- Зі статті ви дізнаєтесь:
- ПРИКЛАД
- Ввічливу відмову в телефонній розмові
- Як сформулювати ввічливу відмову в діловому листі
- Як написати ввічливу відмову від пропозиції
- ПРИКЛАД
- Як правильно написати ввічливу відмову від співпраці
- Як оформити ввічливу відмову від запрошення
- Починатися ввічливу відмову від запрошення, оформлений в письмовому вигляді, може зі слів:
Ввічливу відмову, складений з урахуванням психологічних тонкощів, дозволить сказати «ні» в такій формі, що адресат не тільки не образиться, але і зміцниться в своєму бажанні до подальшої співпраці.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Коли і як використовуються ввічливі форми відмови
Уміння використовувати ввічливі форми відмови в тих випадках, коли ви не можете виконати чиюсь прохання, стане в нагоді завжди. Звичайно, на робочому місці, де ви виконуєте свої професійні обов'язки , Відмовляти доводиться набагато рідше. Це обумовлено етикою ділових взаємин, коли і прохання, і обов'язок їх виконання строго регламентовані посадовими інструкціями і того, хто звертається з проханням, і того, до кого вона звернена. 
Проте, обставини можуть скластися так, що певна свобода вибору у вас буде. Найчастіше, це як раз такі прохання і пропозиції від колег , Які як раз виходять за рамки встановлених регламентів. Але в деяких ситуаціях ввічливу відмову може знадобитися, навіть коли прохання пов'язане з виконанням того, що входить в ваш функціонал, але в силу завантаженості виконати ви її не можете.
У будь-якому випадку, однозначну відповідь «ні» виключений. Вам слід використовувати ввічливі форми відмови, щоб не зіпсувати відносини з колегою або керівником і, в той же час, дати зрозуміти, що з такими проханнями до вас не слід звертатися і в майбутньому.
Психологи радять використовувати такі, прості, але дієві ввічливі форми відмови, як:
- Відстрочка прийняття рішення - попросіть час на обдумування прохання, пообіцяйте повідомити про те, чи зможете ви її виконати, після того, як, наприклад, звірити зі своїм щоденником і планом справ;
- Поясніть, чому ви не зможете виконати прохання - хоча давати пояснення ви не зобов'язані (якщо це не пряме доручення керівника);
- Предвосхищались прохання - якщо ви припускаєте, що піде прохання, завітайте співрозмовнику до того, як він її висловить, про те, як ви завантажені;
- Пообіцяйте, що іншим разом ви виконаєте прохання - цей варіант ввічливій форми відмови все одно не зобов'язує вас наступного разу сказати «так», особливо, коли доповнити його умовою «в разі, якщо у мене знайдеться вільний час»;
- «Віддзеркалює» прохання співрозмовника своєю відмовою - повторюйте ті фрази, якими співрозмовник намагається переконати вас виконати його прохання, проявляючи дружнє участь і дивлячись в очі своєму візаві.
ПРИКЛАД
Зразок ввічливої відмови в «дзеркальної» формі:
Ви: «На жаль, після обіду я не зможу допомогти тобі зі звітом».
Колега: «Мені потрібно зробити його сьогодні».
Ви: «Так, я знаю, що тобі потрібно здати звіт сьогодні, але у мене не буде часу допомогти тобі».
Колега: «Але сьогодні - останній день здачі звітів».
Ви: «Так, сьогодні - останній термін, але після обіду я зайнятий і не зможу взяти участь в підготовці звіту».
Ввічливу відмову можна використовувати у взаєминах з безпосереднім керівником або директором . Якщо він, наприклад, в який раз намагається завантажити вас понаднормової роботою, спробуйте пояснити, що чим більше навантаження, тим менше ваша продуктивність. Поясніть йому, що в робочий час ви зможете виконувати поставлені завдання відповідно до їх пріоритету.
Ввічливу відмову в телефонній розмові
У завдання секретаря входить ввічлива і делікатна обробка будь-яких телефонних дзвінків. Але і в цих випадках частина приходиться використовувати ввічливі форми відмови, представлені в таблиці нижче.
ситуація
Зразок ввічливої відмови
Дзвінок лінійному співробітнику
дзвінок керівнику
Якщо з абонентом не хочуть спілкуватися
- Вибачте, в даний момент я не можу з'єднати вас з даним співробітником, він в службовій поїздці. Але ви можете передати мені інформацію для нього.
- Згідно регламентам нашої компанії, яка надходить на адресу керівника інформація спочатку передається його заступнику / помічнику. Запишіть, будь ласка, електронну адресу, на який ви можете її відправити з позначкою, що відомості призначаються керівнику. У разі, якщо ваша пропозиція нас зацікавить, з вами обов'язково зв'яжуться.
