варто відзначити, що за довідками можуть звертатися як співробітники, що працюють в установі в даний момент, так і колишні співробітники. Правила та терміни надання довідок для тих і інших однакові.
* * *
Одним з обов'язків працівників кадрової служби є видача співробітникам за їхніми заявами всіляких довідок. Оскільки причини, що спонукали співробітника звернутися до роботодавця з даною вимогою, бувають найрізноманітнішими, доцільно рекомендувати співробітникам вказувати в заяві з проханням про видачу довідки, які саме відомості їм потрібні (для спрощення роботи і попередження виникнення питань доцільно підготувати зразки типових заяв на видачу довідок) .
Відзначимо, що з видачею довідок затягувати не варто. Трудовим законодавством передбачено два терміни надання довідок:
в день звільнення;
або не пізніше трьох робочих днів з дня подачі заяви працівником.
Всі надані довідки повинні фіксуватися в журналі реєстрації довідок, виданих працівникам.
Зразок заповнення довідки про середній заробіток для визначення розміру допомоги по безробіттю (стипендії) - "ЗАВАНТАЖИТИ"