Електронний архів бухгалтерських документів

Навіть якщо у вашій організації бухгалтерський відділ складається з однієї людини, це не привід відмовлятися від сучасних технологій при роботі з архівом бухгалтерських документів. Навести порядок в справах вам допоможе створення системи електронного архіву. Але це лише верхівка айсберга. Професійне програмне рішення дозволить звести до мінімуму хворобливість податкових перевірок.

Електронні технології міцно увійшли в наше повсякденне життя. Однак до сих пір не всі керівники усвідомлюють реальний ефект впровадження сучасних технологічних рішень. У свою чергу співробітники бухгалтерії продовжують працювати по-старому, не підозрюючи про те, що проблеми, пов'язані з пошуком і копіюванням первинних документів, вирішуються залповим методом - створенням системи електронного архіву.

Чим більше компанія, тим складніше знайти потрібний документ. Згодом завдань по підбору і виготовлення копій бухгалтерських документів стає все більше. Це необхідність, викликана проведенням камеральних і виїзних податкових перевірок. Паперовий хаос виникає і під час проведення щорічної інвентаризації розрахунків з контрагентами. У великих компаніях через великий обсяг товарів, що поставляються (послуг, робіт) і громіздкою номенклатури контрагентів складання дебіторської / кредиторської заборгованості та актів звірки стає надзвичайно трудомістким процесом.

У той же час пошук первинних документів (наприклад, для складання пакетів документів по поверненню ПДВ), а також їх підшивка і завірення не відносяться до прямих професійних обов'язків бухгалтера. Щоб позбавити працівників від непрофільної навантаження і при цьому зробити роботу більш простою і ефективною, була розроблена професійна система електронного архіву. Але перш ніж перейти до знайомства з процедурою впровадження електронного архіву , Необхідно розібратися в тонкощах підготовчого етапу, а саме дізнатися: а) можливості електронного архіву; б) етапи впровадження; в) терміни і вартість розробки.

Можливості електронного архіву для бухгалтера

Електронний архів - це інформаційна система, що містить відскановані копії документів з їх атрибутивної (описової) частиною, яка дозволяє швидко знайти потрібний документ і працювати з ним. Документи систематизуються відповідно до виду документа, термінами його зберігання та іншими критеріями. Всі операції протоколюються, а користувачі отримують доступ відповідно до визначеного для них правом доступу.

Електронний архів бухгалтерських документів може включати образи паперових первинних документів і електронні первинні документи (листи електронної пошти, банківські доручення, виписки тощо). У разі необхідності електронні образи документів оновлюються відповідно до встановлених правил і прийнятого регламенту.

Популярність електронного архіву пов'язана в першу чергу з тим, що він допомагає ефективно вирішувати основні проблеми, що виникають у бухгалтера при роботі з документами:

• часові витрати на пошук документів і їх копіювання;
• відсутність або втрата документів;
• невиконання термінів надання документів за запитом різних держорганів;
• низький рівень захисту оригіналів документів від несанкціонованого доступу;
• хаос в архіві.

Як відомо, на пошук і облік документів бухгалтер витрачає значну частину свого робочого часу, а нерідко і понад встановлену норму. Електронний архів створюється саме з метою економії часу, спрощення роботи і скорочення непрофільної навантаження на співробітника. Але на цьому переваги його застосування не закінчуються.

Спрощення роботи з податковою службою

Важливо пам'ятати про те, що відповідно до закону як витребуваних під час податкової перевірки документів виступають їх копії, засвідчені перевіряється особою. Запит оригіналів документів відбувається у виняткових випадках (див. Ст. 93 ч. I НК РФ). При необхідності звернення до документів уповноважений співробітник здійснює пошук копій первинних документів в електронному архіві. Підбірка відбувається по заданих параметрах (контрагент, звітний період, номенклатура і ін.) І займає всього кілька хвилин. Після цього співробітник або передає пакет документів в електронній формі, або роздруковує і запевняє їх.

Зручна інтеграція з 1С

Система електронного архіву працює таким чином, щоб максимально інтегруватися з існуючою обліковою системою підприємства (1С, SAP / R3, пр.). Це дозволяє співробітникам компанії, використовуючи наявні реєстри бухгалтерських документів, прямо з існуючих систем здійснювати роботу з електронними копіями документів.

Швидкий пошук даних

За оцінками фахівців компанії «Деліс Архів», впровадження системи електронного архіву дозволяє прискорити пошук документів більш ніж в п'ять разів. За даними опитування, проведеного нашою компаній, щодня бухгалтер в середньому витрачає 1 година на пошук документації. У розрізі робочого дня цей час не так помітно. Однак якщо перерахувати ці трудовитрати в рамках року, то виходить, що бухгалтер витрачає близько 20 робочих днів тільки на пошук документів!

Керований доступ і створення резервних копій

Дуже важливою перевагою є можливість управляти правом доступу і створювати резервне сховище копій документів. Це гарантує конфіденційність всієї документації і збереження архівних справ. Система дозволяє відстежувати дії кожного співробітника в рамках тих повноважень, які йому надані. Крім того, дії всіх користувачів в електронному архіві протоколюються.

індивідуальні настройки

Електронний архів дозволяє звертатися до документа відразу декільком співробітникам. При необхідності обмеження прав доступу можна встановити кожному уповноваженому працівнику або відділу (опція редагування, завантаження або вивантаження документи). Програма також дозволяє налаштувати обмежений доступ до певних документів. Наприклад, юридичний відділ зможе переглядати тільки договори, а бухгалтерський - рахунки і рахунки-фактури, в той час як керівник компанії буде бачити всі документи, завантажені в систему.

ідеальний порядок

Електронний архів дозволяє організувати ідеальний порядок документів за рахунок впровадження системи обліку їх переміщення та зберігання. Це реалізується за допомогою нанесення спеціального штрих-коду на документи, справи і стелажі паперового архіву. Завдяки зчитування штрих-коду в системі фіксується, хто і коли взяв документ, де він зараз перебуває.

Практичне розв'язання для зберігання бухгалтерських документів

Інтерфейс програм більшості розробників, в тому числі інформаційно-пошукової системи «Архів» (ІПС «Архів»), простий і інтуїтивно зрозумілий - в ньому легко розібратися навіть недосвідченому користувачу комп'ютерів. Всі поля інтерфейсу настроюються індивідуально відповідно до потреб замовника. Категорії документів (каталог) також створюються виходячи з побажань клієнта.

У програмі організована зручна система пошуку документів. Вона включає в себе поля, які відносяться до конкретного типу документа: дата, номер, назва та ін. Відмітні характеристики. Це допомагає знаходити документ за лічені секунди.

Система електронного архіву дозволяє працювати з оцифрованої копією документів, так як будь-який текст розпізнається і поміщається в систему. Ви можете:

• роздрукувати документ;
• вивантажити його для відправки по електронній пошті;
• прочитати або знайти необхідні дані.

Якщо необхідно знайти певний текст у документі, потрібно використовувати контекстний пошук. Він дозволяє відшукати всі документи в архіві, де присутній шуканий відрізок тексту (адреса, прізвище назва контрагента та ін.). Це у багато разів скорочує час роботи з документом, так як його не треба перечитувати повністю.

За допомогою ІПС «Архів» можна самостійно завантажувати нові документи, вносити нові атрибутивні характеристики, тим самим постійно підтримувати актуальність електронного архіву. Для підвищення ефективності роботи бухгалтера в програмі існує можливість експорту каталогу договорів в документ формату Exсel. Це особливо важливо для тих, чия робота пов'язана з фінансовою аналітикою.

Завдяки системі електронного архіву керівник або бухгалтер компанії можуть створювати узагальнені звіти про роботу з документацією і перекачувати в електронну базу документи, створені в програмі 1С.

Етапи впровадження електронного архіву

Для ефективної роботи електронного архіву дуже важливо чітко визначитися з основними вимогами до програми:

• які завдання необхідно вирішити за допомогою електронного архіву?
• які документи ви хочете завантажити в систему?
• яким функціоналом повинен володіти електронний архів?

Після того як ви визначилися з вимогами, слід перейти до реалізації проекту. Основними етапами впровадження електронного архіву є:

1. Вибір програмного забезпечення і впроваджувача.
2. Створення електронного каталогу справ.
3. Налаштування системи, що дозволяє враховувати переміщення бухгалтерських документів.
4. Переклад документів в електронний вигляд: перехід на роботу з відсканованими документами.
5. Заповнення індексів документів: створення повноцінної пошукової системи.

Скановані документи отримують унікальне «ім'я» - штрих-код, який використовується в електронному архіві як прив'язку до паперового документу. У разі повторного сканування (наприклад, після накладення резолюції) система автоматично замінює колишню електронну копію або доповнює її нової.

Як електронні документи потрапляють в електронний архів?

Для документів, спочатку створених в електронному вигляді (наприклад, в обліковій системі 1С, SAP / R3 і ін.), Існує своя процедура обробки для їх подальшого занесення до загального інформаційний масив. Якщо документ не вимагає підпису і печатки, то він автоматично відправляється в електронний архів. Якщо передбачається збереження документа у вигляді електронного образу завіреного паперового оригіналу, то він спочатку роздруковується, затверджується і тільки після цього сканується.

Звертаємо вашу увагу, що сканування документів можна реалізувати як своїми силами, так чи передати цю роботу в руки профессіоналов.Для того щоб правильно оцінити всі «за» і «проти» кожного з методів, розглянемо приклад розрахунку термінів і вартості сканування документів (100 папок «Корона») *:

Таблиця 1. Сканування документів: порівняльний аналіз методів

СамостійноСилами «Деліс Архів»

1. Обладнання: 1 сканер - від 40 000 руб. 1. Обладнання: немає 2. Сканування: 1000 сторінок - 1 день 2. Сканування: 1 сторінка - 3 руб. 3. атрибутирование: 500 документів - 1 день 3.Атрібутірованіе: 1 документ - 5 руб. Загальні витрати на сканування 100 папок «Корона»:

40 000 руб. + (40 робочих днів * з / плату бухгалтера)

Загальні витрати на сканування 100 папок «Корона»:

120 000 крб. + 100 000 руб.

Ризик незавершеності проекту, додаткове навантаження на фахівця Вартість вище на 10%, створення електронного архіву без відриву від роботи Термін реалізації - 4 місяці Термін реалізації - 1,5 місяця * Дані вказані в таблиці є середніми і можуть змінюватися в залежності від проекту.

З чого складається вартість електронного архіву? Вартість створення електронного архіву для кожної компанії індивідуальна і залежить від:

Відзначимо, що всі програми, які існують на ринку, істотно відрізняються один від одного надійністю, гнучкістю інтерфейсу і набором функціональних можливостей. Щоб точно визначитися з програмою, необхідно уважно проаналізувати ваші вимоги до електронного архіву.

Важливо також пам'ятати про те, що в кінцевому підсумку результативність впровадження електронного архіву визначається не тільки вартістю проекту, але і якістю виконання всіх етапів робіт і термінів їх впровадження.

Створення системи електронного архіву дозволяє вирішити актуальну в будь-якій організації проблему роботи з документацією. Професійно налаштована електронна база документів в значній мірі скорочує час пошуку і забезпечує керований контроль доступу співробітників до інформації. Це веде до оптимізації не тільки корпоративного документообігу, а й більш злагодженій роботі організації в цілому.