Протокол загальних зборів засновників ТОВ: складаємо відповідно до нормативів

1. Законодавчі нововведення 2013 року
2. структура протоколу
3. заголовок протоколу
4. Змістовна частина (власне текст протоколу)
5. оформляє частину
6. На що варто звернути увагу

Зміст:

1. Законодавчі нововведення 2013 року
2. структура протоколу
3. На що варто звернути увагу
4. завантажити приклад

Такий документ, як протокол загальних зборів засновників, має особливу важливість для ТОВ. Розглянемо ключові моменти і загальні правила, яких слід дотримуватися при його складанні.

Законодавчі нововведення 2013 року

У травні 2013 року поправки до Цивільного кодексу уточнили багато важливих питань, у тому числі і питання складання протоколу загальних зборів засновників. З вересня того ж року поправки вступили в силу і почали діяти. Головна особливість нововведення - більш суворі вимоги до форми протоколу. При його оформленні можна дозволити собі набагато менше вольностей, ніж раніше.

Санкція у разі порушень гранично проста: якщо протокол був складений з порушеннями, то все зафіксовані в ньому рішення зборів засновників можуть бути оскаржені. Щоб документ не був оспорімим, слід уважно поставитися до складання протоколу. Тим більше що вимоги стали більш чіткими, до того ж законодавці ввели уніфіковані норми для ТОВ та інших форм бізнесу: ВАТ і ЗАТ.

структура протоколу

Розглянемо структуру протоколу в загальному вигляді. Розуміння кожної його частини цілком здатне вберегти від помилок і дозволити піти від безглуздого формалізму, який часто стає провиною цих самих помилок.

заголовок протоколу

Щоб протокол мав юридичну силу, в заголовку необхідно вказати повну назву організації, яке починається зі слів «Товариство з обмеженою відповідальністю». Назва структурного підрозділу вказується тільки в тому випадку, якщо збори проводилися в рамках даного підрозділу.

Пишеться великими літерами слово «ПРОТОКОЛ» і розташовується на одну-дві рядки нижче назви ТОВ. Ця назва самого документа.

Дата вказується, виходячи з того, коли проводилися збори, а не коли був остаточно оформлений і підписав протокол. Якщо збори тривало не один день, а кілька, то вказують дату початку і дата закінчення зборів. Оформляти дату можна різними способами:

• цифровим (використовується частіше при протоколюванні оперативних заходів, нарад);
• буквено-цифровим (назва місяця пишеться літерами; після цифри, що позначає рік, пишеться слово «року»).

Дата зазвичай розташовується на наступному рядку після назви документа (слова «протокол») або над спеціальної лінією-обмежувачем в загальному бланку.

Обов'язково потрібно вказувати номер (індекс) протоколу. Він вказується в тій же рядку, що і дата зборів. Для індексу і дати може також приділятися окреме місце на загальному бланку. Індекс - це порядковий номер зборів в межах календарного року, коли воно відбулося, або в межах терміну дії повноважень установчого органу. При використанні порядкового номера від одного до дев'яти зазвичай не пишеться одна цифра, а ставляться дві, тобто: «01», «02» і так далі.

Після дати та індексу, на наступному рядку, вказується місце складання протоколу. Необхідно вказати назву населеного або географічного пункту, де відбулися збори засновників. При цьому можна використовувати скорочення, але обов'язково ті ж, що застосовуються при оформленні поштових пересилань, наприклад «р» (місто), «обл.» (Область), «с.» (Село), ​​«р-н» (район ) і так далі.

Далі вказується власне заголовок протоколу. Він повинен стояти в родовому відмінку (відповідати на питання «протокол чого?») І узгоджуватися з колегіальної діяльністю проведеного засідання. В даному випадку, необхідно написати: «Загальних зборів засновників». Писати обов'язково слід з великої літери, а розташовувати - на одну-дві рядки нижче місця. Розташовується цей реквізит на спеціально зазначеному місці загального бланка або ж оформляється від лівого поля документа.

Змістовна частина (власне текст протоколу)

Текст протоколу складається, в свою чергу, з двох частин: вступної та основної. Вступна строго формалізовано, а основна може мати різний вигляд.

У вступній частині вказуються дані про склад осіб, які були присутні на зборах, а також про порядок денний.

Після слів «Загальних зборів засновників» через два рядки зазначаються відомості про голову та секретаря зборів. Оформляються вони на різних рядках: вказується посада, після неї йде тире, потім прізвище та ініціали.

Потім ще через два рядки пишеться слово «Були присутні» з двокрапкою, і в алфавітному порядку перераховуються всі особи - учасники зборів. Правила такі:

1. Посада не вказується. Перерахування слід через кому, із зазначенням прізвища та ініціалів після неї.
2. Якщо присутні більше 15 осіб, то про це робиться відмітка. Пишуться слова: «Список додається», а сам список оформляється окремо і йде додатком до протоколу.

Якщо на зборах присутні посадові особи, які не входять до складу засновників, то їх посади з прізвищами і ініціалами вказуються окремим списком, після слова «Запрошені» з двокрапкою, через два рядки після списку присутніх засновників.

