Інвентаризація: крок за кроком
Інвентаризація - це «фотографія» товарного запасу. Захід трудомістке, масштабне, але ставить за дуже важливу мету - переконатися в правильності і точності обліку майна підприємства в складської системі
Кількість інвентаризацій у звітному році і дати їх проведення визначаються керівником організації. Однак незалежно від прийнятої облікової політики, згідно пункту 2 статті 12 Закону «Про бухгалтерський облік», проведення інвентаризації є обов'язковим (див. Врізку «Нормативні документи»).
Відповідно до пунктом 1.6 Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань при колективної (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригадира) або звільнення більше 50% співробітників бригади, а також на вимогу одного або кількох членів колективу (бригади).
Таким чином, протягом року на складі повинна бути проведена як мінімум одна інвентаризація - перед складанням річної звітності. Природно, чим частіше проводяться інвентаризації, тим точніше дані обліку і чіткіше «фотографія» майнового стану підприємства. Проте варто мати на увазі, що процес цей дорогий, пов'язаний з напруженою і монотонною роботою великої кількості співробітників (і не тільки працівників складу). Більш того, часто проведення інвентаризації дуже ускладнює, а то і зовсім паралізує роботу складу. Тому, хоча ефективність інвентаризації як інструменту товарного обліку ніким під сумнів не ставиться, застосовувати її все ж слід з обережністю.
Нормативні документи
Стаття 12 Закону «Про бухгалтерський облік». Проведення інвентаризації є обов'язковим у наступних випадках:
· При передачі майна в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
· Перед складанням річної бухгалтерської звітності;
· При зміні матеріально-відповідальних осіб;
· Після виявлення фактів розкрадання, зловживання чи псування товару;
· В разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
· При реорганізації підприємства.
Крім самої інвентаризації проводяться і контрольні перевірки її результатів. Необхідність в цій не менш складній процедурі виникає, коли хтось із зацікавлених осіб не згоден з результатами інвентаризації або коли ініціатива перевірки виходить з боку (наприклад, на вимогу головної організації холдингу).
Дуже часто під інвентаризацією на увазі оперативну, вибіркову перевірку товару, наприклад, при розборі претензії клієнта про недостачу при поставці. Такого роду інвентаризації - не менш цікава тема, яка потребує особливої уваги. Однак в нашій статті нас будуть цікавити тільки інвентаризації товару, які проводяться за розпорядженням керівника, і перевірки за результатами такої інвентаризації.
Підготовка до інвентаризації
В ході організації інвентаризації та контрольних перевірок запасів необхідно враховувати структуру складського господарства, оскільки склади підрозділів підприємства можуть бути самостійними обліковими одиницями або входити до складу інших облікових одиниць. Віднесення складів до самостійних облікових одиниць визначається керівником організації за поданням головного бухгалтера (або бухгалтера - за відсутності в штаті посади головного бухгалтера). У підрозділах, чиї склади не є самостійними обліковими одиницями, інвентаризація на складах проводиться одночасно з інвентаризацією незавершеного виробництва.
Для довідки
Інвентаризація - це спосіб перевірки відповідності фактичної наявності значаться на балансі організації цінностей, їх збереження і правильності зберігання, зобов'язань і прав на отримання коштів даними бухгалтерського обліку. Мета проведення інвентаризації - забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності. Крім того, це один з найбільш дієвих механізмів внутрішнього контролю за збереженням майна організацій, повнотою і своєчасністю здійснення розрахунків за господарськими договорами та зобов'язаннями щодо сплати податків і зборів, дотриманням вимог законодавства при здійсненні та облік фінансово-господарської діяльності, своєчасним виявленням помилок в обліку і внесенням виправлень в дані бухгалтерського обліку і звітності.
Порядок проведення інвентаризацій в організації передбачає створення інвентаризаційної комісії у складі керівника підприємства або його заступника (голови комісії), головного бухгалтера, начальників структурних підрозділів (служб), представників громадськості. Також до складу комісії включаються представники служби безпеки, технологи (логістики) та інші фахівці. Як варіант, до проведення інвентаризації можуть бути запрошені співробітники служби внутрішнього аудиту підприємства або ж незалежних аудиторських організацій. Відсутність хоча б одного члена інвентаризаційної комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.
Працює така комісія постійно, в тому числі і в міжінвентаризаційний період, забезпечуючи повноту і точність відображення даних про фактичні залишки основних засобів, запасів, товарів, грошових коштів, іншого майна та фінансових зобов'язань, внесених до інвентаризаційних описів і актів. До завдань комісій входить і визначення конкретних найменувань, видів, груп запасів товарів, що підлягають перевірці, а також терміни проведення перевірки.
Персональний склад постійно діючої інвентаризаційної і робочих (рахункових) комісій затверджує керівник підприємства, про що видається розпорядчий документ за формою інв-22 - Наказ (Постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації. Документ про склад комісії (наказ, постанова, розпорядження) реєструється в журналі обліку контролю над виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації за формою інв-23.
