Акт про знищення документів

1. Школа Отличного секретаря:
2. Акт про знищення документів: форма і зразок
3. заповнення акта
4. Перша частина акта
5. затвердження
6. Друга частина акта

Коли закінчується термін зберігання документа, він може бути знищений. Але знищити не означає пустити на чернетки, віддати школярам на макулатуру (буває і таке 🙂) або викинути в сміття. Знищення документів строго катуються. У цій статті розберемо акт про знищення документів, який має деякі свої особливості в складанні і затвердженні. Як завжди, ви зможете завантажити форму акта і заповнений зразок.

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Експертиза цінності документів

Акт про знищення документів: форма і зразок

Форма акта про знищення документів уніфікована. Вона затверджена Правилами архівної справи від 2015 року. Її повне найменування - Акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню.

Пропоную вам скачати форму акта про знищення документів в форматі .docx. Вона вже має всі потрібні графи, і упорядника потрібно лише її заповнити. До речі, в Інструкції з архівної справи для комерційних організацій все форми такі, і секретарю залишається мінімум роботи. Рекомендую ознайомитися.

Завантажити зразок заповнення акту про знищення документів (PDF)

заповнення акта

Акт про знищення документів ділиться на два блоки. У першому перераховуються документи, які будуть знищені. У другому катуються безпосередньо знищення.

Перша частина акта

До складання акта про знищення документів приступають після того, як завершена експертиза цінності документів. На цьому етапі вже зрозуміло, що буде знищено, що - внесено в описи, а що простоїть свій термін зберігання «просто так», без урахування і оформлення.

Знищення документів зазвичай передує складання описів. По-перше, після знищення звільняється місце. Причому чим довше в компанії не знищували документи, тим більше місця звільниться. По-друге, це набагато швидший процес, ніж описування документів.

«Шапка» акту ділиться на дві частини. Праворуч - гриф обмеження доступу до. Про це нижче. Зосереджуємося на лівій. Тут вказується найменування компанії, повне або коротке Дата акту - дата його затвердження, номер - черговий порядковий. У нормі в організації складається один акт про знищення документів у рік, але ніхто не обмежує і від більшої їх кількості. Особливо в перші роки існування архіву актів може бути багато.

Основна частина тексту акту починається з посилання на нормативно-правовий акт, що встановлює строки зберігання знищуються справ. Тут може бути зазначено лише перелік 2010 року, а може бути і кілька документів, як в моєму зразку. Правил два: а) тут перераховуються всі НПА, що встановлюють терміни зберігання справ, які знищуються; б) секретар (архіваріус) повинен знати, яке з знищуваних справ на якій підставі знищується. Втім, останнє і так написано в таблиці.

Таблиця акта складається з восьми граф.

1 - порядковий номер запису;

2 - заголовок справи (груповий заголовок документа)

На відміну від опису, в акт про знищення документів справи вносяться не по одиницям зберігання, а комплексно: Накази з основної діяльності, рахунки-фактури, накладні і т.п. Розписувати їх по томах не потрібно.

3 - роки

В продовження сказаного вище: в акті про знищення один рядок може бути присвячена документам відразу за кілька років (див. Приклад).

4 - номер опису

5 - номер одиниці зберігання за описом

Четверта і п'ята графи потрапляють в акт про знищення документів тільки в тому випадку, якщо в компанії ведеться повноцінний архів, і частина знищуваних справ свого часу була внесена в опису. Якщо описів поки немає, або вони є, але знищувані справи в них не внесені (наприклад, всі мають п'ятирічний термін зберігання або відносяться ще до тих часів, коли описів не було), то 4 і 5 графи з акту виключаються. Правила архівної справи це допускають. У моєму прикладі навпаки деяких справ варто інформація про описах, а у тих справ, які описуються (службові записки) в графах 4 - 5 стоїть прочерк.