Після цього пишуться слова «Порядок денний» з двокрапкою, а потім нумерованим списком (арабські цифри з точками) перераховуються питання, які розглядаються на зборах. Правила досить прості:

1. Кожен пункт списку починається з приводу «О», якщо відповідає на питання «про що?».
2. Якщо слухається конкретний доповідь, то вказуються посада, прізвище та ініціали доповідача.
3. Порядок проходження питань зазвичай визначається ступенем їх важливості: спочатку найголовніші питання, потім другорядні.
4. Важливо формулювати питання чітко і лаконічно, щоб при читанні відразу було зрозуміло, про що йде мова.
5. Навіть якщо порядок денний був раніше сформована окремим документом і розіслана учасникам засідання, не можна писати: «Порядок денний додається». Цю частину тексту потрібно в обов'язковому порядку включити в сам протокол.
6. Іноді мова учасників зборів буває не зовсім ділової, емоційної, лексично НЕ вивіреної. Завдання секретаря полягає в тому, щоб зробити формулювання максимально зрозумілими, байдужими, діловими.

Основна частина тексту зазвичай складається з блоків, озаглавлених словами: «Слухали», «Виступили», «Постановили», «Голосували». Склад цих блоків може бути різним, але порядок зберігається.

Після слова «Слухали» вказується основний доповідач, після прізвища та ініціалів якого (в родовому відмінку, відповідаючи на питання «слухали кого?») Потрібно через тире вказати загальну тему або думка доповіді (відповідь на питання «про що?»). Потім може бути коротко викладена суть доповіді, зазвичай від третьої особи в минулому часі ( «розповів», «виклав»), або ж використовуються загальні формулювання ( «з питань порядку денного»). Якщо доповідь була дуже об'ємним, він може бути оформлений окремо із зазначенням: «Текст доповіді додається».

Після слова «Виступили» перераховуються прізвища та ініціали виступаючих. Через тире пишуться (у формі непрямої або прямої мови) думки, викладені виступали. Якщо по ходу виступів виникали питання, то вони також можуть бути вказані в тексті по ходу виникнення.

Прийняті засновниками зборів постанови нумеруються по порядку і пишуться після слова «Ухвалили». Враховуємо такі моменти:

1. Слово «Вирішили» зазвичай не використовується, так як більше застосовно до керуючих органів (ради директорів, наприклад).
2. Кожен пункт списку повинен повідомляти про конкретному дії, яке повинно бути виконано за результатами зборів.
3. Пункти відповідають питань порядку денного. Якщо з питання є кілька постанов, вони оформляються як підпункти: «1.1», «1.2» і так далі.
4. Постанови повинні відповідати на питання «що зробити?».
5. Обов'язково вказується термін виконання.

Якщо постанова приймалася шляхом голосування, то після слова «Голосували» через двокрапку вказується, скільки проголосувало «за», скільки - «проти», скільки утрималися. Може використовуватися формулювання «Одноголосно».

оформляє частину

Завантаживши та переглянувши протокол загальних зборів учасників ТОВ зразка 2014 року , Слід приділити увагу заключній, що оформляє частини. Правила тут прості, але і їх треба дотримуватися:

1. Підписи голови та секретаря ставляться на вже вивіреному і оформленому протоколі, через три-чотири рядки після закінчення основного тексту, між словом, що позначає посаду, і прізвищем з ініціалами.
2. Юридичну силу підпису мають тільки на оригіналі документа.
3. Засвідчувати протокол печаткою звичайно не потрібно.
4. Секретар має право засвідчити своїм підписом ксерокопію протоколу або ж виписку з нього. Якщо копія або виписка використовуються за межами підприємства, то необхідно завірити їх печаткою ТОВ.

На що варто звернути увагу

Крім перерахованих правил, є кілька важливих моментів, про які не слід забувати:

1. Хоча правила і можуть видатися надто формалізованими, їх краще дотримуватися. Інакше протокол може бути оскаржений і визнаний недійсним.
2. Право оскаржити протокол зборів засновників, оформлений за всіма правилами, має право оскаржувати тільки один з учасників зборів, якщо він голосував «проти» з якого-небудь питання і зажадав внести це в протокол, або утримався.
3. Завдяки новим правилам, банки та інші організації тепер мають доступ до списку учасників засідань. Пішли в минуле невизначені і неконкретні формулювання. Інформація стала більш прозорою.
4. Залишається не зовсім ясним, як бути із зазначенням осіб, які присутні на загальних зборах, але не входять до складу засновників. Дане питання, цілком можливо, буде ще прояснён новими законодавчими поправками. На щастя, подібна ситуація виникає не так уже й часто.
5. Протокол тепер в обов'язковому порядку підписується секретарем, а не тільки головою. Раніше це було актуально лише для ВАТ і ЗАТ. Підпис секретаря підтверджує, що документ оформлений правильно, не містить неточностей і помилок.

Знаючи про те, як написати і оформити протокол зборів, засновники ТОВ захищають себе від незаконного оскарження і від внутрішніх розбіжностей. Дотримання перерахованих правил зробить управління підприємством більш стабільним і впевненим.