- Способи регламентації роботи з дорученнями
- Запит на підготовку довіреностей. підготовка довіреностей
- Як правильно оформити довіреність?
- Підписуємо, реєструємо, видаємо довіреність
- Порядок ведення реєстраційної справи довіреностей
Д оверенность - це перш за все документ, тому його не можна розглядати окремо від загального документообігу компанії. А раз так, то як і для будь-якого іншого документа, повинен бути визначений порядок його оформлення і складання, узгодження, підписання, реєстрації, видачі, зберігання, порядок відкликання, контролю виконання доручень. Якщо з порядком відкликання ми розібралися в попередньому номері журналу, то з іншими перерахованими завданнями пропонуємо розібратися зараз.
Способи регламентації роботи з дорученнями
На багатьох підприємствах порядок роботи з дорученнями не регламентований. Зазвичай довіреності готуються юристами, і порядок підготовки довіреностей визначено, скажімо так, «на словах». Але на великих підприємствах, як правило, він закріплюється в локальному нормативному акті. Причому можливі два варіанти:
- твердження загального порядку видачі та реєстрації довіреностей наказом організації (Приклад 20);
- твердження Інструкції про порядок підготовки, видачі, обліку, відкликання та контролю виконання доручень (Приклад 21).
приклад 20
Згорнути Показати
У тому випадку, коли Підприємство видає велику кількість доручень, порядок роботи з дорученнями вимагає більш чіткої регламентації, тому такий порядок може закріплюватися в локальному нормативному акті, наприклад, в Інструкції з підготовки, обліку, видачі, відкликанню і контролю використання довіреностей.
Розглянемо, які ж основні розділи міститиме така Інструкція (звертаємо увагу на те, що розділи ці приблизні, ви можете їх доповнювати або виключати відповідно до ваших потреб):
- Загальні положення.
- Нормативні посилання.
- Загальні правила роботи з дорученнями на підприємстві:
- Порядок оформлення запиту на підготовку довіреності.
- Підготовка довіреностей (відповідальні, оформлення на фірмовому бланку, розробка типових форм довіреностей, вимоги до тексту довіреності).
- Підписання, проставлення відбитка печатки, реєстрація та видача довіреностей (ведення журналу реєстрації довіреностей).
- Порядок відкликання довіреностей.
- Контроль виконання доручень.
- Порядок ведення реєстраційної справи довіреностей.
- Відповідальність за Інструкцією.
- Порядок перегляду Інструкції.
приклад 21
Згорнути Показати
Інструкція затверджується наказом підприємства (Приклад 21).
Раніше ми розглянули різні варіанти відкликання довіреностей. Локальними нормативними актами необхідно передбачити той з них, що вам більше підходить. Крім того, слід чітко прописати, в які терміни повинна бути повернута довіреність, яка відкликана.
Контроль за виконанням доручень покладається на керівника структурного підрозділу, який ініціював підготовку довіреності. Даний розділ Інструкції не є обов'язковим. Якщо ж ви все-таки вирішите включити його, то необхідно буде прописати процедуру такого контролю. Взяти на контроль виконання всіх доручень практично неможливо. Але в Інструкції можна прописати контроль виконання тих доручень, які видаються, наприклад, на вчинення разових дій або для виконання конкретного доручення, наприклад, для оформлення та переоформлення ліцензій. Для контролю виконання таких доручень можна зобов'язати керівника структурного підрозділу, який ініціював підготовку довіреності, раз в квартал (або місяць) подавати звіт про виконання конкретних доручень, на підставі повноважень, визначених у дорученнях. Звіт може представлятися одному з керівників в залежності від організаційної структури підприємства.
Запит на підготовку довіреностей.
підготовка довіреностей
Підготовка довіреностей на підприємстві може здійснюватися:
- самим підрозділом, який виступає ініціатором підготовки довіреності. У цьому випадку особливого значення набувають типові форми довіреностей, які затверджуються в установленому порядку на підприємстві;
- юридичною службою (або юристом за відсутності юридичної служби / юридичного відділу);
- довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей оформляють департаменти (управління) бухгалтерського обліку.
На великих підприємствах підготовка довіреностей покладається на юридичну службу (юридичний відділ). Тому повинен бути чітко визначений порядок надання їй інформації для підготовки довіреності. Для цих цілей зазвичай готується запит. Запит на підготовку довіреності оформляється у вигляді службової записки на ім'я керівника юридичної служби (юридичного відділу). У ньому вказується:
- посаду та П.І.Б. особи, якій видається довіреність,
- додається копія паспорта (частково),
- найменування організації, куди буде представлятися довіреність,
- повноваження,
- термін видачі довіреності,
- посилання на можливість передоручення (див. Приклад 22).
Якщо на підприємстві в силу специфіки його діяльності часто використовуються однотипні довіреності, то наказом по підприємству можна затвердити форми типових доручень (Приклад 23); в цьому випадку типові довіреності готуватимуть самі відповідальні виконавці, а юридична служба буде тільки перевіряти їх тексти на відповідність типовим. Можливо також для спрощення документообігу передбачити підготовку доручень за типовою формою без відповідного запиту. Шаблон такої довіреності можна налаштувати в СЕД або викласти окремим word`овскім файлом в локальній мережі на сервері підприємства, щоб усі зацікавлені особи могли нею скористатися. Це зменшить кількість помилок при оформленні довіреностей.
приклад 22
Згорнути Показати
приклад 23
Згорнути Показати
Як правильно оформити довіреність?
Але незалежно від того, хто буде складати довіреності на вашому підприємстві, слід пам'ятати правила її оформлення, можна зробити навіть своєрідну пам'ятку на цей рахунок.
Адже правильне оформлення довіреності забезпечує перевагу вашому підприємству при виникненні суперечок з контрагентом, а іноді дозволяє виграти справу в суді. Як оформляються реквізити довіреності, ми розповімо трохи пізніше, а зараз подивимося, що говорить судова практика. Я думаю, що підходи судів до питань оформлення довіреностей багатьох здивують.
Аналізуючи Цивільний кодекс Російської Федерації, можна зробити однозначний висновок про те, що він не містить будь-яких спеціальних вимог до форми довіреності (вони є тільки до форми довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і встановлені не ГК РФ). Тому довіреність можна складати в довільній формі, але при цьому все-таки слід дотримуватися певних вимог.
Згорнути Показати
Підписуємо, реєструємо, видаємо довіреність
Після підготовки проекту довіреності на представлення інтересів підприємства, який завізований усіма необхідними фахівцями, довіреність лягає на підпис керівнику підприємства чи іншого уповноваженій особі.
При цьому довіреності на отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) оформляють департаменти (управління) бухгалтерського обліку відповідно до Інструкції Мінфіну СРСР від 14.01.1967 р № 17 «Про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і відпуску їх за довіреністю» . Довіреність повинна бути повністю заповнена, містити паспортні дані і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана. При заповненні довіреності не допускаються виправлення, підчищення, помарки.
Після підписання доручення на неї проставляється відбиток печатки підприємства, і довіреність передається для реєстрації в то структурний підрозділ, який відповідає за облік (реєстрацію, видачу довіреностей) відповідно до локальними нормативними актами підприємства. Слід розмежовувати облік довіреностей на представлення інтересів підприємства і довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей.
Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей оформляють і реєструють департаменти (управління) бухгалтерського обліку. Інструкція Мінфіну 1967 року містить у і вимоги щодо реєстрації таких довіреностей.
Бухгалтерія повинна реєструвати її в корінці книжки довіреностей (зразок повністю заповненою довіреності за формою № М-2 см. В Прімері 13 в № 5 `2010 журналу на стор. 60). У книжці доручень, до початку видачі з неї довіреностей, повинні бути пронумеровані всі листи. На останньому аркуші книжки за підписом головного (старшого) бухгалтера робиться напис: «У цій книжці пронумеровано ___ аркушів». Кількість листів вказується прописом.
Організації, у яких отримання ТМЦ за дорученнями носить масовий характер, реєстрацію довіреностей можуть виробляти в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей; його форма затверджена тієї ж Інструкцією 1967 року і містить графи, аналогічні тим, що розміщені на корінці книжки довіреностей форми № М-2 (див. Приклад 24).