На плечі керівника організації також лягає обов'язок створити умови для точного і повного підрахунку фактичної наявності товару в установлені строки, надати в розпорядження комісії співробітників і техніку для переважування, перерахунку та переміщення товарів. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому вона була закінчена, а результати річної інвентаризації - в річної бухгалтерської звітності.
Проведення інвентаризації
До початку перевірки фактичної наявності майна комісії слід отримати останні на момент інвентаризації прибуткові і витратні документи або звіти про рух товару та грошових коштів. Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові і витратні документи, додані до реєстрів (звітів), із зазначенням «до інвентаризації на (дата)», що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків товару до початку інвентаризації за обліковими даними.
Складаємо порівняльні відомості
На замітку
Складаємо порівняльні відомості
Порівняльні відомості складаються по товару, при інвентаризації якого виявлено відхилення від облікових даних (інв-19 «Порівнювальна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей »). У таких відомостях відображаються результати інвентаризації, тобто розбіжності між показниками за даними бухгалтерського обліку і за даними інвентаризаційних описів. Суми надлишків і недостач товарно-матеріальних цінностей вказуються відповідно до їх оцінкою в бухгалтерському обліку. Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів і порівнювальних відомостей.
На товарні цінності, які не належать підприємству, але котрі увійшли в бухгалтерському обліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), складаються окремі порівняльні відомості. Порівняльні відомості можуть бути складені як з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і вручну.
Згідно все тим же Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, матеріально-відповідальні особи дають розписки у тому, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товар здані в бухгалтерію або передані комісії і весь товар, що надійшов на їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули цінності списані за видатками. Форма розписки має бути додана до форм описів. Перевірка фактичної наявності товару здійснюється тільки за безпосередньої участі матеріально-відповідальних осіб.
При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості схилів ведуть роздільно один з членів робочої (лічильної) комісії і матеріально-відповідальна особа (форми інв-3 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей »або інв-5« Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання »). Описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно, без помарок і підчисток. Найменування інвентарізуемое товарів, їх кількість і термін придатності вказують в описах за номенклатурою, причому в одиницях виміру, прийнятих в обліку.
Виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і проставлення над ними правильних. Всі зроблені виправлення повинні бути обумовлені та підписані всіма членами лічильної комісії і матеріально-відповідальними особами. Зверніть увагу, що в описах ні в якому разі не можна залишати незаповнені рядки (на останніх сторінках такі рядки прокреслюються).
Нормативні документи
При підготовці та проведенні інвентаризації керуйтеся наступними документами:
1. Наказ Мінфіну Росії від 28 грудня 2001 № 119н «Про затвердження Методичних вказівок по бухгалтерському обліку матеріально-виробничих запасів».
2. Наказ Мінфіну Росії від 13 червня 1995 № 49 «Про затвердження Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань».
3. Постанова Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 № 88.
4. Постанова Держкомстату Росії від 27 березня 2000 № 26.
Описи підписують усі члени лічильної комісії і матеріально-відповідальні особи. В кінці опису матеріально-відповідальні особи дають розписку в тому, що вони підтверджують:
· Перевірку комісією майна;
· Відсутність будь-яких претензій до членів комісії;
· Прийняття перерахованого до опису майна на відповідальне зберігання.
Форма розписки має бути додана до форм описів.
Якщо інвентаризація товару проводиться протягом декількох днів, то приміщення, де зберігається товар, при догляді інвентаризаційної або робочої (лічильної) комісії повинні бути опечатані. Під час перерв у роботі інвентаризаційних або рахункових комісій опису необхідно залишати в ящику (шафі, сейфі) в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація. Якщо матеріально-відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. На основі цих заяв буде проведена перевірка зазначених фактів і, в разі їх підтвердження, проводиться виправлення виявлених помилок у встановленому порядку.
На замітку
Проводимо контрольні перевірки
Після закінчення інвентаризації можуть здійснюватися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації. Їх слід проводити за участю членів інвентаризаційних комісій і матеріально-відповідальних осіб обов'язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація.
Результати контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій оформляються актом Інв-24 «Акт про контрольну перевірку правильності проведення інвентаризації цінностей». Вони реєструються в книзі Інв-25 «Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій».
Переміщення товару під час проведення інвентаризації
Під час проведення інвентаризації забороняється переміщати товар між складами і переставляти на інші осередки зберігання. Товарно-матеріальні цінності, що надходять в ході роботи комісії, приймаються матеріально-відповідальними особами в присутності членів цієї комісії і оприбутковуються за реєстром або товарного звіту після інвентаризації.
Такі товарно-матеріальні цінності заносяться до окремого опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації» (форма інв-3 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей»). У цій опису вказуються:
· дата надходження;
· Найменування постачальника;
· Дата і номер прибуткового документа;
· Найменування товару, його кількість, ціна і загальна сума.
Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за дорученням голови або члена комісії) робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в яку записані ці цінності.
При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера компанії в процесі перевірки товар може відпускатися клієнтам в присутності членів комісії. На цей товар повинна бути заповнена форма інв-2 «Інвентаризаційний ярлик», в якій зазначається кількість товару до і після відпустки. Більш того, після відвантаження на відпущений товар складається форма інв-4 «Акт інвентаризації товарів відвантажених». У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови комісії або, за його дорученням, члена комісії.
Як проводити інвентаризацію?
Крок 1. Керівником підприємства видається наказ про створення інвентаризаційної комісії.
Крок 2. Комісія готує план проведення інвентаризації, в якому вказує:
зони інвентаризації;
співробітників, які будуть проводити перерахунки у зазначених зонах;
тимчасові рамки проведення перерахунків при кожній зазначеній зоні.
Крок 3. Керівником підприємства затверджується план проведення інвентаризації.
Крок 4. Керівником підприємства видається наказ про припинення на час проведення інвентаризації:
переміщень товару всередині складських підрозділів;
переміщень товару на інші підприємства;
відвантаження товару клієнтам.
Крок 5. Керівником підприємства видається наказ про склад робочих (рахункових) комісій, згідно з планом проведення інвентаризації.
Крок 6. Інвентаризаційною комісією готуються інвентаризаційні описи товарно-матеріальних цінностей.
Крок 7. Голова інвентаризаційної комісії отримує у матеріально-відповідальних осіб розписки в тому, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товар здані в бухгалтерію або передані комісії і всі ТМЦ, що надійшли на їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули - списані за видатками .
Крок 8. Інвентаризаційною комісією проводиться інструктаж співробітників, призначених наказом в робочі (рахункові) комісії з проведення перерахунків та заповнення інвентаризаційних описів товарно-матеріальних цінностей.
Крок 9. Після проведення перерахунку інвентаризаційною комісією перевіряється правильність заповнення інвентаризаційних описів товарно-матеріальних цінностей. При відсутності зауважень дані вносяться в програму обробки інвентаризації. Якщо ж виявлені якісь недоліки, члени лічильної комісії спільно з членами інвентаризаційної комісії проводять повторний перерахунок товару.
Крок 10. У разі виявлення розбіжностей між даними перерахунку та обліковими даними певних позицій товару інвентаризаційною комісією готуються інвентаризаційні описи товарно-матеріальних цінностей для повторного перерахунку.
Крок 11. Згідно інвентаризаційних описів товарно-матеріальних цінностей робочої (лічильної) комісією проводиться повторний перерахунок товару.
Крок 12. Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність заповнення інвентаризаційних описів товарно-матеріальних цінностей. При відсутності зауважень щодо заповнення дані вносяться в програму обробки інвентаризації. Інакше проводиться повторний перерахунок товару.
Крок 13. За підсумками проведення другого перерахунку інвентаризаційною комісією готуються порівняльні відомості результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.
Крок 14. Всі документи по інвентаризації передаються інвентаризаційною комісією в бухгалтерію підприємства для подальшої обробки.
Крок 15. У разі виявлення розбіжностей між результатами інвентаризації та даними бухгалтерського обліку працівники бухгалтерії можуть виступити з ініціативою проведення контрольної перевірки результатів інвентаризації.
Крок 16. Керівником підприємства видається наказ про створення комісії з проведення контрольної перевірки результатів інвентаризації.
Крок 17. комісія складає акт про контрольну перевірку правільності проведення інвентаризації цінностей и проводити контрольні перерахунку товару. Результати узгоджуються з усіма членами інвентаризаційної комісії і заносяться в журнал обліку.
Для відвантажених, не оплачених в строк, що зберігаються на складах інших підприємств або знаходяться в дорозі товарів складаються окремі описи. В описах кожної окремої відправки все ще «мандрівного» товару зазначаються найменування, кількість і вартість, дата відвантаження, а також перелік і номери документів, на підставі яких ці цінності враховані на рахунках бухгалтерського обліку (форма інв-6 «Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі »). В описах на відвантажений і не оплачений в термін товар по кожній окремій відвантаженні наводяться найменування покупця, перерахування товарно-матеріальних цінностей, сума, дата відвантаження, дата виписки і номер розрахункового документа (форма інв-4 «Акт інвентаризації товарів відвантажених»). Товари, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться до опису на підставі документів, що підтверджують їх здачу на відповідальне зберігання. В описах на такі ТМЦ вказуються найменування товарів, кількість, сорти, вартість (за даними обліку), дата прийняття вантажу на зберігання, місце зберігання, номери і дати документів (інв-5 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, зданих на відповідальне зберігання» ).
Дмитро Медведєв
Провідний спеціаліст з аналізу бізнес-процесів ЗАТ «ЦВ" Протек "»
Оксана Абрамова
Менеджер департаменту логістики і бізнес-технологій ТОВ «Сухаревка»
"Складські технології" - практичний журнал про управління складом
Див. коментарі до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (затв. наказом Мінфіну РФ від 13 червня 1995 N 49)
СКЛАД Законів
Як проводити інвентаризацію?