Хто підписує акт звірки взаємних розрахунків - це важливо для легітимності документа

>> Хто підписує акт звірки взаємних розрахунків - тут можливі різні варіанти

Фірма має справу з постачальниками і з покупцями. Отримує різні послуги, звертається за консультацією до професіоналів. У всіх цих випадках відбуваються розрахунки. Кількість контрагентів може бути невеликим, а може налічувати сотні найменувань. У той же час розрахунки з одним покупцям або постачальником можуть складатися з десятків поставок товарів, повернень, оплат. Звичайно, бухгалтерія зобов'язана точно фіксувати господарські операції і в будь-який момент давати точні цифри заборгованості, якщо вона є.

Практика насправді набагато складніше. Тут цілком можливі неточності при оформленні документів, які можуть призвести до спотворення цифр, які характеризують розрахунки з конкретним контрагентом. Грамотно проведена і оформлена відповідно до вимог законодавства звірка взаємних розрахунків допоможе отримати точні цифри на момент її проведення.

Що таке акт звірки взаємних розрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків складається у двох примірниках і підписується обома сторонами процесу.

Цей документ застосовується для відображення стану розрахунків на певну дату і за певний термін, який складається двома сторонами, які є їх учасниками.

Є ситуації, коли акт звірки особливо необхідний. Ось кілька прикладів.

1. Припустимо, продавець хоче зробити умови надання товару комерційно більш привабливими і погоджується на відстрочку платежу за свої товари.
2. Іноді, на підставі договору, послуги надаються регулярно і у великій кількості. Велика кількість розрахунків може привести до того, що можуть бути втрачені деякі бухгалтерські дані. Регулярне проведення звірок в такій ситуації було б розумною мірою.
3. Буває і так, що один торговець пропонує великий асортимент товарів. Розраховуючись з ним необхідно враховувати кожну з них. Періодично проводячи звірки, можна бути впевненим, що облік ведеться точно.
4. Якщо послуги або товари, якими торгує дана фірма мають порівняно високу вартість або це ж відноситься до товарів або послуг, що здобувається у постачальників, важливо уважно контролювати, що і відбувається за допомогою проведення звірок взаємних розрахунків.
5. Бувають контрагенти, в процесі співпраці з якими доводиться укладати велику кількість договорів і підписувати чимало додаткових угод. Розрахунки в таких випадках потребують проведення постійного і ретельного бухгалтерського контролю. Регулярне проведення звірки взаєморозрахунків допомогло б це зробити більш ефективно.

Яку інформацію містить

заповнення документа виробляється в такий спосіб. Тут повинні бути вказана наступна інформація.

• Дата і час складання акта звірки.
• Необхідно вказати початок і кінець періоду, за який здійснюється перевірка.
• Повинні бути в точності вказані імена контрагентів, між якими має місце проведення звірки.
• Особи, які підписують документ, повинні вказати своє прізвище, ініціали та посаду.
• Вказуються списком або у вигляді таблиці всі наявні у обох сторін дані про постачання і платежах за них. Вказуються сальдо по дебету і кредиту розрахунків. На цій підставі визначається величина заборгованості.
• У разі наявності розбіжностей прийнято вказувати порожню таблицю, куди будуть вписані потрібні дані після завершення процесу узгодження.
• Також треба послатися на правовстановлюючих угоду, яка була підставою для поставки товарів і твори розрахунків.

Яким вимогам повинен відповідати

Законодавство не передбачає обов'язковість проведення звірок і не встановлює особливих бланків для виконання цього завдання.

Незважаючи на сказане, певні правила оформлення таких документів існують. Зокрема, примірників має бути два. Після звірки кожної зі сторін знадобиться власний правильно оформлений і підписаний документ.

Після того, як досягнута згода по перевіряється даними (вони відображені в бухгалтеріях обох підприємств аналогічним чином і результуючі цифри відповідають один одному), документ потрібно підписати та скріпити печаткою.

Зазвичай прийнято, що його підписує директор і головний бухгалтер кожного боку, але, оскільки це питання не регламентований законодавством, буває, що підписує тільки директор або тільки бухгалтер.

його призначення

При проведенні звірки перевіряються всі мають документи про постачання і повернень товарів, виконанні оплат, які є в обох сторін. Таким чином можна надійно перевірити бухгалтерські дані в обох фірмах. Результатом такої перевірки буде підсумкова цифра заборгованості, яка обгрунтована і достовірна і з якою згодні обидві сторони.

Також документ, в залежності від обставин може бути непрямим визнанням боргу і підставою для переривання строку позовної заборгованості.

Процедура звірки може ставитися до різних об'єктів. Так, наприклад, мова може йти про розгляд розрахунків:

• по одній тривалої операції;
• за окремим видом товарів;
• по групі товарів;
• за всіма розрахунками з даними контрагентом.

Це може виконуватися просто в якості робочого моменту для того, щоб підтвердити повноту наявних у сторін бухгалтерських даних, а може бути запланованим дією, яке прописано в договорі між сторонами.

Правова база

Правова база для актів проведення взаєморозрахунків, як така, відсутня.

На жаль, законодавство не встановлює ні форми документа ні порядку його підписання. Тому процес звірки нічим не регламентується. Це можна, швидше назвати звичаєм ділового обороту. Тому цілком можлива ситуація, коли одна сторона згодна підписати акт звірки, в той час як інша просто відмовляється це зробити.

Справа в тому, що якщо боржник визнає борг, то це перериває термін позовної давності за існуючою заборгованості . Це, зокрема, означає, що він починає заново відраховуватися від дати підписання документа.

Зрозуміло, що стороні, яка є боржником, така ситуація невигідна. Тим більше тоді, коли вона розраховує на закінчення строку позовної давності. Саме тому буває так, що невигідно ставити свій підпис під актом звірки.

