Особиста справа працівника - порядок оформлення. Завантажити бланк.

1. Для чого ведеться особиста справа?
2. Необхідність ведення особових справ
3. У приватних компаніях
4. Документи для формування особової справи
5. Завантажити бланки для оформлення особової справи
6. Порядок оформлення особової справи
7. Титульний аркуш
8. Лист-засвідчувач
9. Внутрішній опис
10. Порядок ведення особових справ (облік, внесення змін)
11. зберігання документів
12. Чи видають співробітникам на руки особисті справи?

Особиста справа працівника в господарюючого суб'єкта формується на нього після надходження людини на роботу і містить найбільш повні відомості про нього, його освіту, досвід і стаж, а також відомості особистого характеру. Законодавство не вимагає обов'язкового його ведення в звичайних компаніях, інакше йдуть справи в організаціях бюджетної сфери. Особові справи співробітників зберігаються у відділі кадрів.

Зміст статті

Для чого ведеться особиста справа?

Ведення особистих справ працівників покладається на підприємстві на фахівців кадрового відділу.

Особові справи співробітників представляють по своїй суті підшивку з представлених працівником копій і оригіналів документів, наказів, заяв та інших подібних бланків.

Папка зі справою відкривається після видання наказу на прийом співробітника і закривається - після випуску наказу на звільнення .

У процесі прийняття рішення по управлінню персоналом відповідним фахівцям необхідно отримувати інформацію про конкретний працівника. В цьому випадку найповнішим джерелом вважається особиста справа працівника. Адже воно містить об'єктивну інформацію.

Також особисті справи співробітників дозволяють в найкоротші терміни надавати інформацію про працівників по вступникам запитам ззовні.

Важливо! Однак, кадровикам не варто забувати про захист персональних даних, і про те, що працівник повинен дати в письмовому вигляді згоду на розголошення такої інформації. Тому особисті справи працівників потрібно зберігати в місці, де організований фіксований доступ до них. А в електронному вигляді застосовуються різні способи відповідного захисту.

Необхідність ведення особових справ

У державних організаціях

Федеральні і муніципальні закони зобов'язують фахівців бюджетних організацій і установ на кожного свого службовця і працівника оформляти і вести особиста справа. Це необхідно для систематизації інформації та документів з особового складу даних установ, а також для виконання вимоги деяких законів.

У приватних компаніях

Норми ТК РФ не передбачають обов'язок фірми з ведення особистих справ працюють на підприємстві. Але таку необхідність можуть визначати вищі організації і власники.

При вирішенні питання про ведення особової справи потрібно використовувати принцип доцільності. На малих підприємствах особисті справи працівників заводяться, як правило, на керівний склад компанії - директора, його заступника, головного бухгалтера, його заступника.

У зв'язку з зручністю більшість компаній оформляють особову справу на кожного свого співробітника.

Документи для формування особової справи

Точний список бланків, що включаються до особової справи, визначений тільки для державних і муніципальних організацій та установ. Для інших компаній не існує строго списку, що містить які саме повинні бути документи в особовій справі працівника. Вони також можуть використовувати існуючий перелік для бюджетної сфери.

Кожна особова справа бажано починати з переліку бланків, що входять до його складу. Документи, що включаються в особисті справи працівників, підрозділяють на кілька категорій.

Документи, що надаються під час вступу співробітника в компанію:

Документи, що оформляються відділом кадрів при надходженні:

Документи, що оформляються при здійсненні працівником трудової діяльності:

• Посадова інструкція;
• Документи по атестації або підвищенні кваліфікації працівника;
• Згода на обробку ПД ;
• Заява про надання вирахувань;
• Заяви на відпустки ;
• Копії наказів про їх надання, наказів про заохочення, стягнення, перекладі;
• Довідки про подальші медогляди;
• Доповідні і пояснювальні щодо даного співробітника;
• Копії документів, на підставі яких здійснюються зміни особистих даних.

Увага! Бажано, щоб особисті справи працівників містили їх фотографії, які б своєчасно оновлювалися.

Завантажити бланки для оформлення особової справи

Титульний аркуш в форматі Word.

зразок обкладинки в форматі Word.

Приклад внутрішньої опис документів , В форматі Word.

Порядок оформлення особової справи

Папка особової справи відкривається на працівника в момент його прийому роботу. Найпершою в неї підшиваються особова картка, анкета, документи, представлені під час вступу до компанії.

Процес створення особової справи зазвичай включає наступні етапи:

• Заповнення титульного аркуша (обкладинки);
• Оформлення листа-завірителя справи;
• Заповнення внутрішнього опису;
• Підшивка чи оправлення документів справи.

