Налог на прибыль: форма авансового отчета для целей налогообложения. Комментарий к Письму Минфина от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414

Опубликовано: 07.09.2018

В опубликованном письме Минфин России разъяснил правомерность использования организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно — хозяйственные расходы. Бывает организациям для отражения необходимой информации производственного и управленческого характера может быть не достаточно количества полей этой формы. Или же имеющиеся поля в силу отсутствия определенных видов расчетов с подотчетными лицами организациям не нужны. Например, если они применяет только безналичный вид расчетов с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт. Поэтому для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов от подотчетных лиц организации создают собственные бланки авансового отчета. В опубликованном письме специалисты Минфина России разъяснили правомерность использования самостоятельно разработанной формы авансового отчета для принятия к учету от подотчетного лица расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Бесплатный вебинар «Новогодние изменения налогового законодательства"

Общие требования по документальному оформлению расходов

Свои разъяснения специалисты финансового ведомства начали с определения расходов, которое приведено в пункте 1 статьи 252 НК РФ. При этом они не упомянули, что расходами в целях исчисления налога на прибыль организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Налогового кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что отражать в расходах будущих периодов?

Самое главное в разъяснениях указано, что следует понимать под документально подтвержденными расходами. Повторим, это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Конечно, если расходы были произведены на территории иностранного государства, то в качестве документального подтверждения выступают документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, которые применяются в этом государстве, и (или) документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. Отметим, что для принятия расходов подотчетных лиц к налоговому учету авансовый отчет следует оформлять в соответствии с законодательством РФ.

Добавим также, что налоговую базу по налогу на прибыль налогоплательщики исчисляют на основе данных налогового учета. Об этом говорится в абзаце 1 статьи 313 НК РФ. А в абзаце 9 этой же статьи сказано, что подтверждением данных налогового учета являются наряду с аналитическими регистрами налогового учета вместе с расчетом налоговой базы и первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Признание расходов по авансовому отчету не унифицированной формы

Итак, согласно разъяснениям в опубликованном письме, применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета для принятия к учету от подотчетного лица расходов в целях исчисления налога на прибыль можно только в случае, когда она:

разработана с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) и постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20; утверждена в учетной политике организации.

В противном случае, затраты подотчетного лица не могут быть признаны в расходах, уменьшающих базу по налогу на прибыль организаций, если только они не подтверждены авансовым отчетом унифицированной формы.

Поясним, что согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ, документы, которые не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты в унифицированную форму следует вносить, не изменяя и не удаляя уже имеющиеся. При этом внесение изменений оформляется организационно-распорядительным документом организации, например, приказом ее руководителя.

Изменения форматов бланков авансовых отчетов предполагает расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк и вкладных листов.