Реклама
Реклама
Реклама

Оформляємо лист-відмова правильно

  1. Відмова від участі в заході
  2. Відмова від внесення змін

Чим більше організація, тим частіше в неї надходять запрошення на участь в різних заходах. У багатьох випадках відповіді на дані запрошення доручається скласти саме секретарю. У даній статті ми розглянемо, як правильно оформити ввічливе лист-відмову від участі в заходах.

З даної статті ви дізнаєтеся:

  • відмова від участі в заході;
  • відмова від внесення змін.

Складання і правильне оформлення листів з відмовою є обов'язковою частиною роботи кожного секретаря. Крім відмов у прийнятті участі в різних заходах, в даній статті ми розглянемо оформлення листів з відмовою при внесенні будь-яких змін в документи. Дане питання дуже актуальне, коли мова заходить про укладення договорів з партнерами компанії.

Відмова від участі в заході

Якщо в вашу організацію прийшло запрошення на будь-який захід, то ви зобов'язані дати відповідь про свій намір щодо участі. Найчастіше складання відповідей доручається саме секретарю. Не варто панікувати, якщо вам доводиться вперше складати письмову відмову, за допомогою даної статті ви зможете швидко і Якщо в вашу організацію прийшло запрошення на будь-який захід, то ви зобов'язані дати відповідь про свій намір щодо участі коректно скласти лист-відмову.

Чому так важливо відправляти лист-відмова? Справа в тому, що багато офіційні заходи плануються і організовуються з урахуванням кількості учасників. Виходячи їх цього вибирають приміщення, визначають кількість посадочних місць, організовують напої і закуски і т.д. Більш того, якщо мова йде про засідання або заході, на яких представники вашої компанії входять в число спікерів, то тривалість і програма заходу також розраховується з урахуванням вашої присутності. Тому в разі неможливості взяти участь у будь-яку подію, потрібно якомога швидше відправити у відповідь лист з повідомленням про відмову. Запам'ятайте, чим швидше ваша організація дасть відповідь, тим більше часу у організаторів буде для того, щоб змінити програму. Це не тільки скаже про вашу ввічливості, але і створить враження про наявність у вас ділової етики і професіоналізму.

Відмова від внесення змін

Також одним із спірних моментів, в яких може потребувати листи-відмови, є узгодження договору. У разі, коли між партнерськими фірмами складається договір співпраці, кожна зі сторін намагається внести ряд своїх змін, не завжди вигідних другій стороні. В такому випадку дуже важливо вміти правильно скласти аргументовану відмову, який дасть зрозуміти партнеру, що дані зміни не вважаються прийнятними в конкретному випадку. Більш того, подібний лист може містити альтернативу із запропонованими змінами, яка б підходила обом сторонам.

Листування з узгодження тексту договору - це завжди пошук компромісу з певних питань. Досягнення взаєморозуміння між партнерами в чому залежить від чіткого викладу їх позицій, яке здійснюється на тлі шанобливого ставлення один до одного.

В ході ділової переписки з узгодження тексту договору при вирішенні спірних питань партнери, відстоюючи свою позицію, нерідко мають висловити відмову від прийняття будь-яких зауважень, пропозицій, побажань другої сторони. Але відмова в листах даного типу є не самоціллю, а черговим кроком в процесі пошуку узгодженого рішення щодо спірного питання.

Позиція по відстоюванню власних інтересів може бути досить жорсткою, але прагнення до пошуку взаємоприйнятного рішення і норми ділового етикету дозволяють вербализовать відмову в такому стилістичному ключі, який забезпечить спокійне ділове обговорення спірних питань.

Структура листи-відмови

Листи розглянутого типу зазвичай містять такі логіко-смислові блоки:

  • інформування про отримання листа і (або) вираз подяки за отримане лист;
  • вираз подяки за якісну (оперативну, ретельну) роботу над текстом договору, за висловлені зауваження та пропозиції;
  • прийняття / неприйняття окремих зауважень і пропозицій;
  • аргументація неприйняття окремих зауважень і пропозицій;
  • формулювання своїх пропозицій щодо спірного питання;
  • виклад фактів, опис факторів, що сприяють розумінню / прийняття партнером позиції автора листа;
  • опис можливих подальших дій партнерів або / і автора листа з метою досягнення консенсусу щодо спірного питання;
  • опис подальших дій автора листа в разі неможливості досягнення компромісу;
  • вираз зацікавленості в співробітництві;
  • вираз надії на досягнення взаєморозуміння, на успішне завершення підготовки тексту договору і його підписання.

Рекомендуємо матеріали по темі:

  1. Листи - прохання і запити
  2. Класифікація ділових листів
  3. Листи інформаційного характеру

Чому так важливо відправляти лист-відмова?