Лобанова О.Л.,
фахівець по роботі з кадрами, м Ярославль
Як правило, працівники державних (муніципальних) установ їздять у відрядження багато і часто. Тому документообіг в бухгалтерії за розрахунками з відрядженими підзвітними особами буває значним. Отже, велику роль відіграє правильне оформлення первинних облікових документів при направленні працівників у відрядження.
Документи для оформлення відрядження
Документальне оформлення службового відрядження проводиться відповідно до форм, встановлених наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати":
- Службове завдання для направлення у відрядження ( форма № Т-10а ); - Наказ про направлення працівника у відрядження ( форма № Т-9 ); - Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження ( форма № Т-9 ); - Посвідчення про відрядження ( форма № Т-10 ).
Крім зазначених документів в установі можуть оформлятися і інші документи (обгрунтовують виробничу необхідність, виправдувальні і звітні документи, реєстраційні форми і т.п.).
Процедуру направлення працівника у відрядження можна представити у вигляді такої схеми.
Нагадаємо, що наказ про направлення у відрядження може бути однією з підстав для відображення в бухгалтерському обліку операцій по санкціонування витрат <1>.
Детальніше про порядок санкціонування витрат читайте в статті А.Ю. Шихова "Зобов'язання бюджетні та грошові: питання обліку згідно з Єдиним планом рахунків" в журналах № 3 - 4 за 2011 рік.
Службове завдання для направлення у відрядження
Уніфікована форма "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання" № Т-10а (Далі - Службове завдання) застосовується для оформлення та обліку службового завдання при направленні працівників державних (муніципальних) установ у відрядження, а також звіту про його виконання.
Службове завдання складається безпосереднім керівником співробітника, якого планується направити у відрядження, і підписується керівником установи або уповноваженим ним на це особою.
У державних (муніципальних) установах, як правило, оформлення Службового завдання покладається на керівників структурних підрозділів або ставиться в посадові обов'язки інших фахівців. При цьому Службове завдання служить підставою для видання наказу про направлення працівника у відрядження.
При оформленні Службового завдання необхідно звернути увагу на наступне.