- роль протоколу
- Порядок проведення наради
- Хто повинен оформляти протокол
- складання протоколу
- Основні правила оформлення протоколу
- Зміст і зберігання протоколу
Протокол наради - документ, який фіксує всі події, що на зборах працівників колективу підприємства. Він не належить до строго обов'язковим документам, але в деяких випадках буває дійсно необхідний.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк протоколу наради .doc Завантажити зразок заповнення протоколу наради .doc
роль протоколу
Наради в організаціях, незалежно від їх статусу, напрямки бізнесу і величини проводяться з певною частотою. Вони дозволяють вирішити безліч поточних проблем, своєчасно вжити необхідних заходів для врегулювання складних питань, визначити стратегію розвитку компанії та ін.
Проте, далеко не всі наради фіксуються за допомогою протоколу і це не є порушенням закону. В принципі керівництво компанії має право визначати, які саме наради потрібно протоколювати, а які можна проводити і без оформлення даного документа.
Основна функція протоколу - письмово зареєструвати всі завдання, питання, думки, озвучені на нараді і, що найважливіше - колегіально прийняті рішення.
Чим ретельніше і детальніше буде вестися протокол, тим краще.
Зазвичай протоколи необхідні на тих нарадах, які мають прямий вплив на майбутнє фірми. Також рекомендується протоколювати зустрічі за участю представників інших підприємств і працівників державних установ.
Порядок проведення наради
Нарада - це не той захід, який проводиться, що називається, з бухти-барахти. Воно вимагає ретельної попередньої підготовки, якою займається зазвичай відповідальний співробітник, призначений на це спеціальним розпорядженням директора. Він збирає необхідні документи, пише список актуальних питань і насущних проблем, які потрібно вирішити, повідомляє про намічений нараді всіх потенційних учасників і проводить інші підготовчі заходи.
Слід зазначити, що працівники підприємства, які отримали інформацію про підготовлюваний нараді і запрошення до участі в ньому, можуть і відмовитися, але тільки при наявності поважних і досить вагомих причин, оскільки нараду є частиною їх посадових обов'язків.
Нарада зазвичай має свого голову, який стежить за його ходом, оголошує порядок денний, проводить голосування. Найчастіше це керівник компанії, але може бути і інший співробітник. При цьому відомості про голову потрібно обов'язково вносити в протокол.
З самого початку засідання всі події, що відбуваються на ньому, ретельно фіксуються. Причому робиться це різними способами: ведення протоколу не виключає використання засобів фото- і відео фіксації.
Протокол після закінчення наради обов'язково підписується секретарем та головою зборів, а також при необхідності його учасниками, які таким чином підтверджують те, що всі внесені в нього відомості вірні.
Хто повинен оформляти протокол
Функція з оформлення протоколу зазвичай входить в компетенцію секретаря підприємства чи іншого працівника, призначеного для виконання цієї місії прямо на нараді. При цьому людина, обрана для ведення протоколу, повинен мати чітке розуміння того, як і для чого це робиться і володіти хоча б мінімальними навичками з написання протоколюється документів.
складання протоколу
На сьогодні закон не передбачає строгої уніфікованої форми протоколу наради, так що організації можуть складати його в довільному вигляді або за зразком, затвердженим в обліковій політиці фірми. Однак певну інформацію вказувати в ньому обов'язково:
- Номер документа;
- дата створення;
- найменування організації;
- населений пункт, в якому зареєстровано підприємство;
- список осіб, присутніх на нараді (з внесенням їх посад, ПІБ);
- дані по голові наради і секретаря;
- порядок денний (тобто ті питання, які необхідно вирішити);
- факт проведення голосування (якщо воно проводилося) і його підсумки;
- результат наради.
Іноді в протокол вносять точний час (аж до хвилин) початку та закінчення наради - це дозволяє дисциплінувати співробітників і оптимізувати в майбутньому час, який витрачається на подібного роду зборів.
При необхідності до протоколу наради можуть бути прикріплені якісь додаткові документи, фото і відео свідоцтва. Якщо такі є, їх наявність потрібно відобразити в протоколі наради окремим пунктом.
Слід зазначити, що протокол повинен вестися вкрай уважно, потрібно уникати помилок і виправлень, і абсолютно неприпустимо вносити в нього недостовірні або завідомо неправдиві відомості. При виявленні таких моментів в разі перевірки внутрішньої документації фірми контролюючими органами, компанія може понести серйозне покарання.
Основні правила оформлення протоколу
Протокол, як правило, складається в одному примірнику, але при необхідності можуть бути зроблені його копії, кількість яких не обмежена.
Документ повинен бути обов'язково підписаний безпосереднім укладачем, секретарем, а також усіма членами зборів.
Оформляти протокол можна на простому аркуші А4 формату або на фірмовому бланку організації - це ролі не грає, як і те, ведеться він в рукописному вигляді або заповнюється на комп'ютері. Засвідчувати його печаткою підприємства не обов'язково, так як з 2016 року юридичні особи згідно із законом мають повне право не використовувати для запевнення своєї документації печатки та штампи.
Зміст і зберігання протоколу
Після оформлення і належного візування протокол повинен міститися разом з іншими документами фірми, що фіксують внутрішні наради, переговори і засідання. Після втрати актуальності його слід відправити на зберігання до архіву підприємства, де він повинен знаходитися встановлений законом або внутрішніми локальними актами компанії термін (не менш 3 років), після чого він може бути підданий утилізації (ця процедура також повинна проводитися строго у визначеному законом порядку) .