Акт прийому-передачі печатки і штампу організації

1. Поняття і призначення акту прийому-передачі
2. Хто і коли формує цей акт
3. Правила та етапи передачі печатки або штампа
4. Форма акту прийому-передачі печатки і штампу
5. Правила та етапи складання документа
6. Як уникнути помилок
7. висновок

З 2016 не потрібно комерційним компаніям, які можуть працювати в будь-якому напрямку діяльності, користуватися будь-якими штампами або печатками. Необхідність в цьому може бути вказана тільки в установчих документах цієї організації, але це рішення приймається добровільно засновниками.

ІП зовсім не повинні застосовувати ці елементи в роботі, тому оформлення друку завжди здійснювалося добровільно, причому зазвичай це було потрібно в ситуації, коли печатка повинна була ставитися на інших документах контрагентів.

Якщо ж друк зроблена, то вона повинна правильно зберігатися, щоб нею не могли скористатися шахраї. Тому при передачі або приймання печаток або штампів складається спеціальний акт.

Поняття і призначення акту прийому-передачі

Важливо! Якщо компанія або ІП приймає рішення про застосування печатки під час роботи, то важливо грамотно охороняти цей елемент, тому його зміст і зберігання повинні здійснюватися за певними правилами.

Зазвичай призначається певний працівник компанії, на якого покладено відповідальність за збереження і використання печаток або штампів. Часто для цього вибирається директор фірми або інший фахівець, який займає високу посаду в організації, причому призначається він відповідальним спеціальним наказом керівництва.

В якому порядку здійснюється виготовлення печатки для ІП і що для цього потрібно ви дізнаєтеся тут .

Нерідко для друку і штампів компанією набувається спеціальний сейф, доступ до якого має тільки обмежену кількість співробітників.

Якщо потрібно передати печатку іншій особі для використання, то неодмінно формується спеціальний акт прийому-передачі. У ньому вказується дата і час передачі даного елемента, а також прописується, кому саме він передається.

Важливо! Друк надає можливість візувати різні документи компанії, причому без відбитка, на якому вказуються реквізити організації, багато паперу легко визнаються недійсними, тому кожна компанія повинна піклуватися про збереження друку, а також про те, щоб до неї був обмежений доступ.

Юридичні тонкощі складання акту прийому-передачі розглянуті в цьому відео:

Хто і коли формує цей акт

Акт, на підставі якого приймається або передається друк або штампи, складається в різних ситуаціях:

• відповідальна особа, яка зобов'язана утримувати та зберігати ці елементи, тимчасово відсутня на робочому місці, так як може бути у відпустці, на лікарняному або у відрядженні, тому перед відходом з роботи він передає їх іншій особі;
• призначається новий співробітник компанії, на якого покладається відповідальність за зберігання і утримання цих предметів, так як колишній фахівець міг звільнитися або зовсім керівництво втратило до нього довіри;
• при певних ситуаціях дозволяється передавати печатку для застосування іншої організації для запевнення різної документації.

Складанням цього документа займається дві сторони, одна з яких є особою, яка володіє печаткою, а інша представлена ​​людиною, які отримують її. Кожен співробітник повинен підписатися в акті, а також перевірити, що в нього внесені тільки достовірні і актуальні дані.

Правила та етапи передачі печатки або штампа

Допускається передача цих елементів в різних ситуаціях, але щоб це було законно і безпечно, повинні враховуватися основні правила і нюанси цього процесу. До них відноситься:

• зазвичай передача цих цінностей здійснюється між засновниками підприємства і юристами, заступниками та відповідальними особами. як скласти акт прийому-передачі матеріальних цінностей іншій особі - читайте за посиланням;
• допускається передати документ співробітнику, який відправляється у відрядження, а при цьому потрібно під час поїздки завіряти будь-які папери, але в цьому випадку складається не тільки акт, а й довіреність;
• при складанні акта вказується, коли здійснюється цей процес, від кого і кому передаються цінності, а також мета процедури;
• зберігатися цей документ в компанії повинен не менше трьох років, щоб не виникало в майбутньому будь-яких суперечок щодо того, що друк тією чи іншою особою застосовувалася незаконно.

Важливо! Перед складанням даного акту повинно бути отримано дозвіл на передачу друку від керівництва компанії, так як відповідальна особа, призначена для зберігання і утримання цінностей, має виконувати всі необхідні заходи для їх захисту.

Зразок акту прийому-передачі печатки.

Форма акту прийому-передачі печатки і штампу

Відсутня строго певна і уніфікована форма, по якій створюється цей документ, але бажано користуватися зразками, щоб він містив всі необхідні відомості. Кожна компанія має можливість самостійно розробити оптимальний зовнішній вигляд акта.

Незалежно від форми документа, в ньому повинна бути оптимальна структура:

• на самому початку і посередині вказується найменування документації;
• наводиться суть акту;
• фіксується факт того, що печатка була прийнята і передана, причому прописується в цьому випадку назва компанії, підстава для процесу, а також ПІБ та посади осіб, які беруть участь у процедурі;
• далі наводяться підстави для складання акта і посилання на відповідний наказ, який може бути замінений розпорядженням;
• нижче ставиться відбиток переданої друку і вказується термін, на який вона передається іншій особі;
• в кінці завіряється документ підписами сторін, причому з обов'язковою розшифровкою.

При використанні такої структури не виникне ситуації, при якій документ може бути оскаржений.

Правила та етапи складання документа

При формуванні акта виконуються дії:

• вписується найменування компанії, на яку оформлена друк. тут ви дізнаєтеся, чи може ІП працювати без печатки;
• вказується посада та ПІБ співробітника, який зберігає цінність і передає її іншій особі;
• відбивається, з якої причини вона отдаетс;
• вказується дата передачі печатки;
• ставиться її відбиток;
• внизу розписуються обидва співробітники, які беруть участь в передачі.

Важливо! Після підписання акту вся відповідальність за друк або штамп переходить іншій особі.

Бланк акту прийому-передачі печатки і штампу.

Як уникнути помилок

Щоб акт був складений грамотно, враховуються основні правила його формування:

• допускається користуватися для цих цілей не тільки фірмовим бланком, але і стандартним листом форми А4;
• дозволено заповнювати документ вручну або в друкованому вигляді;
• робиться він в трьох примірниках, так як один залишається у колишнього відповідального особи, інший передається новому власнику, а третій залишається в архіві підприємства;
• після передачі печатки або штампа обов'язково реєструється документ в журналі;
• зберігається акт не менше трьох років;
• особливо багато уваги при заповненні документа приділяється причини, по якій проводиться передача цінностей, так як вона повинна бути поважною і схваленої керівництвом;
• процес повинен здійснюватися з дозволу керівника фірми, тому в акті має бути посилання на відповідний наказ або розпорядження.

висновок

Таким чином, якщо друк передається від одного співробітника іншому, даний процес неодмінно повинен фіксуватися спеціальним документом.

Як правильно вести на підприємстві журнал обліку печаток і штампів і хто зобов'язаний його заповнювати - читайте за посиланням.

Акт виступає підтвердженням того, що всі дії виконувалися з дозволу керівництва фірми, а також не використовуватимуться цінності в будь-яких шахрайських дійствах. Хоча відсутня сувора форма документа, найкраще формуватиме з урахуванням правильної структури і оптимальних правил.

У чому особливості акта-приймання передачі і за якими правилами його складають - дивіться в цьому відео: