- 1. Корпоративні документи
- 2. Документи, пов'язані з наймом працівників і їх трудовою діяльністю
- 3. Документи, необхідні при роботі з контрагентами (в тому числі первинні облікові документи і документи...
- 4. Бухгалтерська (фінансова) і податкова звітність
- 5. Інші документи
- Як проходить планова перевірка?
- Що робити, якщо до вас прийшли з перевіркою
- Також в проекті «Юрлікбез айтішника» читайте:
Які документи необхідно зберігати індивідуальним підприємцям і юридичним особам і як вести себе, якщо до вас прийшла перевірка - в продовженні спільного проекту dev.by і юридичної компанії Revera .
Читати далі
Для початку загальна рекомендація: вся документація щодо ведення підприємницької діяльності повинна зберігатися за місцезнаходженням юридичної особи або ІП. Рекомендуємо систематизувати документи, щоб при проведенні перевірки ви могли оперативно надати їх перевіряючим.
Їх, можна умовно розділити на наступні блоки:
1. Корпоративні документи
- свідоцтво про державну реєстрацію ІП або юридичної особи;
- статут і доповнення / зміни до нього (для юридичних осіб);
- положення з окремих питань діяльності, корпоративні рішення (наприклад, для ТОВ - протоколи загальних зборів учасників);
- для УП - рішення засновника / власника майна УП;
- накази про призначення / вступі на посаду посадових осіб юридичної особи, список афільованих осіб господарського товариства, спеціальні дозволи (ліцензії) та інші подібні документи.
Про те, як зареєструвати юридичну особу або ІП, і які документи при цьому оформлюються, ми розповідали тут .
2. Документи, пов'язані з наймом працівників і їх трудовою діяльністю
- трудові договори / контракти, накази про прийом на роботу, трудові книжки, документи з нарахування заробітної плати (табелі обліку робочого часу, розрахунки, довідки та ін.), премій, сплати страхових внесків, податків і інші подібні документи.
Детальніше про них можна прочитати тут .
3. Документи, необхідні при роботі з контрагентами (в тому числі первинні облікові документи і документи для валютного контролю)
- договори / контракти / угоди і додаткові угоди до них, акти виконаних робіт / наданих послуг, інвойси, акти звірки розрахунків, акти взаємозаліку та інші подібні документи.
про вибір договірної моделі і про роботу з іноземними контрагентами, в тому числі і про особливості оформлення господарських операцій - читайте тут і тут .
4. Бухгалтерська (фінансова) і податкова звітність
- бухгалтерські баланси, аналітичні документи до них, звіти про прибутки і збитки, інша звітність .
5. Інші документи
- книга перевірок, книга зауважень і пропозицій;
- претензії, судові постанови;
- акти / довідки перевірок;
- вжиті стосовно юридичної особи або ІП рішення державних органів;
- документи з безоплатної / спонсорської допомоги та інші.
Терміни зберігання документів залежать від їх виду, нормативний термін зберігання можна перевірити тут (Стовпець 3).
Порядок проведення перевірок регулюється Положенням, затвердженим Указом №510 (ред. Від 31.05.2016, з ізм. Від 03.06.2016). Перевірки можуть бути плановими (формуються на півріччя, можна подивитися в координаційній плані ) І позаплановими. Найпоширеніші перевірки - податкові.
Перша планова перевірка призначається через два роки після державної реєстрації юридичної особи (крім створеного в порядку реорганізації) або ВП.
За загальним правилом перевірка проводиться за період, що не перевищує 3 роки (з моменту прийняття рішення про призначення перевірки), а також за минулий період поточного календарного року.
Частота перевірок залежить ще й від того, до якої групи ризику відноситься ваша компанія (критерії теж затверджені Указом № 510). У суб'єктів високої групи ризику перевірки проводяться не частіше одного разу на рік, у низькій групи ризику - в міру необхідності, але не частіше ніж один раз на п'ять календарних років.
Наприклад, ненадходження у встановлені терміни валютної виручки в сумі понад $ 50 тисяч є підставою для того, щоб віднести перевіряється суб'єкт до високої групи ризику в сфері зовнішньоекономічної діяльності.
Підстави для проведення позапланових перевірок, а також особи, за дорученням яких вони призначаються, вказані в п. 9 Указу № 510.
Як проходить планова перевірка?
1. Повідомлення про майбутню перевірку
Вас повинні повідомити про проведення перевірки не пізніше, ніж за 10 робочих днів до її початку. У повідомленні повинно бути вказано: найменування контрольного органу і вашої організації, місяць початку перевірки, період, що перевірявся, підстави проведення перевірки, вичерпний перелік питань, що підлягають перевірці.
Якщо є причини, що перешкоджають проведенню перевірки у встановлений час, ви можете не пізніше 3 робочих днів з дня отримання повідомлення направити до контролюючого органу заяву із зазначенням причин, за якими перевірка не може бути проведена. Контролюючий орган зобов'язаний протягом 2 робочих днів з дня отримання заяви прийняти рішення з питання про перенесення перевірки.
Якщо питання, визначені в повідомленні, за період, що перевірявся вже перевірялися іншим органом, ви зобов'язані до початку проведення планової перевірки письмово поінформувати про цю перевірку контролюючий орган. У такому випадку ці питання перевірятися не повинні, за винятком окремих ситуацій (наприклад, при проведенні зустрічної звірки).
2. Проведення перевірки
2.1. Термін проведення перевірки
За загальним правилом планова перевірка ІП повинна тривати не більше 15 робочих днів, а юридичної особи - не більше 30 робочих днів.
Зазначені терміни можуть бути одноразово продовжені. Але не більше ніж на 15 робочих днів. Для цього має бути прийнято відповідне рішення керівника контролюючого органу (або його заступника), підстави для продовження - значний обсяг документів і необхідність проведення значної кількості контрольних заходів.
Один із способів збільшення терміну проведення перевірки - призупинити її за рішенням керівника контролюючого органу (або його заступника) при наявності певних обставин (наприклад, треба було відновити документи, необхідні для перевірки). При цьому термін призупинення не може перевищувати 3 місяці (в разі направлення запиту до компетентних органів іноземних держав - 6 місяців). У разі призупинення перевірки одночасно можуть бути зняті обмеження діяльності суб'єкта (якщо вони були накладені).
2.2. безпосередньо перевірка
Перевіряючий повинен пред'явити службове посвідчення та припис на проведення перевірки перед її початком. В книгу обліку перевірок вносяться відомості за встановленою формою.
Проведення перевірки без внесення відомостей про перевірку в книгу обліку перевірок або необґрунтоване призначення перевірки влёчет за собою можливість визнання перевірки незаконною. З відповідною заявою ви можете звернутися протягом 10 (десяти) днів з дня початку перевірки до вищестоящого контрольний орган (до вищестоящого особі). Відмова вищого органу в визнання перевірки незаконною може бути оскаржений в суді.
(!) Недотримання порядку заяви про незаконність перевірки унеможливить подальше використання цього аргументу при оскарженні результатів перевірки.
При проведенні перевірки перевіряючий в межах, встановлених законодавством, самостійно визначає методи і способи проведення перевірки. Доступ на території і в приміщення може здійснюватися лише за умови пред'явлення перевіряючим службового посвідчення і розпорядження на проведення перевірки. При недопущення перевіряючого на території і в приміщення про це складається акт.
У передбачених випадках при проведенні перевірки можливе вилучення оригіналів документів та інших носіїв інформації. За загальним правилом воно допускається лише в разі, якщо з них неможливо зняти копії, а також в присутності представників вашої організації / самого ІП (або понятих), і на підставі постанови контролюючого органу. Прикладом випадку, коли законодавство допускає вилучення оригіналів документів - використання їх судом в якості джерел доказів у справі про адміністративне правопорушення.
2.3. Оформлення та оскарження результатів перевірки
У разі виявлення порушень перевіряючий складає акт перевірки. При їх відсутності має бути складено довідку перевірки. Законодавством передбачено, що ви можете відмовитися від підписання акта перевірки та письмово викласти мотиви відмови. Такими мотивами можуть бути, зокрема, порушення зазначених вище правил проведення перевірки. Разом з тим, відмова від підписання акта перевірки юридичних наслідків не тягне (чи не свідчить про незгоду з відбитими в акті порушеннями, не тягне адміністративної відповідальності та ін.).
При наявності заперечень щодо результатів перевірки ІП або посадовій особі вашої організації потрібно зробити відповідний запис в акті перевірки. Заперечення можна викласти як щодо всього акта перевірки, так і будь-якої його частини. У такій ситуації можна буде протягом 15 робочих днів направити мотивовані заперечення на акт перевірки до контролюючого органу. Останній буде зобов'язаний протягом 15 робочих днів скласти письмовий висновок з запереченням.
У разі, якщо заперечення спрямовані не будуть, то контролюючий орган винесе рішення за актом перевірки протягом 30 робочих днів з дня його вручення. У разі наявності заперечень - протягом 30 робочих днів з дня вручення ув'язнення.
Рішення за актом перевірки може бути оскаржене як у вищому органі (вищій посадовій особі - протягом 30 календарних днів з дня винесення рішення), так і в економічному суді (протягом 1 року)
Порядок оскарження рішення можна представити у вигляді такої таблиці:
Складання акта перевірки
наявність заперечень
відсутність заперечень
Напрямок заперечень протягом 15 робочих днів з дня підписання акта перевірки.
Винесення рішення по акту перевірки протягом 30 робочих днів з дня вручення акта перевірки.
Напрямок контролюючим органом укладення з запереченням протягом 15 робочих днів з дня надіслання заперечень.
Оскарження рішення (30 календарних днів на оскарження в контролюючого органу вищого рівня, 1 рік - на оскарження до суду).
Винесення рішення по акту перевірки протягом 30 робочих днів з дня вручення укладення
оскарження рішення
(30 календарних днів на оскарження в контролюючого органу вищого рівня, 1 рік - на оскарження до суду)
Що робити, якщо до вас прийшли з перевіркою
- Попросіть пред'явити службове посвідчення та припис на проведення перевірки. Не пускайте візитерів поки не будуть надані зазначені документи.
- Уважно вивчіть припис в частині підстав проведення перевірки, що перевіряється і переліку питань, що підлягають перевірці.
- Надайте книгу обліку перевірок.
- Забезпечте присутність внутрішнього юриста при проведенні перевірки. У разі його відсутності в штаті отримаєте необхідні консультації у залученого юриста / адвоката.
- На вимогу перевіряючих надайте їм документи до перевірки. При цьому документи необхідно надавати не всі підряд, а за той період і з тих питань, які вказані в приписі на проведення перевірки. Також на вимогу перевіряючих забезпечте їх допуск для обстеження територій та приміщень, транспортних засобів та інших об'єктів, що використовуються для здійснення діяльності.
- Слідкуйте за тим, які документи запитуються, на що звернений особливий інтерес.
- У разі вилучення оригіналів документів зробіть копії і складіть опис вилучається, щоб виключити їх втрату.
- Ви (як ІП або уповноважений представник юридичної особи) зобов'язані давати на вимогу перевіряючих письмові та усні пояснення з питань діяльності суб'єкта, подавати довідки, розрахунки; бути до контролюючого (наглядовий) орган за його викликом.
- При незгоді з результатами перевірки зробіть запис в акті перевірки про наявність заперечень. Письмові заперечення на акт перевірки направте в перевіряючий орган протягом 15 робочих днів з дня підписання акта.
- У разі незгоди з рішенням по акту перевірки оскаржуйте його в вищестоящий орган (вищій посадовій особі) і / або в економічний суд.
- Для ефективного захисту ваших прав при підготовці заперечень на акт перевірки, скарги на рішення по акту перевірки рекомендуємо звернутися за юридичною допомогою до адвоката.
- Пам'ятайте, що виявлені в результаті перевірки порушення можуть стати підставою для притягнення до адміністративної відповідальності юридичної особи, його посадових осіб, IP, а також до кримінальної відповідальності посадових осіб юридичної особи.
Також в проекті «Юрлікбез айтішника» читайте:
- Як зареєструвати ІП і юрособа
- Вибір системи оподаткування для ІТ-підприємців
- Основи ведення обліку для ІП, подача декларацій, ФСЗН
- Робота з зарубіжними замовниками, майданчиками, соцмережами
- Робота з іноземними контрагентами: експорт
- Робота з іноземними контрагентами: імпорт
- Які документи оформляти при наймі співробітників
Інформація в статті дійсна на день публікації, 30.08.2016.
Дані будуть оновлюватися в міру змін в законодавстві.