«Внутрішні документи», компонент додатка «Діловодства» , Призначений для роботи з внутрішніми документами в рамках загальної системи автоматизації діловодства.
Повний цикл обробки і руху внутрішніх документів включає в себе наступні операції:
- Створення проекту документа виконавцем
- узгодження
- підпис
- Розгляд / твердження
- Реєстрація
- Безпосереднє виконання або використання документів
- ознайомлення
- Розподіл документів по тематичним комплексам (справах)
- Контроль виконання документів
Створення внутрішніх документів в установі може бути ініційовано будь-яким співробітником, а його узгодження чітко регламентується в інструкції з діловодства. У разі, коли етап узгодження опускається з ініціативи виконавця, документ передається безпосередньо на підпис керівнику.
При передачі проекту документа на узгодження та підпис співробітникам, які беруть участь в життєвому циклі документа, повідомлення про необхідність його узгодження направляються автоматично. Посадові особи можуть узгодити документ або відхилити його з обґрунтуванням причини. Неузгоджений документ повертається автору на доопрацювання, а узгоджений направляється керівникові на підпис. Після того, як документ підписаний або затверджений керівником, він передається в канцелярію, де здійснюється його автоматична реєстрація.
Після реєстрації керівник отримує можливість розглянути документ, накласти резолюцію, визначити виконавця (або виконавців), встановити терміни виконання і призначити в разі необхідності відповідального за контроль. Далі документ надходить кожному з виконавців, які, виходячи зі своєї компетенції, можуть призначати додаткових виконавців. Після виконання документа виконавець ставить позначку про виконання і направляє документ до справи.