- Вибачте за тимчасові незручності зберігається в архіві
- Конфіденційність даних
- Користувачі архівної інформації
- Правила видачі архівних довідок, копій і виписок
- Як виглядає архівна довідка, зразок бланка
- Які порушення можуть зробити документ нікчемним
- Видача архівної копії документа
- Архівна довідка 9 форми
Користувачем архівної інформації може стати будь-який громадянин, який потребує отримання тих чи інших відомостей. Для отримання архівної довідки необхідно з'явитися особисто або надіслати довірену особу, що діє на підставі засвідчують документів.
Вибачте за тимчасові незручності зберігається в архіві
Відповідно до закону про архівну справу організації державні органи, фізичні особи, які займаються комерційною діяльністю, зобов'язані надавати заявнику інформацію, що міститься в архівних документах. Така послуга повинна здійснюватися без справляння плати.
Архівна довідка є офіційним документом, оформленим на спеціальному бланку і містить вичерпну інформацію, запитувану заявником. Крім довідки громадяни мають право на отримання копій архівних документів, що стосуються заявника. Необхідність в отриманні таких документів може бути пов'язана зі зверненням до органів соціального захисту, оформленням пенсійних нарахувань, отриманням певних пільг.
Конфіденційність даних
Згідно із законодавством надання архівної інформації має відбуватися через доступ користувача до оригіналів і пошуковим системам. Слід зауважити, що вся зберігається інформація носить конфіденційний характер, у зв'язку з цим доступ до неї повинен бути обмежений певним колом осіб.
Така обережність пов'язана з тим, що інформаційний банк містить персональні дані громадян, відомості про їх місце проживання, сімейний стан, розмір заробітної плати, наявності судимості та інших біографічних особливостей. У зв'язку з цим отримання архівної довідки не допускається без згоди фізичної особи. Працівники, які мають доступ до архіву, зобов'язані дотримуватися правил надання інформації.
Користувачі архівної інформації
У зв'язку з тим, що в архівах зберігається досить різноманітна інформація, видача архівних довідок відбувається великому числу користувачів. До них відносяться юридичні та фізичні особи, колишні працівники підприємств, правоохоронні та податкові органи, пенсійні фонди, страхові агентства та прості громадяни.
Для кожного окремого користувача існують свої правила надання інформації.
Правила видачі архівних довідок, копій і виписок
Вся інформація, яка запитується в архіві, видається на підставі письмової заяви. У цьому документі викладається суть запиту та всі необхідні для здійснення пошуку реквізити. Також в заяві повідомляються особисті дані прохача, ініціали, адреса, телефон. Запит обов'язково повинен бути підписаний особистим підписом заявника.
Довідка про роботу (архівна), що містить відомості про трудовий стаж, видається за умови повідомлення максимально точних відомостей про місце роботи заявника. Також в цьому випадку потрібно вказати посаду і період роботи. При зміні прізвища потрібно обов'язково написати в запиті колишні ініціали.
Запитувана інформація з архіву повинна бути надана протягом 30 днів з дня реєстрації запиту. Якщо для отримання особливих відомостей потрібен додатковий час, то архів повідомляє прохача про продовження терміну.
Як виглядає архівна довідка, зразок бланка
Довідка, отримана з державного архіву або з кадрових документів комерційної компанії, повинна бути складена на фірмовому бланку організації і мати чітке назва. Зразок такого запиту можна подивитися при подачі заяви.
Заповнення архівного документа відбувається на підставі оригіналів або завірених копій. Архівна довідка повинна містити точну інформацію про використані документах, а відомості повинні бути викладені в хронологічному порядку. Всі назви, що згадуються в довідці, прописуються в розгорнутому вигляді, а витяги з оригіналу полягають в лапки. Якщо в процесі заповнення документа були знайдені розбіжності, то вони переносяться в довідку в тому вигляді, в якому вони значаться в оригіналі. Правильно заповнена довідка має повну юридичну силу і може бути представлена у вигляді докази в суді.
Які порушення можуть зробити документ нікчемним
Офіційний архівний документ не може містити виправлення, помарки і нерозбірливі фрази. Також у тексті не допускаються коментарі та різні власні висновки працівників архіву.
Після текстової частини документа розміщуються архівні цифри використаних реєстрів. Архівна довідка підписується головним архіваріусом або начальником відділу кадрів і завіряється печаткою. Якщо документ складається з декількох сторінок, то необхідно завірити кожен лист. Архівний запит оформляється в двох примірниках, один з яких видається на вимогу, а другий зберігається в архівному реєстрі.
Видача архівної копії документа
Архівні установи за запитом громадян видають копії оригінальних документів і архівні виписки. Такі інформаційні блоки виготовляються на фірмовому бланку організації. Якщо робиться копія історичного документа, то необхідності використання такого бланка немає.
Архівна виписка має значення в тому випадку, якщо вихідні відомості знаходяться в об'ємному інформаційному регістрі. Тому з метою оптимізації роботи в виписці вказують тільки ту частину інформації, яка цікавить заявника.
Копії документів видаються заявнику разом з супровідним листом. У разі якщо запитувана інформація в архіві відсутня, в супроводі повідомляється причина невиконання запиту.
Архівна довідка 9 форми
Форма №9 є досить затребуваним документом у населення. Ця довідка має інформацію про зареєстровані в певній квартирі осіб, про розмір нерухомості, права власника і його сімейному спорідненості з іншими пайовиками.
Такий документ може бути затребуваний в момент подачі документів на приватизацію або при доказі спадкових прав. У разі купівлі-продажу нерухомості архівна довідка №9 в даний час не потрібно. Для отримання форми №9 доведеться звернутися в паспортний стіл за місцем реєстрації і пред'явити там паспорт і свідоцтво про власність на приміщення.
Досить часто заявники стикаються з такою проблемою, як відмова видачі довідки №9 в зв'язку з утворилася заборгованістю по квартплаті. Насправді такий аргумент не можна вважати правомірним, оскільки згідно із законом співробітники паспортного столу повинні видати документ незалежно від заборгованості.
У разі неправомірної відмови необхідно зажадати письмове підтвердження причини відмови, також можна написати скаргу на ім'я начальника паспортного столу або звернутися до суду.