- Вибачте, Сергій Петрович, але Ірина Іванівна не може зараз переговорити в вами (у неї нараду і т. П.). Будь ласка, залиште для неї інформацію або направте її листом на адресу нашої електронної пошти з позначкою «особисто».
Якщо дзвінок вже не перший і абонент наполягає на особистому спілкуванні
- Сергій Петрович, вашу пропозицію, безсумнівно, буде розглянуто, але його потрібно оформити в більш розгорнутому вигляді і не в телефонному розмову. Це потрібно, щоб Олександр Васильович зміг в деталях ознайомитися з потенційно цікавим проектом. Надіслати потрібну інформацію ви можете на нашу електронну адресу або факс з поміткою «особисто». Заступник керівника обов'язково зв'яжеться з вами.
Якщо надійшло комерційне або рекламна пропозиція
- Будь ласка, зверніть ваші пропозиції нам по факсу або на адресу електронної пошти. Пропозиція і, якщо воно нас зацікавить, відповідальний співробітник з вами зв'яжеться.
Читати також:
Як сформулювати ввічливу відмову в діловому листі
Про те, як написати ввічливу відмову правильно, повинен знати кожен секретар. Великі компанії щодня отримують листи, що містять різного роду запрошення і пропозиції. Багато з них після того, як будуть переглянуті, надходять на виконання секретарю, який і оформляє листи-відмови.
Як написати ввічливу відмову від пропозиції
за правилами ділового листування , Лист-ввічливу відмову від пропозиції будь-яких товарів або послуг може містити ввічливе, але категоричне «ні» тільки в разі, коли дана пропозиція направлено явно не за адресою. В інших випадках текст ввічливої відмови повинен припускати можливість продовження діалогу - адже ринкова кон'юнктура може змінитися в будь-який момент.
ПРИКЛАД
Ввічливу відмову, приклади для ситуацій з потенційними контрагентами можуть такі ключові фрази , Як:
- Дякую за участь в конкурсі, анонсованим нашою компанією. Як ідея вашого проекту, так і оригінальні спосіб його реалізації дуже сподобалися керівництву, але заявлена вами вартість перевищує бюджет, виділений для цих цілей. В даний час в якості виконавця обрана інша компанія, але ми сподіваємося на продовження співпраці в майбутньому;
- Ми уважно ознайомилися із запропонованою вами продукцією і її технічними характеристиками. На жаль, за деякими параметрами дані моделі нам не підходять. Сподіваємося, що в подальшому, якщо ми зможемо внести зміни, то зможемо зробити висновок з вашою компанією договір на поставку.
Як правильно написати ввічливу відмову від співпраці
Текст ввічливої відмови від співпраці, оформлений з використанням мови та етикету ділового листування , Як правило, має наступну структуру:
Вступна частина: ввічливе звернення по імені-по батькові, інформування про отримання пропозиції про співпрацю і вираз подяки за цю пропозицію і увагу, проявлену до вашої компанії;
Основний текст: Аргументований відмова від співпраці з зазначенням тих обставин, які заважають укладенню договору. Якщо пропозиція супроводжувалося наданням документів, необхідно відзначити, що всі вони були детально вивчені;
Заключна частина: Вираз жалю про те, що в даний момент співпраця неможлива і вираз надії на те, що воно буде ймовірно вже в найближчому майбутньому. При необхідності, можна перерахувати умови, при яких це стане можливим.
Свого роду ввічливу відмову від співпраці - це і лист-повідомлення про відмову в прийомі на роботу. Приклад такого листа наведений нижче.
Як оформити ввічливу відмову від запрошення
Важливо, щоб ввічливу відмову від запрошення також був своєчасно оформлений, оскільки організація і планування багатьох заходів здійснюється з урахуванням передбачуваної кількості учасників. Тому своєчасно відісланий на адресу організаторів ввічливу відмову від запрошення дозволить їм оперативно скоригувати програму, визначити кількість посадкових і вибору дат в готелях місць. Не слід забувати і про мовному етикеті в діловому листуванні . Такий лист не тільки данина елементарної ввічливості, а й свідчення наявності ділової етики і професіоналізму.
Довідка
Починатися ввічливу відмову від запрошення, оформлений в письмовому вигляді, може зі слів:
- Висловлюємо подяку за запрошення, але, на жаль ...
- Дякую за надану можливість взяти участь у такому цікавому заході, як ... але, на жаль
- На жаль, в даний час у нас немає можливості стати учасниками ..., в зв'язку ...
Бажано, щоб причини, за якими компанія не зможе відповісти на запрошення, були вказані в тексті ввічливої відмови. У його заключній частині також потрібно буде висловити надію, що наступного разу свою участь ваша компанія забезпечити зможе.
Читати також: