Складаємо графік відпусток: тонкощі оформлення та зберігання

1. У цій статті надано відповіді на наступні питання:
2. Терміни складання графіка відпусток на 2016 рік
3. За якою формою оформляється графік відпусток на 2016 рік
4. Перенесення дат в графіку відпусток на 2016 рік
5. Терміни зберігання графіка відпусток - 2016
6. Санкції в зв'язку з відсутністю графіка відпусток у 2016 році

Роботодавець затверджує графік відпусток не пізніше, ніж за два тижні до настання нового календарного року. З матеріалу ви дізнаєтеся, як скласти графік відпусток на 2016 рік і які тонкощі при цьому врахувати.

У цій статті надано відповіді на наступні питання:

• Як правильно скласти графік відпусток 2016 року;
• Як оформити перенесення дат в графіку відпусток у 2016 році;
• Яку форму використовувати при складанні графіка відпусток за 2016 рік;
• Який термін зберігання передбачений для графіка відпусток 2016.

Як правильно скласти і оформити графік відпусток на 2016 рік

Графік відпусток встановлює порядок і послідовність надання відпусток співробітникам (ст. 123 ТК РФ). Після затвердження графік відпусток є юридично значимим документом, обов'язковим для виконання як керівництвом, так і працівниками підприємства.

Як правило, графік відпусток становить кадрова служба. Відповідальний менеджер спочатку запитує необхідну інформацію про плани на відпустки на майбутній календарний рік у працівників усіх підрозділів. На підставі отриманих відомостей і розробляється зведений графік відпусток, в якому повинні бути враховані як побажання працівників, так і обмеження, пов'язані з виробничою необхідністю та іншими об'єктивними причинами.

Зрозуміло, що врахувати в цьому документі побажання кожного працівника неможливо. Співробітники воліють піти в черговий трудовий відпустку в теплу пору року, приурочити його до тривалих новорічних або ж травневим канікул. Але вплив сезонного фактора при складанні графіка відпусток має бути мінімізовано з урахуванням специфіки діяльності підприємства, вимог керівників підрозділів і норм трудового права.

Складаючи графік відпусток в 2016 році, врахуйте, що деяким категоріям працівників належить надавати відпустку в будь-який зручний для них час:

• співробітникам організації, які не досягли повноліття (ст. 267 ТК);
• особам, які працюють за сумісництвом, яким відпустка має бути надана в один час з тим, який оформлений за основним робочого місця (ст. 286 ТК РФ);
• працівникам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ);
• працівникам, під опікою яких знаходяться усиновлені діти у віці до 3-х місяців (ст.122 ТК РФ);
• співробітницям, яким відпустка належить через вагітності та пологів (ст. 260 ТК РФ);
• подружжю військовослужбовців (ст. 11 закону РФ № 76-ФЗ);
• громадянам, зазначеним знаком «Почесний донор Росії» (ст. 11 Федерального закону № 5142-1);
• одному з батьків (в тому числі приймальний), опікуна чи піклувальника дитини-інваліда віком до 18 років (ст. 262.1 ТК РФ);
• деяким іншим категоріям працівників.

Крім цього, працюючі матері двох або більше дітей віком до 12 років мають право на щорічну відпустку в будь-який час, коли вони вважатимуть це зручним (абз. 3 подп. «Б» п. 3 Постанови ЦК КПРС, Ради Міністрів СРСР від 22 січня 1981 № 235).

Графік відпусток - 2016 повинен бути складений з урахуванням думки профспілкової організації підприємства або іншого представницького органу працівників. При його складанні також потрібно врахувати, що кожен працівник за законом має право на щорічну оплачувану трудову відпустку. Цим правом може скористатися будь-який громадянин, стаж роботи якого на даному підприємстві перевищує півроку.

Ольга КУЧЕРОВА, HR team leader заводу LG Electronics RUS

Якщо раніше, до відпустки, співробітник хотів зайнятися чимось новим, після відпустки оголосіть, що у нього є така можливість
Припустимо співробітник колись говорив керівникові, що хоче брати участь в якомусь проекті або очолити робочу групу по його реалізації, або перейти на іншу позицію, а може бути, перевестися в інший підрозділ. Поки співробітник у відпустці, разом з керівником проаналізуйте, яке з бажань цього співробітника можна задовольнити. І коли він прибуде з відпустки, оголосіть, що йому надається така можливість. Якщо вирішите перевести його на іншу позицію, то, поки він відпочиває, підшукайте того, хто займе його колишню посаду. Підготуйте документацію. Впевнена, співробітник буде приємно здивований і візьметься за роботу з ентузіазмом і новими силами.

Відмова в наданні або ненадання щорічної трудової відпустки протягом двох або більше років поспіль вважається порушенням закону, так само, як і ненадання відпустки особам, які не досягли повноліття, або тим працівникам, умови праці яких відносяться до небезпечних і шкідливих (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Терміни складання графіка відпусток на 2016 рік

Почати складати графік відпусток 2016 краще завчасно, особливо, якщо підприємство велике. Необхідно пам'ятати, що затверджений цей документ повинен бути не пізніше, ніж за два тижні до настання нового календарного року (не пізніше 17 грудня 2015 року).

Іван Шкловец, заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Чи можна оформити оплачувана відпустка менш ніж за три дні до його початку?
Така ситуація виникає, коли працівник просить надати йому відпустку поза графіком відпусток. Само по собі це можливо, однак потрібно враховувати наступне. За загальним правилом, оплата відпустки провадиться не пізніше ніж за три дні до його початку. Таким чином, задовольняючи заяву працівника про надання відпустки, роботодавець не зможе у встановлений термін виплатити відпускні і тим самим порушить вимоги статті 136 Трудового кодексу.

Краще скласти його заздалегідь, щоб мати необхідний запас часу на узгодження з профкомом і затвердження керівником підприємства. Інспекція з праці часто звертає на терміни підписання графіка відпусток, тому з його оформленням краще не затягувати.

За якою формою оформляється графік відпусток на 2016 рік

Уніфікованої форми, яка регламентує порядок оформлення графіка відпусток, не існує. Підприємство може самостійно розробити таку форму і затвердити її локальним нормативним актом. Багато підприємств продовжують користуватися уніфікованої формою № Т-7, раніше рекомендованої в якості обов'язкової. Форма графіка відпусток на 2016 рік повинна містити такі графи:

• найменування структурного підрозділу організації відповідно до затвердженого штатного розпису;
• яку обіймає працівник посаду (спеціальність);
• П. І. Б. працівника;
• табельний номер працівника;
• кількість використовуваних календарних днів чергового трудового відпустки;
• дата початку відпустки.

Всі графи повинні бути заповнені на момент погодження та затвердження документа. Після того, як всі відомості в графік відпусток внесені, документ необхідно пронумерувати відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації, датувати і підписати начальником відділу кадрів. Оформлений і зареєстрований таким чином графік відпусток направляється для узгодження і затвердження в профспілковий орган і керівнику. Якщо при погодженні та затвердженні виникли якісь розбіжності або питання, їх розгляд проводиться в установленому порядку.

Ще більше цікавих матеріалів по темі ви знайдете в розділі сайту « HR-практика ».

З ініціативи роботодавця остаточний варіант графіка відпусток може бути розміщений в публічному доступі, хоча ознайомлення працівників з ним не є обов'язком роботодавця. Відповідно до закону, співробітник повинен бути повідомлений про майбутню відпустку мінімум за два тижні до дати його початку. При бажанні, в графіку може бути передбачена додаткова графа, в якій працівник буде розписуватися про те, що він інформація про відпустку доведена до його відома.

Перенесення дат в графіку відпусток на 2016 рік

Період, на який складається графік відпусток, досить тривалий, тому в ньому не виключаються коригування та перенесення дат, що ні суперечить трудовому законодавству. Обставини, за якими щорічна оплачувана відпустка працівникові може бути продовжений або перенесений на інший час, перераховані в ст. 124 ТК РФ. Перенесення дат допускається і за домовленістю між роботодавцем і працівником.

Коригування в графік відпусток на 2016 рік вноситься на підставі письмової заяви працівника і відповідного наказу, підписаного керівником підприємства. Якщо використовується форма № Т-7, зміни слід внести до граф 7-10:

У 7-й графі необхідно вказати період фактично використаної відпустки в разі, коли змінилася його тривалість;
У 8-й графі наводяться реквізити документа, на підставі якого був перенесений чи продовжений відпустку;
В 9-й графі вказуються нові дати початку і закінчення відпустки;
У 10-й графі слід прописати причину перенесення відпустки або його продовження.

Перенесення відпустки через тимчасової непрацездатності працівника підтверджується лікарняним листом. Нові дати відпустки керівник підприємства може встановити своїм рішенням з урахуванням побажань працівника. Якщо хвороба трапилася під час відпустки, коригувати графік відпусток не потрібно.

Складність перенесення відпустки не тільки в оформленні документів, а й в тому, що потрібно коректно повідомити неприємну новину персоналу. Про те, як це зробити, читайте в матеріалі « Потрібно перенести відпустку. Як подати співробітникам? ».

Терміни зберігання графіка відпусток - 2016

Відповідно до ст. 693 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджених Наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558, термін зберігання графіка відпусток становить 1 рік. Тобто документ повинен зберігатися в архіві підприємства протягом року після закінчення терміну його дії. Відповідно, графік відпусток на 2016 рік може бути знищено у встановленому порядку після 1 січня 2018 року. А1 січня 2016 року знищенню підлягає графік відпусток на 2014 рік.

Санкції в зв'язку з відсутністю графіка відпусток у 2016 році

Відсутність графіка відпусток або порушення при його оформленні - одні з найчастіших правопорушень, з якими стикаються інспектора в процесі перевірки. Щоб уникнути штрафних санкцій, роботодавець, в першу чергу, повинен скласти і затвердити графік відпусток 2016. Крім його наявності, інспекторів також буде цікавити дата затвердження цього документа і факт врахування думки представницького органу працівників.

Якщо в компанії відсутній графік відпусток або документ оформлений з помилками, роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності як порушив трудове законодавство (Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вам будуть корисні матеріали електронного журналу «Директор з персоналу»:

Співробітник не хоче планувати відпустку на наступний рік. Чи можна змусити?

Чи можна надавати відпустку на один день протягом декількох місяців?