Акт вилучення документів

1. Ким і з якою метою вилучаються документи
2. Які папери можуть вилучатися
3. Обгрунтування для дій фахівців наглядових структур
4. На який період можна забирати папери
5. Порядок процедури вилучення документів
6. Особливості складання акту, загальні моменти
7. Зразок акту вилучення документів

Вилучення або, як ще кажуть, виїмка документів на підприємствах і в організаціях може здійснюватися в самих різних ситуаціях. Для того, щоб зафіксувати список вилучених документів, учасниками процедури складається спеціальний акт.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту вилучення документів .doc Завантажити зразок заповнення акту вилучення документів .doc

Ким і з якою метою вилучаються документи

Найчастіше до цього вдаються інспектори різних державних контролюючих структур:

• податкової інспекції - для перевірки бухгалтерської діяльності компанії і доцільність її до чинного законодавства;
• митної служби - для контролю за рухом товарів через кордон;
• слідчих органів - для розглядів в рамках кримінальних або адміністративних проваджень і т.д.

Які папери можуть вилучатися

Вилученню можуть бути піддані будь-які папери, що належать до тієї справи, за якою у співробітників наглядової організації виникли питання. Вилучення інших документів, в тому числі реєстраційних та установчих свідоцтв підприємства, неприпустимо.

При цьому фахівцям контролюючих відомств дозволяється самостійно визначати значення того чи іншого документа.

Виняток становлять папери, в яких міститься державна або інша законом охороняється таємниця - їх виїмка може бути здійснена тільки при вирішенні прокурора.

Точно також обмеження стосуються документів, в яких є інформація про особисті вклади і рахунки громадян в кредитних установах - їх вилучення можливо виключно на підставі рішення, прийнятого по суду.

Слід зазначити, що в процесі вилучення забираються саме оригінали документів, а на їх місце підшиваються належним чином завірені копії.

Якщо можливість виготовити копії документів безпосередньо на місці відсутня, вилучають особи мають право зробити їх і передати зацікавленій стороні протягом робочого тижня після виїмки оригінальних паперів.

Обгрунтування для дій фахівців наглядових структур

Просто прийти і вилучити необхідні документи працівники контролюючих організацій права не мають. Для цього потрібні вагомі підстави. Серед таких, наприклад, при податкових перевірках може виступати відмова працівників підприємств від надання документів, що мають значення для проведення заходів фінансового контролю. Виїмка дає можливість уникнути в подальшому знищення, приховування або виправлення даних паперів.

На який період можна забирати папери

Однозначно період вилучення документації законодавчо не визначений - він залежить від конкретної ситуації і обставин справи.

У будь-якому випадку, після того як процес дослідження паперів та розслідування по виробництву буде завершено, всі документи повинні бути повернуті власнику.

Порядок процедури вилучення документів

1. Перед тим, як приступити безпосередньо до вилучення документів, фахівці наглядової структури зобов'язані надати зацікавленим особам письмове постанову, зважаючи на виконання якого проводиться дана процедура. Також вони повинні зачитати права і обов'язки власників паперів, потім запропонувати їм видати потрібні документи з власної волі. Якщо відповідь негативна, відбувається виїмка з примусу.

ВАЖЛИВО! При виїмці обов'язково повинні бути присутніми поняті, в кількості не менше двох осіб.

2. Вилученими документами повинні бути присвоєно порядкові номери, вони повинні бути прошнуровані, надруковані та завірені автографом власника. Якщо останній не бажає їх проштамповувати і підписувати, в акті ставиться відповідне позначення.
3. Копія акту про виїмку паперів передається власнику документації. Всі відомості про забираються документах вносяться в протокол і акт виїмки, потім паперу належним чином упаковуються і транспортуються за місцем подальшої перевірки.

Виїмка має проводитися строго в денний час доби.

При порушенні вищеописаного порядку, дії працівників перевіряє організації можуть бути оскаржені в судовій інстанції.

Особливості складання акту, загальні моменти

Зараз стандартного уніфікованого акта вилучення документів немає, так що він може бути складений в довільному вигляді або, якщо в установі, провідному перевірку, є розроблений і затверджений шаблон документа - по його типу. Головне, щоб формуляр відповідав деяким нормам і правилам ділової протокольної документації.

Зокрема, він повинен включати в себе три основні розділи:

1. початок - найменування документа і його номер, дата складання;
2. основний блок - дані про сторони, що беруть участь в процесі вилучення документів, і перелік забираються паперів;
3. висновок - підписи присутніх осіб.

Акт можна заповнювати в рукописному вигляді або на комп'ютері (обов'язковою наступною роздруківкою), на фірмовому бланку наглядового відомства або на звичайному аркуші паперу.

Єдина умова, яка повинна бути врахована: акт в обов'язковому порядку повинні підписати всі особи, які були присутні при вилученні: інспектори, які проводять виїмку, працівники підприємства, якому належать папери, а також поняті. Крім того, акт повинен бути завірений печаткою установи, фахівці якого вилучали документи.

Акт складається в декількох рівнозначних примірниках - по одному для кожного учасника процесу.

Зразок акту вилучення документів

На самому початку акту присвоюється номер.

Далі йде основна частина, де по порядку вписується:

• посада, ПІБ співробітника який проводить виїмку документів, а також найменування організації, в якій він працює;
• точний час (в годинах і хвилинах) і дата проведення даної процедури;
• присутні при виїмці інші посадові особи;
• компанія, в якій відбувається вилучення паперів;
• повний перелік документів, що вилучаються (позначивши їх номер і дату складання). Якщо в акті зробити це неможливо (наприклад, через великий обсяг документації), допускається вписати дані папери в окремий додаток, інформацію про який треба також внести в акт;
• загальна кількість аркушів всіх документів;
• кількість примірників складеного акта.

Власник паперів може давати коментарі в процесі їх вилучення, і, за його ж вимогу, вони повинні фіксуватися в акті.

На завершення документ підписується всіма присутніми і датується.