Хто повинен підписувати документ

Зазвичай підпис ставить керівник підприємства і його головний бухгалтер. Але тут можливі деякі складнощі. Найпростіший і надійний варіант - коли директор підписує акт звірки взаємних розрахунків, а бухгалтеру для підпису видається на це доручення від підприємства. Після цього документ скріплюється печаткою.

Деякі юристи вважають, що довіреність бухгалтеру не потрібна, якщо відповідна обов'язок згадана в посадовій інструкції. Але це не є загальноприйнятою позицією. Також існує точка зору про те, що акт звірки досить підписати тільки бухгалтеру або тільки директору. Але це також приймається не всіма.

Згадані тут різночитання можливі тому, що закон не визначає правила в цьому випадку. Крім того, треба розуміти, що документ можна розглядати з різних точок зору про те, хто підписує акт звірки взаємних розрахунків:

1. Це суто бухгалтерський документ, призначений для того, щоб відкоригувати цифри в бухгалтеріях двох фірм. Безумовно підпис головного бухгалтера для цього цілком достатньо.
2. Боржник не розрахувався за постачання товару і намагається ухилитися від оплати. В цьому випадку цінним було б наявність підписів головного бухгалтера і директора фірми-боржника для переривання строку позовної давності.
3. Акт звірки спробують використовувати для доказу наявності боргу при зверненні до суду.

Важливо розуміти, що акт звірки взаємних розрахунків, якщо його розглядати ізольовано, не може привести до визнання судом боргу. Для цього необхідні інші, більш вагомі докази. Але він може бути цінним доповненням до них.

Хто і як може підписати за дорученням

Без довіреності діяти від імені підприємства має право тільки директор. Вважається, що будь-який інший співробітник, зокрема, головний бухгалтер, для того, щоб представляти свою фірму повинен мати належним чином оформлену довіреність.

Деякі фахівці вважають, що посадова інструкція головного бухгалтера дає право не використовувати довіреність, але дана точка зору не є загальноприйнятою.

Довіреність взагалі може бути видана директором на будь-яку особу. При цьому вона повинна бути оформлена в повній відповідності законодавчим нормам і передбачати відповідне право.

одностороннє підписання

У разі одностороннього підписання акту боку займаються проведенням звірки не сумісних, а по черзі.

При проведенні звірки можливі різні складні ситуації. Одна з них має місце в тому випадку, якщо звірка проводиться для того, щоб спонукати боржника розрахуватися з боргом. В цьому випадку його підпис може бути підставою для переривання строку позовної давності за цим боргом. Тому цілком реальна ситуація, коли такий боржник не підписує акт звірки взаємних розрахунків, щоб цей документ не можна було використовувати в суді. Однак, якщо акт був складений грамотно, на підставі наявних даних бухгалтерського обліку обох фірм, він допоможе бухгалтерам переконатися в правильності наявних у них даних за цими розрахунками.

Існує процедура підписання, яка носить назву одностороннього підписання. У цьому випадку сторони займаються проведенням звірки не сумісних, а по черзі. При цьому спочатку одна сторона вносить зміни в заздалегідь підготовлений документ, потім передає його іншій стороні. Її бухгалтерія виконує звірення поданих цифр зі своїми даними. Якщо все збігається, документ підписується. Якщо цього немає, то документ передається на узгодження першій стороні. Після усунення всіх неточностей, відбувається підписання акта звірки.

Наказ на право підпису

Директор має право наказом дати право підпису на тих чи інших документів головному бухгалтеру підприємства. В даному питанні він має таку ж силу, як і довіреність. Його потрібно скласти таким чином, щоб він включав такі пункти.

1. Вказується номер і дата документа.
2. Назва наказу може бути приблизно таким: "Про наділення правом підпису".
3. У документі необхідно вказати причину для цього. Мова, наприклад, може йти про виробничу необхідність.
4. Наводяться юридичні підстави.
5. Вказується, що дається дозвіл головному бухгалтеру підписувати акти звірки взаєморозрахунків з контрагентом.
6. Фіксується персональна матеріальна відповідальність головного бухгалтера.
7. Ставиться зразок його підпису і засвідчується.
8. Під розпис до цього наказу знайомлячи головного бухгалтера.
9. Відбувається покладання контролю за виконання наказу на певний обличчя.

Даний наказ дозволяє головному бухгалтеру підписувати акт звірки не тільки разом з директором , А й самостійно.

Підписання при звільненні уповноваженої особи

Припустимо, той, хто підписував акт, був згодом звільнений. Якщо на момент оформлення документ був підготовлений правильно, відповідно до вимог законодавства, то він збереже свою юридичну силу.

Що буде, якщо акт підпише неуповноважена особа

У розглянутого документа є різні завдання:

• звірка бухгалтерських даних;
• доказ в суді.

У першому випадку якщо акт підпише неуповноважена особа, він не буде підставою для врегулювання спірних питань. Якщо підпише директор і головний бухгалтер, то це, безумовно, може бути підставою для проведення змін в бухгалтерському обліку у обох фірм.

У другому випадку можуть розглядатися два варіанти:

• питання визнання боргу;
• переривання строку позовної давності.

Якщо підписано неуповноваженими особами, документ судом розглядатися не буде.

висновок

Проведення звірки не є обов'язковим. Якщо одна зі сторін не бажає цього робити, звичайно примусити її не можна. Але тут є один виняток. Якщо в договорі, який є підставою для поставки товарів і проведення розрахунків передбачити необхідність проведення звірок, то вони стануть обов'язковими.

Також потрібно розуміти, що такий акт в більшості випадків є свого роду додатковим документом і рідко має інше значення, ніж проста звірка бухгалтерських даних.

Відео про процес проведення взаєморозрахунків: