Перехід на електронний документообіг всередині компанії

1. Залишилися питання щодо використання електронного підпису? Відповідь знайдеться в системі Юрист

Наша компанія хоче перейти на електронний документообіг всередині компанії. Чи можна все накази, які видає суспільство: кадрові накази, накази бухгалтерські (про введення в експлуатацію основних засобів, про списання матеріалів і т.д.), накази по особовому складу, накази по навчанню, накази про введення ЛНА, підписувати електронним цифровим підписом - без друку на бумаге.І чи можна знайомити співробітників з цими наказами по e-mail. Накази будуть надсилатися по e-mail і це буде вважатися належної формою повідомлення.

Ні, не можна. Якщо мова йде про документи, з якими необхідно ознайомити працівників під розпис в силу вимог законодавства, то для ознайомлення документ необхідно буде роздрукувати і завірити уповноваженою особою.

Пояснюється це тим, що документ в електронній формі, завірений електронно-цифровим підписом, має юридичну силу тільки в електронній формі ( ч. 4 ст. 11 Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ )

Залишилися питання щодо використання електронного підпису? Відповідь знайдеться в системі Юрист

Гість, знайомтеся - Правобот !

Інтелектуальний сервіс для підбору судової практики . Думає, як юрист, тільки швидше.

Познайомитися ближче

Первинний обліковий документ (в тому числі кадровий) складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом ( ч. 5 ст. 9 Закону № 402-ФЗ ).

Електронний документ, підписаний кваліфікованої електронним підписом, визнається рівнозначним документом на паперовому носії, крім випадку, якщо федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами не передбачається обов'язкове складання документа на паперовому носії ( ч. 1 ст. 6 Закону № 63-ФЗ ).

Таким чином, оскільки законодавство не встановлює інше, кадрові первинні документи можуть складатися в електронному вигляді, але для ознайомлення і'(також локальні акти) треба роздрукувати і завірити підпис керівника.

«Електронні документи допомагають здати звітність і отримати держпослуг, обмінятися інформацією всередині компанії і взаємодіяти з громадянами та організаціями. чому ж кадровики не можуть повністю перейти на електронний документообіг і що для цього потрібно?

Електронні документи в кадровій службі найчастіше використовують, коли необхідно:

1. Здати звітність в ПФР, ФСС Росії, Росстат.

ПРИКЛАД

Страхувальники, у яких в минулому календарному році середньооблікова чисельність фізичних осіб, які отримують виплати та інші винагороди, перевищила 25 осіб, зобов'язані подавати звіти за формами РСВ-1 і 4-ФСС в територіальні органи ПФР і ФСС Росії в електронній формі ( ч. 1 ст. 10, ч. 9 , 10 ст. 15 Закону № 212-ФЗ, лист Мінпраці Росії від 09.09.2015 № 17-4 / ООГ-1244 ).

2. Взаємодіяти з держорганами і позабюджетними фондами, листуватися з ними.

ПРИКЛАД

Будь-яка сторона колективного спору може подати електронну заяву до відповідного держорган по врегулюванню колективних трудових спорів для повідомної реєстрації спору ( ч. 3 ст. 401 Трудового кодексу РФ ).

3. Використовувати електронні сервіси державних органів і позабюджетних фондів.

4. Обмінюватися листами та ін. Документами всередині компанії.

5. Переписуватися з громадянами та організаціями.

6. Оформляти і припиняти трудові відносини з дистанційними працівниками (ст. 312.1 , 312.2 , 312.5 ТК РФ).

У той же час використовувати електронні документи в кадровому документообігу проблематично. Пов'язано це насамперед з тим, що кадрові документи мають тривалі терміни зберігання.

Більшу частину документів з особового складу роботодавець повинен зберігати 50 років. При цьому сертифікат ключа перевірки електронного підпису, яким підписують електронні документи, діє не більше одного року.

Щоб кадрові служби перейшли на електронний документообіг, потрібно:

• змінити трудове законодавство;
• закріпити правила архівного зберігання електронних документів протягом тривалого терміну;
• затвердити стандарт (формат) електронного кадрового документа;
• спростити порядок подання таких документів в якості доказів у контрольно-наглядові органи і суд.