За журналу реєстрації довіреностей бухгалтерія привласнює довіреності порядковий номер (нумерація повинна вестися з початку року), стежить за використанням довіреності, роблячи позначки в спеціальній графі про доставку товарно-матеріальних цінностей.
Журнал реєстрації довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей повинен зберігатися у особи, відповідальної за реєстрацію довіреностей.
Довіреність оформляється в одному екземплярі бухгалтерією організації і видається під розписку одержувачу. Він зобов'язаний не пізніше наступного дня після кожного отримання цінностей незалежно від того, отримані товарно-матеріальні цінності за довіреністю повністю або частинами, подати до бухгалтерії документи про виконання доручень і про здачу на склад (у комору) або відповідній матеріально відповідальній особі отриманих їм цінностей ( п. 7 Інструкції № 17).
Після того як ТМЦ отримана, підзвітна особа надає документ (накладну), що підтверджує її отримання, і в журналі обліку довіреностей ставиться відповідна позначка із зазначенням номера та дати накладної. Крім того, оформляється прибутковий ордер, що підтверджує передачу ТМЦ за призначенням.
Невикористані довіреності повинні бути повернуті видав їх установі на наступний день після закінчення терміну дії довіреності. Про повернення невикористаної довіреності робиться відмітка в корінці книжки довіреностей або в журналі обліку виданих довіреностей (в графі «Відмітки про виконання доручення ...»). Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом «Не використана» і зберігаються до кінця звітного року у особи, відповідальної за їх реєстрацію. Після закінчення року такі невикористані довіреності знищуються, при цьому складається відповідний акт.
Особам, які не відзвітували про використання довіреності, термін дії яких закінчився, нові довіреності не видаються. Так наказує Інструкція 1967 року.
приклад 24
Журнал обліку довіреностей, виданих на отримання ТМЦ
приклад 25
Журнал обліку довіреностей, виданих для представлення інтересів організації
Реєстрація та факт видачі довіреностей на представлення інтересів підприємства здійснюється структурним підрозділом, визначеним локальним нормативним актом. Це може бути служба ДОУ, юридичний відділ або все та ж бухгалтерія. Реєстрація довіреностей проводиться в Журналі реєстрації і видачі довіреностей (можливий склад його граф наведено в Прімері 25).
Реєстрація довіреностей проводиться в Журналі протягом року в порядку зростання номерів (наскрізна нумерація). Журнал повинен бути попередньо прошитий і скріплений печаткою підприємства. Всі листи журналу повинні бути пронумеровані. Підчищення, приписки і виправлення в Журналі не допускаються.
Як правило, довіреність на виконання юридично значимих дій підписується в одному примірнику керівником підприємства (уповноваженою особою) і видається під підпис довіреній особі (він і здійснює подальше зберігання даної довіреності). Але на практиці зустрічаються й інші варіанти розташування довіреностей:
фрагмент документа
Згорнути Показати
Наказ Федеральної антимонопольної служби від 26.10.2005 № 249 «Про затвердження Регламенту підготовки та ведення справ про порушення законодавства про рекламу, статті 10 Закону Української РСР« Про конкуренцію і обмеження монополістичної діяльності на товарних ринках », а також справ про адміністративні правопорушення та судових справ, пов'язаних з такими порушеннями в центральному апараті ФАС Росії »
5.4. Довіреності, видані заступнику керівника ФАС Росії, що здійснює координацію і контроль діяльності Управління контролю та нагляду за дотриманням рекламного законодавства, співробітникам Управління контролю та нагляду за дотриманням рекламного законодавства і співробітникам територіальних органів ФАС Росії, уповноваженим представляти ФАС Росії в судах по конкретній судовій справі, зберігаються у цих осіб.
Довіреності, видані іншим особам, зберігаються у начальника Управління контролю та нагляду за дотриманням рекламного законодавства і видаються цим особам безпосередньо перед судовим засіданням, в якому беруть участь ці співробітники. Після закінчення судового засідання такі довіреності підлягають поверненню в Управління контролю та нагляду за дотриманням рекламного законодавства.
фрагмент документа
Згорнути Показати
Положення про порядок зберігання, видачі та обліку документів державного зразка про основну загальну і середню (повну) загальну освіту
Бланки атестатів, книги для обліку бланків про основну загальну і середню (повну) загальну освіту, а також всі документи (накладні, довіреності та розписки, на підставі яких бланки атестатів отримані і видані) зберігаються в установленому порядку, а при зміні керівників органів управління освітою і загальноосвітніх установ передаються новому керівнику за актом, в якому вказується стан зберігання, обліку та наявності бланків із зазначенням їх номерів.
На багатьох підприємствах ведеться облік довіреностей в автоматизованій інформаційній системі. Якщо на вашому підприємстві здійснюється такий автоматизований облік, то відповідальних за його ведення необхідно зафіксувати в наказі.
Підставою для реєстрації в автоматизованій системі є довіреність, підписана керівником підприємства.
Малюнок 1
Реєстраційна картка довіреності в DIRECTUM
Згорнути Показати
Як правило, при використанні автоматизованої системи обліку довіреностей номер присвоюється автоматично. У ній може фіксуватися та ж інформація, що і в журналах обліку з Прикладів 24 і 25. При цьому реєстраційні відомості можна розширити, додавши туди:
- паспортні дані, місце проживання представника;
- П.І.Б. і посаду підписала довіреність (керівника організації або уповноваженої особи);
- найменування відповідального підрозділу;
- реквізити службової записки (запиту про підготовку довіреності) із зазначенням, хто підписав службову записку (запит).
Доступ до автоматизованої системи мають, як правило, всі керівники підприємства. Така система дозволяє групувати інформацію за дорученнями за різноманітними запитами, що робить роботу з дорученнями більш зручною.
малюнок 2
Журнал обліку довіреностей в DIRECTUM
Порядок ведення реєстраційної справи довіреностей
Термін зберігання Журналу обліку та видачі довіреностей - 5 років (ст. 193 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням терміну зберігання, 2000 рік).
Якщо документообіг ведеться тільки в паперовому вигляді, то питань щодо ведення журналів, в т.ч. про відображення в них факту видачі довіреності підписом одержувача, не виникає. А як бути, якщо журнали реєстрації довіреностей ведуться в електронному вигляді? В цьому випадку в номенклатурі справ слід вказати, що документ зберігається в електронному вигляді. А ось зафіксувати факт передачі довіреності уповноваженій особі можна наступним чином: з системи електронного обліку довіреностей роздруковується реєстраційна картка довіреності, яка вже буде містити всю інформацію про виданої довіреності, включаючи реквізит «відмітка про передачу довіреності уповноваженій особі під підпис», при цьому не потрібно заповнювати цю картку вручну. На цій роздруківці одержувач довіреності і повинен буде розписатися. Всі роздруковані картки з оригінальними підписами можна формувати в окрему справу, термін зберігання якого буде збігатися з терміном зберігання Журналу обліку та видачі довіреностей.
Обов'язки щодо формування реєстраційної справи покладаються на тих же відповідальних осіб, що займаються реєстрацією довіреностей. Справа формується з ксерокопій довіреностей, виданих в період одного календарного року, тобто з 1 січня по 31 грудня поточного року. До ксерокопії довіреності підшивається і службова записка (запит про видачу довіреності), якщо така мала місце. У разі анулювання довіреності на ксерокопії робиться відмітка, наприклад, «Довіреність відкликана наказом підприємства від 03.03.2010 № 45-о / д». До копії також підшивається оригінал припиненої довіреності, повернутий уповноваженою особою. Термін зберігання справи - 5 років, ЕК.
Слід звернути увагу на те, що Перелік типових управлінських документів (2000 року) для деяких довіреностей (їх копій і повернутих оригіналів) встановлює більш тривалі терміни зберігання. Так, стаття 5 наказує зберігати постійно протоколи засідань та інші документи до них (в т.ч. довіреності), якщо вони документують засідання колегіальних виконавчих, контрольних / ревізійних, наукових / експертних / методичних / консультативних органів організації, а також наради у керівника організації , зборів трудових колективів організації, загальних зборів акціонерів 1 / Пайовиків.