- Для чого потрібен звіт про відрядження: приклад різних видів звітності
- Як скласти звіт про виконання службового завдання по відрядженню
- Як оформити авансовий звіт про відрядження
Дізнайтеся, як і про що працівник повинен відзвітувати після повернення зі службового поїздки. Скачайте готові зразки всіх необхідних документів, щоб в подальшому використовувати їх в роботі.
Скачайте корисні документи:
Для чого потрібен звіт про відрядження: приклад різних видів звітності
Відправляючи співробітника у відрядження, роботодавець ставить перед ним певні завдання і авансом виплачує відрядження для покриття всіх витрат, пов'язаних з поїздкою. Після повернення працівник зобов'язаний відзвітувати про досягнуті результати і підтвердити витрати. Відомості повинні бути точними і достовірними, тому використовують письмову форму звіту про відрядження. Причому мова йде про два абсолютно різних видах звітності: фінансової та службової.
Як скласти звіт про виконання службового завдання по відрядженню
Для звіту про виконання доручень зазвичай використовується бланк службового завдання. До 8 січня 2015 року ця документ, як і посвідчення про відрядження, вважали обов'язковим, без нього не обходилася жодна ділова поїздка.
В даний час можна не оформляти службове завдання кожен раз, відправляючи співробітника в ділову поїздку. Проте, роботодавці не поспішають відмовлятися від зручного бланка, на якому є спеціальна графа для короткого звіту про виконану роботу. Йдеться про уніфікованою формою № Т-10а, яку можна застосовувати в стандартному вигляді, або доопрацювати відповідно до потреб організації.
Оформляючи відрядження, роботодавець вказує в службовому завданні:
- найменування організації;
- номер і дату складання документа;
- табельний номер, підрозділ, посада та ПІБ відрядженого працівника;
- місце, терміни та джерела фінансування відрядження;
- підстави та мета поїздки.
Завдання, які доручають працівнику, відображають в графі 11. Розташована поруч графа 12 на момент від'їзду залишається незаповненою, оскільки саме тут буде короткий звіт про виконання завдання (відрядження), приклад:
завантажити зразок на початку статті >>
Записи в графу 12 співробітник вносить у міру виконання поставлених перед ним завдань, коротко перераховуючи досягнуті результати. А поле «Висновок» заповнюється тільки після прибуття з відрядження: тут безпосередній керівник відрядженого, наприклад, начальник відділу або робочої групи, ставить підсумкову резолюцію про виконання завдання і запевняє її особистим підписом.
Організації, які не використовують бланки службових завдань, вказують мету поїздки в наказі про направлення у відрядження. Оскільки типова форма наказу не містить поля для звіту про виконання завдання, працівникові доведеться звітувати іншим способом, наприклад, скласти окремий звіт про відрядження у вільній формі, службову записку або доповідь.
Як оформити авансовий звіт про відрядження
Авансовий звіт складають в одному примірнику. Зазвичай використовується уніфікований бланк звіту по відрядженню №АО-1, що заповнюється від руки або на комп'ютері. Але це правило стосується тільки комерційних організацій, оскільки для казенних і бюджетних установ передбачено бланк іншого типу - ОКУД 0504505 .
Бланк авансового звіту про відрядження
завантажити зразок на початку статті >>
Решта підприємств застосовують двосторонню форму №АО-1. На лицьовій стороні відряджений співробітник вказує своє прізвище, ім'я та по батькові, посаду, табельний номер, розмір отриманого авансу та інші необхідні дані. Потім він заповнює таблицю на зворотному боці, де перераховуються витрати, понесені за час поїздки, в тому числі добові Також у маршрут включаються реквізити підтверджувальних документів.
Працівник повинен знати, як написати звіт про відрядження і обгрунтувати свої витрати виправдувальними документами. Тому разом з авансовим звітом слід подати в бухгалтерію оригінали документів, в яких зафіксовані суми, витрачені під час поїздки, і обставини, що підтверджують виробничий характер витрат. Наприклад, договори оренди житла, рахунки з готелів і хостелів, товарні чеки та квитанції, проїзні квитки і талони.
Частина відомостей в авансовий звіт вносить бухгалтер. Документ приймається на перевірку бухгалтерією організації, а працівник отримує на руки відривний корінець-розписку, що підтверджує, що він відзвітував перед роботодавцем. На розписці обов'язково ставиться поточна дата і підпис бухгалтера, який прийняв звіт.
Увага! Щоб прикладені до основного бланку чеки, квитанції і квитки не загубилися, кожен документ слід наклеїти на аркуш формату А4.
Якщо виданий перед відправкою у відрядження аванс не витрачено повністю, співробітник повинен повернути залишок коштів в касу підприємства або погодитися на утримання відповідної суми зі своєї заробітної плати. Якщо ситуація склалася з точністю до навпаки і авансу не вистачило на оплату всіх витрат, і співробітникові довелося доплачувати з власної кишені, роботодавець зобов'язаний виплатити йому різницю після перевірки звіту.
Крім добових за кожен день відрядження, вартості проїзних квитків та інших витрат, безпосередньо пов'язаних з поїздкою, роботодавець зобов'язаний сплатити робочі дні, проведені співробітником на місці призначення, а також на шляху туди і назад, в розмірі середнього заробітку. Навіть якщо працівник вимушено затримався в дорозі, наприклад, в зв'язку з відстрочкою авіарейсу, цей час також доведеться сплатити.
Термін подання фінансової звітності про витрати на відрядження - три робочих дні після повернення з поїздки.
висновок
Письмові звіти про витрати під час відрядження і виконанні службового завдання - важливі документи, на підставі яких роботодавець оцінює результати поїздки. Виробничий звіт, оформлений на бланку службового завдання або окремим документом, здається безпосередньому керівнику відрядженого працівника, а авансовий звіт разом з доданими чеками і квитанціями - в бухгалтерію підприємства.