- Кому і в яких випадках необхідна виписка з наказу, зразок
- Як пишеться витяг з наказу (зразок)
- Чим витяг з наказу по основній діяльності відрізняється від виписки з документа по особовому складу
- Терміни видачі витяг з наказу на відпустку
- Чи існує уніфікований бланк виписки з наказу
- Як правильно зробити виписку з наказу: покрокова інструкція
- Які дані копіюють з розпорядження про звільнення
- Порядок реєстрації виданих за запитом документів
Покрокова інструкція щодо заповнення документа, готові зразки оформлення, вимоги щодо термінів і поради експертів - в статті.
Чинний зразок журналу для вашої компанії:
Кому і в яких випадках необхідна виписка з наказу, зразок
Закон наділяє працівника правом в будь-який момент звертатися за виписками, довідками та копіями документів, пов'язаних з його роботою, до актуального або колишнього роботодавця. Запит повинен бути письмовим, у формі заяви. Ситуації, в яких не обійтися без офіційних документів, що підтверджують зайнятість, рівень доходу та інші особливості трудового статусу, виникають часто-густо: оформлення кредиту в банку, отримання соціальної допомоги, звернення в наглядові органи, пенсійний фонд або судові інстанції.
Підказка кадровика. Як працювати з запитами співробітників
Перелік документів, які працівник має право запросити, відкритий. По суті, мова йде про будь-яких документах, які мають безпосереднє відношення до трудової діяльності працівника: трудовій книжці, особовій картці , Наказах по особовому складу, довідці за формою 2НДФЛ і т.д. Вид запитуваного документа обов'язково вказується в заяві. Експерт «Системи Кадри» розповість, як робити виписку з наказу (зразок) , Які відомості може містити довідка з місця роботи і в який термін оформляють документи на співробітника за запитом державних органів.
Увага! Виписки та інші документи, пов'язані з роботою, видають безкоштовно.
Як пишеться витяг з наказу (зразок)
Невеликі за обсягом розпорядження, в яких містяться відомості тільки про одне працівника, можна копіювати. Завірена копія видається працівникові. Але якщо документ займає кілька сторінок, містить конфіденційні відомості або персональні дані інших співробітників підприємства, повністю копіювати його для передачі третім особам - не найкраща ідея. У таких випадках оформляють виписку. На відміну від повної копії документа, вона не відображає всі його зміст. Виписують тільки ту частину відомостей, яка стосується конкретного працівника і необхідна йому для офіційного звернення в будь-яку інстанцію. Зверніть увагу, з юридичної точки зору копія і виписка абсолютно рівнозначні, якщо на них присутні всі необхідні реквізити і візи.
Зразок виписки з наказу з коментарями експерта
★ За порушення правил обробки персональних даних та розголошення відомостей особистого характеру про працівників третім особам передбачені великі штрафи. Навіть незначні помилки, виявлені Роскомнадзором під час чергової перевірки або на підставі поданих співробітниками скарг, можуть мати серйозні наслідки. Про новий порядок перевірок , Який набрав чинності з 23 лютого 2019 року, і більш жорсткі вимоги до роботодавців читайте в журналі «Кадрове справа».
Чим витяг з наказу по основній діяльності відрізняється від виписки з документа по особовому складу
Витяг з наказу по особовому складу - це документ, при оформленні якого копіюється цілком чи частково розпорядчий розділ наказу (після слова «наказую»). У той час як з розпоряджень по основній діяльності виписується лише констатуюча частина.
Накази з основної діяльності видають для вирішення стратегічних і оперативних завдань, що стоять перед організацією, а також з метою виконання законодавчих актів і рішень наглядових органів.
До наказам з особового складу відносяться всі розпорядження, що стосуються трудових відносин і кадрових процедур:
- прийому на роботу і звільнення;
- тимчасових або постійних перекладів;
- надання відпустки;
- направлення у відрядження;
- заохочень і дисциплінарних стягнень.
Експерт журналу «Кадрове справа» розповість про 5 кадрових наказах , В яких помиляються найчастіше. Шукайте в статті зразки з коментарями фахівців-кадровиків:
Терміни видачі витяг з наказу на відпустку
Недостатньо знати, як написати виписку з наказу, потрібно ще й зробити це в строк, Виписку оформляють в триденний термін з моменту отримання письмового запиту (ст. 62 ТК РФ). Статус заявника на термін не впливає: навіть якщо за випискою звертається колишній співробітник компанії, у роботодавця є всього три робочих дні, щоб виконати його прохання. Готовий документ відійти заявнику особисто або надішліть поштою з його згоди.
Пам'ятка кадровику: які довідки та виписки видавати співробітникам
Чи існує уніфікований бланк виписки з наказу
Обов'язкового бланка документа немає, тому орієнтуватися варто на загальні норми кадрового діловодства і актуальний стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ можна заповнювати від руки або на комп'ютері, головне - наявність «живих» підписів. Рекомендуємо використовувати фірмовий бланк компанії, оскільки на ньому вже є базовий набір реквізитів. Але підійде і звичайний аркуш формату А4.
Як правильно зробити виписку з наказу: покрокова інструкція
Крок 1. Вкажіть найменування організації. Запис повинен відповідати найменуванню юридичної особи, закріпленого установчими документами.
Крок 2. Вкажіть реквізити наказу, з якого робиться виписка. А саме: назва і тип документа, номер, присвоєний при реєстрації, і дату видання.
Крок 3. Проставте дату і місце оформлення виписки. Досить вказати місто, повний юридична адреса прописувати не потрібно.
Крок 4. Процитуйте частина наказу, що містить всі необхідні відомості. Наприклад, з наказу про заохочення декількох співробітників випишіть мотив і вид заохочення, а потім - прізвище, ім'я, по батькові, посаду та табельний номер працівника, що запросив виписку. Текст повинен збігатися з оригіналом, навіть незначні зміни і коректування неприпустимі. Не забудьте вказати підстави кадрового рішення, про яке йдеться: роблячи виписку з наказу про звільнення співробітника за власним бажанням, вкажіть реквізити заяви, про прийом на роботу - реквізити трудового договору, і т.д.
Крок 5. Вкажіть, де зберігається оригінал документа. Напишіть назву організації-роботодавця, а також номер і рік оформлення справи, в яке підшитий оригінал.
Крок 6. Проставте візи і друку. Зазвичай виписки з наказів засвідчуються підписом відповідальної посадової особи, наприклад, начальника відділу кадрів, і керівника організації. Поруч зробіть запис «Вірно», що підтверджує, що зміст документа повністю збігається з текстом исходника.
Виписка з наказу. універсальний зразок
★ Як оформити виписку з наказу (зразок), якщо організація відмовилася від використання печатки? Обмежитися підписами відповідальних посадових осіб: відсутність печатки не зробить бланк недійсним, якщо всі інші реквізити оформлені правильно. Але якщо компанія використовує печатку в роботі, проштампують виписку, щоб у приймаючої інстанції не виникло сумнівів в достовірності наданої документа.
Які дані копіюють з розпорядження про звільнення
Як правильно оформити виписку з наказу? Оскільки мова йде про наказ по особовому складу, слід скопіювати його розпорядчу частину, яка містить відомості про рішення керівництва, прийнятому в відношенні конкретного співробітника.
Вкажіть в документі:
- реквізити трудового договору - реєстраційний номер і дату оформлення;
- точну дату і причину його припинення з посиланням на відповідну статтю ТК;
- відомості про працівника, з яким укладався договір - прізвище, ім'я, по батькові, структурний підрозділ і посаду;
- реквізити документа-підстави, в даному випадку - написаного співробітником заяви про звільнення за власним бажанням.
Далі завірте документ в стандартному порядку. За такою ж схемою оформляють виписку з наказу про преміювання (зразок), прийомі на роботу, направлення у відрядження, переведення на іншу посаду та інших кадрових рішеннях, що стосуються особового складу.
Пам'ятка кадровика. Документи, які видають працівникові при звільненні
Порядок реєстрації виданих за запитом документів
Чи потрібно реєструвати кожну видану роботодавцем виписку з наказу про відрядження, преміювання, переведення, звільнення? Заведіть внутрішній журнал обліку виданих копій, довідок і виписок, використовуючи типовий бланк або локально розроблений аналог.
Кожен раз, оформляючи виписку на прохання працівника, відбивайте в журналі:
- автора запиту із зазначенням його контактних даних;
- реєстраційний номер заяви і дату його отримання;
- назву, дату і реєстраційний номер виданого документа.
Журнал обліку довідок і копій документів, виданих працівникам
Отримуючи виписку на руки, співробітник повинен розписатися у відповідній графі журналу. Зверніть увагу. Закон не зобов'язує вести строгий облік виданих виписок, але наявність журналу істотно полегшує роботу з документами і підтверджує, що роботодавець правильно і в строк реагує на отримані від працівників запити.
висновок
Отримавши від працівника заяву на виписку з наказу, що має безпосереднє відношення до його трудової діяльності, роботодавець зобов'язаний задовольнити запит. Зробити це потрібно протягом трьох робочих днів.
Спеціальної форми для таких випадків не існує, можна використовувати фірмовий бланк компанії або звичайний аркуш паперу, заповнюючи його від руки або на комп'ютері. Щоб виписка вважалася дійсною, її необхідно завізувати написом «Вірно», підписами начальника кадрової служби та керівника організації, а також печаткою, якщо роботодавець її застосовує.