В даний час кадровики за допомогою електронних документів взаємодіють з держорганами, ведуть корпоративну переписку, якщо в компанії прийнято правила роботи з цим видом документів.

Історія питання

Перехід на електронний документообіг у всіх галузях, між компаніями і держорганами, всередині компаній - пріоритетне завдання в роботі з документами. Про це йдеться в:

Закон № 63-ФЗ - основний документ, який регулює відносини в галузі використання електронних підписів при здійсненні операцій та інших юридично значущих дій, отриманні держпослуг.

У планах - розробка федерального закону «Про електронний документ та електронний документообіг».

За допомогою інформаційних технологій компанії по-новому організують роботу. З'явилися можливості розподіляти завдання між великою кількістю учасників, працювати поза офісом, управляти підприємством, вести електронну бухгалтерію і т. Д. Швидкий, надійний і безпечний обмін електронними документами спрощує роботу компаній.

Пунктом 1.1 Плану заходів «Підвищення якості регуляторного середовища для бізнесу» передбачено створення умов для використання електронних документів в кадровому документообігу (за винятком трудових договорів). Відповідні пропозиції про внесення змін до законодавства РФ повинні підготувати Мінпраці Росії, Минкомсвязь Росії, Мінекономрозвитку Росії.

ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Поняття «електронний документ» зустрічається в декількох нормативних документах (див. Таблицю). З них випливає, що електронний документ - це будь-який електронний взаємодія:

• між контрагентами;
• компанією і державою;
• компанією і споживачами.

Така взаємодія відбувається з використанням електронної пошти та будь-яких інших засобів зв'язку.

Електронний документ

Документована інформація, представлена в електронній формі, т. Е. У вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно-телекомунікаційних мереж та обробки в інформаційних системах пункт 11.1 ст. 2 Закону № 149-ФЗ Інформація, підготовлена, відправлена, отримана або збережена за допомогою електронних, магнітних, оптичних або аналогічних засобів, включаючи обмін інформацією в електронній формі та електронну пошту Пункт 2 ст. 434 Цивільного кодексу РФ Документ, інформація якого представлена ​​в електронній формі Пункт 10 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Структурована сукупність даних, що обробляється з використанням інформаційних технологій, що представляє собою встановлений набір реквізитів, включаючи реквізити, що містять реєстраційні дані документа і посилену кваліфіковану електронний підпис Пункт 2 Правил обміну документами в електронному вигляді при організації інформаційної взаємодії, затв. постановою Уряду РФ від 25.12.2014 № 1494 . Документ в електронному вигляді, завірений електронним цифровим підписом (електронним підписом) і відповідає вимогам загальної інфраструктури документування інформації в електронному вигляді Пункт 2 Додатки № 3 до Договору про Євразійський економічний союз, підписаним в м Астані 29.05.2014 Будь-контент, збережений в електронній формі, зокрема текст або звук, аудіо- або відеозапис. Контент (англ. Content - зміст) - будь-яке інформаційно значуще (змістовне) наповнення інформаційного ресурсу (наприклад, веб-сайту): тексти, графіка, мультимедіа - вся інформація, яку користувач може завантажити на диск комп'ютера Пункт 35 ст. 3 Регламенту № 910/2014 Європейського Парламенту та Ради Європейського Союзу «Про електронний ідентифікації і засвідчувальних сервісах для електронних транзакцій на внутрішньому ринку і про скасування Директиви: 1999/93 / ЄС» (прийнятий в м Брюсселі 23.07.2014)

Документ - зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (п. 7 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

ПРИКЛАД

Сторони можуть укласти договір у письмовій формі. Для цього вони складають і підписують документ. Також договір може бути оформлений при обміні листами, телеграмами та іншими документами, в т. Ч. Електронними, переданими по каналах зв'язку і дозволяють достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором. При цьому електронним документом, що передається по каналах зв'язку, визнається інформація, яка підготовлена, відправлена, отримана або зберігається за допомогою електронних, магнітних, оптичних або аналогічних засобів, включаючи обмін інформацією в електронній формі та електронну пошту ( п. 2 ст. 434 ГК РФ ).

Електронними вважаються документи як отримані (відправлені) по будь-якій сучасній каналу зв'язку, так і спочатку створені в електронному вигляді і зберігаються на електронних носіях.

ПРИКЛАД

Юридично значуща повідомлення може бути направлено по електронній пошті, за допомогою факсимільного та іншого зв'язку, здійснюватися в іншій формі, що відповідає характеру повідомлення і відносин, інформація про яких в ньому міститься. Ключова умова - можливість достовірно встановити, від кого виходила повідомлення і кому воно адресоване.

Наприклад, на сайті господарського товариства розміщується інформація для його учасників. Виняток - ситуації, обумовлені в законі або договорі, звичаї або практика, що встановилися у відносинах сторін ( п. 65 постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 23.06.2015 № 25 «Про застосування судами деяких положень розділу I частини першої Цивільного кодексу Російської Федерації» ).

Зверніть увагу: поняття електронного документа в цивільному законодавстві ширше, ніж в трудовому праві та бухгалтерських документах. З метою кадрового, управлінського, бухгалтерського і податкового обліку орієнтуйтеся на визначення документа як носія інформації з необхідними реквізитами.

Електронний документообіг - документообіг з використанням автоматизованої інформаційної системи (п. 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Електронний документ повинен мати реквізити, які дозволяють його ідентифікувати. Основний реквізит - підпис укладача. Якщо складається електронний документ - електронний підпис.

ЕЛЕКТРОННИЙ ПІДПИС

Електронний підпис - реквізит електронного документа. Мета електронного підпису - захистити документ від підробки. Вона дозволяє визначити власника підпису і те, що після підписання документа зміни в нього не вносили.

Електронний підпис - інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі або в інший спосіб пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію ( п. 1 ст. 2 Закону № 63-ФЗ ).

Переваги електронного підпису:

• скорочує час оформлення угод і обміну документами;
• спрощує і зменшує вартість підготовки, доставки, обліку, зберігання документів;
• забезпечує достовірність і конфіденційність;
• дає можливість організувати корпоративну систему обміну документами;
• дозволяє вибудовувати взаємини з контролюючими органами.

Технологія виготовлення електронного підпису забезпечує повноцінний захист електронних документів, їх цілісність і незаперечна авторство.

Підробка електронного підпису практично неможлива, т. К. При її формуванні використовуються спеціальні схеми криптосистем.

Щоб отримати електронний підпис зверніться в засвідчує центр (УЦ). При цьому універсальної підпису, яка підійде для всіх випадків, немає. Щоб оформити електронні підписи співробітникам компанії:

1. Визначте осіб, які будуть використовувати в роботі електронний підпис.

Це можуть бути керівник, його заступники, головний бухгалтер, начальник відділу кадрів, керівник юридичного департаменту і т. Д.

2. Встановіть область застосування електронного підпису.

Наприклад, таким чином будуть завіряти звітність, листи в держоргани, укладені договори і т. Д.

3. Зайдіть на сайти відомств, контрагентів і ознайомтеся з переліками УЦ, сертифікати яких вони приймають.

4. Виберіть відповідний УЦ і зверніться туди, щоб оформити електронні підписи.

Електронний підпис буває трьох видів ( ст. 5 Закону № 63-ФЗ ):

• проста електронний підпис;
• посилена некваліфікована електронний підпис;
• посилена кваліфікована електронний підпис.

ПРИКЛАД

Електронний трудовий договір про дистанційну роботі сторони повинні підписати посиленими кваліфікованими підписами. Таку ж підпис дистанційний співробітник повинен використовувати для ознайомлення з документами роботодавця: локальними нормативними актами, наказом про прийом на роботу та ін.

РОБОТА З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

При організації електронного документообігу головне - забезпечити інформаційну безпеку на робочому місці співробітника, у якого є доступ до електронних документів і який використовує в роботі електронний підпис. Кожен співробітник - власник електронного підпису - зобов'язаний забезпечити її конфіденційність.

Керівник організації повинен наказом по основній діяльності призначити співробітника, відповідального за автоматичне створення або автоматичну перевірку електронного підпису в системі електронного документообігу компанії ( п. 3 ст. 14 Закону № 63-ФЗ ).

При переході на електронний документообіг бажано скласти локальний акт, наприклад Положення про електронний документообіг (додаток). До роботи над ним слід залучити кадровиків, співробітників служби документаційного забезпечення, бухгалтерії, IT-відділу.