Якщо знищувані справи містяться в описах, графи заповнюються (див. Приклад). В 4-й вказується порядковий номер опису (1 / ЛЗ, 1 / Пост, 1 / 10л і т.д.). У п'ятій - номера знищуваних одиниць зберігання. Як ви знаєте, в описах кожної одиниці зберігання справи (тому) присвоюється унікальний порядковий номер в архіві. Припустимо, знищуються накази по особовому складу, що мають 5-річний термін зберігання. Тоді в 4-ю графі буде вказано відповідний номер опису по особистому складу (наприклад, 1 / ЛЗ), а в п'ятій - номера знищуваних одиниць зберігання. І нічого страшного, якщо номера йдуть не підряд через те, що це накази за різні роки:

Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток | 1 / ЛС | 236-255, 596-624 |

6 - кількість одиниць зберігання

Тут вказується загальна кількість знищуваних одиниць зберігання кожної справи. Нагадую: одиниця зберігання - це один том.

7 - терміни зберігання і номери статей за переліком

Тут упорядник акта повинен ще раз вказати на підставу для знищення, причому якщо вище просто перераховувалися НПА з термінами зберігання, то тут потрібно вказати конкретну статтю кожного НПА. Якщо компанія знищує документи на підставі різних НПА (не тільки за переліком 2010 року), то графу можна перейменувати в «Терміни зберігання і їх джерела», як в моєму прикладі.

8 - примітка

Графа «Примітка» традиційно призначена для всіляких позначок, які не можна помістити в інші графи. Наприклад, що справа електронне.

У цю таблицю вносяться всі документи, які будуть знищені.

В кінці цифрами і прописом пишеться, скільки всього одиниць зберігання оговтається на знищення. Підписує цю частину акта або начальник архіву, або працівник, відповідальний за зберігання документів. Перед затвердженням акт узгоджується на засіданні експертної комісії організації, а якщо ЕК немає, то доведеться послідовно зібрати візи узгодження начальників всіх підрозділів, чиї документи знищуються.

затвердження

Особливість акта про знищення документів у тому, що він затверджується генеральним директором організації не після того, як повністю готовий (як більшість інших документів), а після того, як складена його перша частина. І це зрозуміло: директор бачить, які документи планується знищити і, якщо вважатиме за потрібне, може «врятувати» якісь з них. Якби акт затверджувався вже після знищення, директор всього лише засвідчував би факт незворотного знищення. Толку від такого твердження мало.

Таким чином, до формулювання другої частини акта переходимо після затвердження першої. Додатково стверджувати другу не потрібно: «кухня» знищення документів керівнику компанії не цікава.

Друга частина акта

Фізичне знищення документів проводиться тільки після того, як глава компанії затвердить першу частину акту.

Я пропоную вам ту форму акта, яка затверджена Правилами-2015. Тут мається на увазі, що документи здаються на знищення спеціальної організації. При цьому вони зважуються, і ця вага відображається в акті. Ні кількість електронних носіїв, ні загальна кількість знищуваних мегабайт форма також не передбачає. Якщо знищуються тільки паперові документи, то фраза про електронний носій взагалі забирається з акту. Потім вказується найменування організації-підрядника і дані договору.

Але знищити документи компанія може і сама, якщо є можливість: піч на виробництві, промисловий знищувач і т.п. Про це потрібно написати в акті, але трохи по-іншому, наприклад:

Документи в кількості 244 одиниці зберігання знищені в виробничому приміщенні ТОВ «АБВ» за адресою м Москва, вул. Заводська, д.23, корп.3, цех №5 шляхом спалювання в присутності членів експертної комісії:

посаду члена ЕК, особистий підпис, ініціали та прізвище, дата

посаду члена ЕК, особистий підпис, ініціали та прізвище, дата

(Розписуються всі присутні при знищенні члени ЕК)

У разі передачі документів на знищення підряднику членам ЕК розписуватися ніде не потрібно: відповідальність за документи несе підрядник. Якщо компанія знищує своїми силами, то комісію, хоча б частково, потрібно зібрати. Досить буде трьох осіб.

Другу частину акта підписує той, хто здав документи підряднику або організував знищення на виробництві.

Потім слід відмітка «Зміни в облікові документи внесені» і підпис відповідального за це працівника. Облікові документи - це описи справ. Графа примітки в них призначена якраз для цих позначок: «Знищено. Акт від ... № .... ».