Система для ведення електронного документообігу та діловодства

1. Система для ведення електронного документообігу та діловодства
2. СЕД заснована на документах і їхні зв'язки з процесами
3. Основні функціональні можливості СЕД
4. Області застосування СЕД
5. Переваги впровадження СЕД

Система для ведення електронного документообігу та діловодства

З кожним днем ​​навколо нас з'являється величезна кількість інформації. Це означає, що і в комерційному, і в державному секторі обробляється все більше даних і документів. З огляду на, що робота з інформацією є однією з найважливіших складових бізнесу і діяльності державних установ, розумний підхід до управління документами дозволяє забезпечити значну конкурентну перевагу і підвищити ефективність всієї організації.

Для комерційних компаній можливість обробити в більш короткі терміни більший обсяг інформації є запорукою збереження лояльності клієнтів і їх утримання. У державних органах швидкість обробки документів відіграє важливу роль для дотримання встановлених в законодавстві термінів надання послуг.

Будь-який співробітник компанії - незалежно від її розміру, - працюючи з певними документами, через деякий час виявляє, що їх організація вимагає значних зусиль для збереження порядку і надання можливості їх використання іншими співробітниками.

Проблема стає ще складніше, якщо з одними і тими ж документами працює одночасно велику кількість співробітників або необхідно відстежувати історію створення документа і його окремі версії. Зі збільшенням часу, що витрачається на пошук інформації, зменшується її значимість, тому набагато частіше документи створюються заново замість повторного використання, що, в свою чергу, суттєво впливає на ефективність роботи з документами і інформацією в цілому.

Всі вищезгадані дії і негативні наслідки, що випливають з них, можуть бути зведені до мінімуму або повністю усунені за рахунок використання автоматизованої системи для ведення електронного документообігу (СЕД).

СЕД заснована на документах і їхні зв'язки з процесами

Перш за все, важливо сказати, що за традицією системами електронного документообігу називають в тому числі додатки для автоматизації окремих процесів і завдань в рамках всього діловодства (ведення номенклатури справ, реєстрація вхідних документів, облік передачі документів всередині організації, контроль виконавської дисципліни, ведення архіву та під.). Можна сказати, що сучасні СЕД дозволяють автоматизувати як окремі процеси, так і весь цикл створення, обробки і зберігання документів в організації.

При цьому документ в СЕД означає не тільки класичну офісний папір з певним текстом - те, що більшість з нас уявляє собі при проголошенні цього слова. Документом, по суті, може бути файл в будь-якому електронному форматі. Найбільш часто зустрічаються формати офісних додатків MS Office, але документом може бути і e-mail, аудіо або відео-запис, креслення, факс і т.д. Для роботи та управління такими документами використовуються спеціальні ECM-системи, призначені для управління корпоративним контентом.

Однак які б документи не використовувалися у Вашій організації, всі вони є носіями інформації, які створюються, змінюються, зберігаються і обробляються, а значить, робота з ними може і повинна бути керованою, тобто контрольованої, прозорою та ефективною. Для вирішення цього завдання і використовуються системи електронного документообігу, які об'єднують всі документи організації з її реальними бізнес-процесами. За підтримки СЕД обробка документів в рамках окремих процесів стає набагато швидше і ефективніше.

Основні функціональні можливості СЕД

Основний принцип СЕД полягає в тому, щоб дозволити ефективно управляти і обмінюватися будь-якими документами або інформацією. Це досягається в першу чергу створенням безпечного централізованого сховища документів. Широкі функціональні можливості СЕД спрощують обробку документів і дозволяють управляти доступом до документів відповідно до налаштованими правами, щоб уникнути зловживань при обміні інформацією.

Ключові функції СЕД:

• організація прозорої структури документів;
• автоматичне створення і управління версіями і редакціями документів;
• підтримка роботи декількох користувачів з одним документом;
• ефективний пошук документів;
• підтримка створення стандартних документів і заповнення даними;
• створення звітів за документами (в тому числі контроль виконавської дисципліни);
• підтримка електронного узгодження документів;
• управління шаблонами корпоративних документів;
• збереження історії роботи з документами;
• публікація документів на корпоративному порталі;
• підтримка перетворення паперових документів в електронну форму (сканування).

Доступ до системи для роботи документами можна отримати через веб-інтерфейс або встановлену на комп'ютері програму. При необхідності СЕД можна інтегрувати з уже використовуються корпоративними додатками, наприклад ERP- або CRM-системами.

Області застосування СЕД

Залежно від процесів і їх зв'язків з документами можна виділити три області застосування СЕД:

• Документи є результатом певного процесу: СЕД підтримує створення і управління документами на протязі всього життєвого циклу процесу. Для таких документів можна також використовувати процедуру електронного узгодження. До цієї групи належать всі документи, створені в компанії, - замовлення, запит, договори, документи для замовлень / пропозицій, інструкції, листи клієнтам, проектна документація.

• Документи є стартовим елементом, який запускає процеси: в цьому випадку СЕД використовується, в основному, для обліку документів, включаючи їх сканування і подальше узгодження в рамках електронного документообігу (workflow). До цієї групи належать, наприклад, вхідні рахунки-фактури, які спочатку реєструються, проходять по процесу затвердження всередині компанії і тільки потім оплачуються. Для таких документів має бути організовано зберігання в надійному архіві і захист від змін, оскільки вони можуть використовуватися при судових розглядах або при взаємодії з контролюючими органами. Крім рахунків-фактур, в цю групу можна включити всі вхідні документи. Так, в банківському секторі до цієї групи можуть ставитися вимоги клієнта за різними платіжними операціями, в страхових компаніях - документи, що використовуються для врегулювання страхових випадків. Для обліку всіх вхідних документів може використовуватися спеціальне рішення в рамках СЕД - Канцелярія.

• Документи, які підтримують різні процеси: до цієї групи відносяться всі документи, які використовуються співробітниками, наприклад, для виконання своїх робочих завдань. Для цих документів важливо забезпечити доступність і спростити пошук. По суті, мова йде про безпечний архіві документів, що об'єднує в основному документи перших двох груп, які вже були оброблені і закриті, але все одно повинні бути доступні співробітникам. В рамках компанії цю групу складають більшість внутрішніх правил та інструкцій, підписані договори, відправлені заявки, узгоджені замовлення або рахунки-фактури і т. Д.

Звичайно, цей поділ дуже спрощено. В реальності описані групи переплітаються, і окремі документи і процеси постійно перетинаються. Але для всіх груп документів впровадження СЕД дозволяє створити безпечний архів, який забезпечує доступ до інформації протягом багатьох років. При цьому системи електронного документообігу дуже гнучкі і можуть бути налаштовані у відповідності з конкретними вимогами замовника.

Переваги впровадження СЕД

В даний час все більше компаній усвідомлюють, що впровадження СЕД дозволить упорядкувати їх діяльність. Такі системи використовуються не тільки компаніями, які зобов'язані документувати свою діяльність, але і все частіше СЕД впроваджують компанії, які прагнуть оптимізувати свої внутрішні процеси.

Неможливо сказати, що комусь СЕД потрібна, а кому-то немає. Свою користь від впровадження такої системи отримає будь-яка організація. Скоріше, мова йде про те, обробка яких документів буде з її допомогою автоматизована. Очевидно, що в кожної компанії є області, де впровадження цієї системи принесе більш високі результати, але є і такі області, де помітних результатів можна і не отримати.

Максимальну вигоду, зрозуміло, принесе автоматизація ключових бізнес-процесів або процесів, пов'язаних з великим числом документів, які повинні бути ефективно оброблені і надійно архівовані. Результати таких проектів легко передбачити і прорахувати. Однак з впровадженням СЕД пов'язані і не настільки очевидні переваги, які можуть проявитися лише після тривалого використання системи, їх ефект може бути навіть більш вираженим (наприклад, задоволеність клієнтів і власних співробітників).