Підприємства, які зареєстровані та ведуть діяльність на території Росії, повинні серйозно ставитися до зберігання документації . Для цього варто вивчити закон «Про архівну справу в Російській Федерації», який визначає терміни зберігання документів, законодавчі та підзаконні акти з регулярно поповнюється поправками, а також переліками типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням їх термінів зберігання. Не можна забувати про те, що недотримання закону може спричинити за собою серйозні наслідки - адміністративну відповідальність і штрафні санкції.
Загалом, всі документи по терміну зберігання можна розділити на кілька груп:
- з обмеженим періодом зберігання - їх важливо зберігати 1, 3, 5, 75 років;
- з постійним зберіганням - розділові, передавальні, ліквідаційні баланси;
- зі зберіганням до відпадання потреби - виконавчі листи співробітників;
- зі зберіганням до заміни новими паперами - бланки форм звітності;
- до запитання - документи кадрової документації.
Незалежно від виду діяльності на будь-якому підприємстві повинен бути створений архів, в якому потрібно буде зберігати справи різного призначення.
Документи податкового та бухгалтерського обліку. Термін їх зберігання залежить від ступеня важливості документа: граничний термін становить 4 роки і поширюється на справи, необхідні для підтвердження отримання доходів і сплати податків. Терміном до 5 років важливо зберігати дані звітності та бухгалтерського обліку, а до 6 років - документи, які підтверджують обчислення страхових внесків.
Кадрова документація. Актуальну інформацію щодо термінів зберігання документів можна знайти в Переліку. Так, картки працівників і трудові договори повинні зберігатися на підприємстві до 75 років.
Документи, пов'язані зі створенням і управління підприємства. Термін їх зберігання повинен дорівнювати тривалості існування організації. В її архіві, навіть якщо вона існує 100 років, обов'язково повинна зберігатися реєстраційна та установча документація.
На сьогоднішній день діяльність компаній повинна відповідати величезній кількості вимог, які визначають тривалість зберігання документів. Кожна організація і її відділи (фінансовий, комерційний, юридичний та ін.) Повинні бути в курсі окремих аспектів роботи з документами. Саме тому найкращим рішенням для правильного і грамотного зберігання документів і їх своєчасної утилізації стане не тільки створення архіву, але і його налагоджена спільна робота з фахівцями всіх підрозділів підприємства.