Титульний аркуш

У верхній частині титульного аркуша записуються найменування компанії, а також позначення підрозділу, в якому працює даний співробітник. У правий кут крупно записуються номер справи і поточне число листів в опису.

Посередині аркуша проставляються повні П.І.Б. працівника. Допускається записувати тут же варіації прізвища (наприклад, дівоче прізвище заміжньої жінки).

Внизу титульного аркуша зазначаються дати початку та завершення регістра, загальна кількість аркушів, зібраних в ньому, номінальний термін зберігання.

При передачі справи на зберігання в архів, на вільному місці вказується номер згідно з прийнятою в архіві номенклатури.

Лист-засвідчувач

Даний документ складається на окремому аркуші А4 або А5. Забороняється робити його на зворотному боці обкладинки або чистий оборот на останньому аркуші документа справи. Якщо проведена прошивка справи без листа-завірителя, то він приклеюється за верх на обкладинку зсередини.

Лист-засвідчувач призначений для позначки про нумерацію документів у справі, фізичному стані листів, особливості заповнення окремих бланків і т. Д.

Зокрема, тут відзначаються:

• Літерні номери аркушів;
• Пропущена нумерація сторінок;
• Листи з фотографіями;
• Вшиті великоформатні листи;
• Конверти з підшитими вкладеннями в них;
• пошкоджені листи

Увага! Лист-засвідчувач підписує укладач, після чого ставить дату оформлення і розшифровку підпису.

Внутрішній опис

На опису зазначається номер справи і його заголовок (зазвичай це П.І.Б. працівника).

У табличній частині документа послідовно вказується інформація про нові бланках, що додаються до справи. Сюди заносяться порядковий номер, індекс документа (при наявності), назва, кількість аркушів в новому документі.

В кінці списку словами і цифрами записується загальна кількість підшитих документів, а також кількість в опису сторінок.

На завершення, документ підписується кадровим фахівцем, з розшифровкою П.І.Б. і проставленням дати оформлення.

Порядок ведення особових справ (облік, внесення змін)

В процесі виконання трудових функцій працюючого, його особиста справа буде доповнюватися різними документами - додатковими угодами, копіями наказів, пояснювальними і докладним записками, результатами атестацій і багатьма іншими. При цьому всі нові папери повинні розташовуватися строго в хронологічному порядку.

Також в папку рекомендується вставляти (але не підшивати) фотографію працівника, і виробляти її оновлення не рідше 1 разу на 5 років.

Відповідальний працівник зобов'язаний стежити за актуальністю відомостей в особовій справі. Якщо змінюються будь-які відомості, зазначені в основних документах справи (анкеті, особистому листку), то старий документ ні в якому разі не вилучається, а складається спеціальний бланк-додаток. Вони не мають встановленої форми і розробляються в кожній компанії самостійно.

Увага! Обов'язковою відміткою після внесення змін є інформація про наявність та стан особової справи. Кадровий співробітник повинен провести необхідну перевірку, після чого на зворотному боці особистого листа робиться позначка «Особиста справа перевірено», ставиться підпис і дата.

зберігання документів

Особові справи співробітників містять персональні дані, а тому повинні зберігатися в сейфі або спеціальній шафі, яка замикається на ключ. При цьому безпосередньо в кадровій службі повинні знаходитися документи тільки працюючих співробітників, а всі інші передаються на зберігання в приміщення архіву.

Особові справи працівників можуть зберігатися наступними способами:

• За алфавітом;
• За структурним підрозділам;
• За табельною номерами працівників або за номерами справ, привласнених при їх відкритті.

На полицях папки розташовуються корінцем назовні, в порядку присвоєння їм номерів.

Особові справи повинні розташовуватися окремо від бланків особистих карток і трудових.

Важливо! В архіві особисті справи співробітників повинні залишатися 75 років. При цьому папки на керівників, членів керівних, контрольних, виконавчих органів, а також працівників, які мають звання і нагороди зберігаються безстроково.

Чи видають співробітникам на руки особисті справи?

Особові справи на руки працівникам не видаються. Однак, він може ознайомитися з усіма документами, які підшиті в його папку, в приміщенні кадрової служби та в присутності фахівця. Останній повинен зафіксувати факт звернення до особової справи з боку.

Під час роботи з особистою справою заборонено вносити в нього будь-які виправлення, робити позначки, забирати документи і т. Д. Будь-які зміни має право робити тільки уповноважений на це кадровий працівник. Після повернення необхідно перевірити, чи всі документи справи на місці і в початковому вигляді.

Важливо! У разі звільнення, особові справи не видаються працівникам на руки, а передаються в архів компанії.