Як підвищити ефективність роботи співробітників: організовуємо контроль торгових представників

1. Як підвищити ефективність роботи за допомогою визначення місця розташування торгового агента
2. Контроль торгових представників і наочна демонстрація результатів роботи
3. Фінансова система контролю співробітників
4. Чи можна використовувати GPS-трек для контролю торгових представників

Зниження ККД торгових агентів, розбіжність виручки в системі обліку з реально зданими засобами - ця історія знайома будь-якому комерційному директору, в чиєму підпорядкуванні знаходяться виїзні співробітники. Сьогодні впровадження торгових мобільних додатків в систему обліку підприємства дозволяє усунути безліч проблем. У нашій компанії всього за шість місяців використання подібного програми ефективність роботи агентів виросла майже на 30%. Як вдалося цього досягти і які основні зони можна контролювати за допомогою спеціальних додатків?

Як підвищити ефективність роботи співробітників і які основні зони можна контролювати за допомогою спеціальних додатків?

Сьогодні в Росії близько 20 компаній пропонують рішення для мобільної торгівлі. При виборі розробника запам'ятайте прості правила: платите тільки за те, що вам дійсно потрібно; уважно слідкуйте за оновленнями, які пропонує постачальник; спільно з ним Індивідуалізує базову версію продукту.

Впровадження мобільного застосування в систему обліку підприємства дозволило нам організувати контроль торгових представників, відстежувати важливі операції (прийом замовлень, касові операції, прийом і класифікацію повернень), здійснювати оперативний обмін інформацією між представниками і центральною базою даних, а також проводити своєчасний моніторинг діяльності співробітників. Ви самі визначаєте, які дані вам потрібні, а розробники програми налаштовують систему контролю.

Наприклад, у нас торговий представник не може зробити замовлення для точки по телефону з дому, оскільки в цей момент зчитується його місце розташування. Елементарне порівняння координат точки, де повинен бути прийнятий замовлення, і реальних координат знаходження співробітника відразу виявляє порушника. Те ж саме стосується касової дисципліни: ми можемо детально відновити всі фінансові операції торгового агента.

При цьому в компанії прийнята система контролю співробітників, яку коротко можна охарактеризувати так: фіксуємо всі, а розбираємося тільки в ситуаціях, де бачимо відхилення. Система допомогла нам виявити, що один із співробітників утримав велику суму, і досить швидко вирішити проблему. Додаток в автоматичному режимі збирає достовірні дані, аналізує їх і робить висновки. В результаті процес управління продажами став набагато якісніше і ефективніше.

Отже, при організації роботи торгових агентів мобільні додатки можуть бути використані з метою контролю виїзних співробітників за трьома основними напрямками: визначення місця розташування агента, наочна демонстрація результатів роботи і фінансовий контроль. Розглянемо докладніше кожне з них.

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

Як підвищити ефективність роботи за допомогою визначення місця розташування торгового агента

Ви, як комерційний директор, повинні знати, де саме під час робочого дня знаходиться ваш представник. Мобільний торгове додаток дає таку можливість. Коли агент здійснює будь-яку операцію з додатком (замовлення, оплату, повернення та інше), його місце розташування можна встановити за допомогою Wi-Fi, стільникового зв'язку або GPS. У кожного з цих способів є свої особливості (малюнок). Я раджу використовувати змішані системи, в яких використовується кілька технологій: вони дозволяють ефективно контролювати торгового представника, не створюючи для нього додаткових труднощів.

Контроль торгових представників і наочна демонстрація результатів роботи

Правильно кажуть, що краще один раз побачити, ніж сто разів почути, - це може бути застосовано і до виїзної торгівлі. Вам не обов'язково особисто відвідувати торгові точки, які обслуговуються вашими співробітниками, оскільки мобільні додатки передбачають можливість створювати фотозвіти. Торговому агенту досить сфотографувати товар (або полку) планшетом або смартфоном, в якому встановлено програму, і інформація тут же надійде в облікову систему підприємства. Такий наочний матеріал допоможе оцінити вигідність розташування товару на полицях, його кількість і вартість.

Фотозвіти архівуються; періодичність їх створення ви можете регламентувати самостійно. Вони допомагають порівняти розташування товару на полицях за певний проміжок часу, виявити відповідність встановленим матрицями викладки і так далі. Такий аналіз визначить якість роботи торгового представника і його ставлення до справи і допоможе визначити, як підвищити ефективність роботи співробітника.

Фінансова система контролю співробітників

В ідеалі агент повинен збирати гроші з торгових точок і передавати їх в касу підприємства. Однак насправді так відбувається не завжди: «раз збрехавши», торговий представник починає брати гроші у одних клієнтів і здавати за інших, щоб закрити фінансову діру. За відсутності фінансового контролю це може тривати досить довго. Саме тому фінанси - одна з основних зон контролю торгових представників.

Розтин проблеми. Типова відповідь агента на логічне запитання керівника про причини розбіжності даних в обліковій системі такий: «Я все роблю правильно - це ваші програми помиляються». До деякого часу ми були здивовані, адже важко зрозуміти, що відбувається, коли торговий представник знаходиться «в поле».

Часто у агента з'являється сильний спокуса: навіщо їхати до клієнта - можна просто зателефонувати, обговорити замовлення по телефону, а потім всім сказати, що насправді відвідав торгову точку. Адже ніхто не буде об'їжджати клієнтів кожного торгового представника, щоб перевірити його роботу: це занадто дорого і довго. Те ж саме і з грошовими операціями: навіщо відразу здавати гроші в касу, якщо можна сьогодні витратити їх, а завтра відшкодувати? Подібні махінації затягують, розтрати збільшуються, винахідливість працівників не знає кордонів.

Зрозуміти, як підвищити ефективність роботи торгових представників, нам допомогло саме мобільний додаток. Ми встановили наступне правило: торговий представник повинен приймати замовлення безпосередньо у співробітника магазина (продавця або керівника торгового відділу) і виключно там, де буде продаватися продукція. Такий підхід забезпечує особистий контакт, краще розуміння того, що відбувається і змушує агента задіяти продавців у формуванні замовлення.

Як це працює. В облікову систему завантажується кожен прибутковий касовий ордер. Протоколюється сума, конкретна торговельна точка і координати місцезнаходження агента і точки. Якщо ви будете періодично підтверджувати достовірність даних - наприклад, дзвінком в точку - і, головне, іноді перевіряти клієнтів, за якими оплати не фіксувалися, то забезпечите фінансовий контроль і не дасте своїм працівникам можливості розслабитися. Через облікову систему підприємства, що працює в зв'язці з мобільними додатками торгових представників, ви завжди зможете контролювати всі заборгованості, все непогашені «відвантаження» і «повернення» за певний період.

думка експерта

Чи можна використовувати GPS-трек для контролю торгових представників

Олександр Соловйов,

генеральний директор, AkiTorg

За допомогою запису треку з GPS-приймача теоретично можна детально прослідкувати маршрут торгового представника протягом усього робочого дня. Це можна порівняти з установкою відеокамер в офісі: якщо співробітники знають, що вся їх діяльність контролюється, то і поводяться належним чином. Будь-яка розслабленість, найменше трудове невідповідність, порушення робочого режиму - все це тут же буде зафіксовано. Природно, робота з GPS-треком, так само як і наявність в офісі камер спостереження, повинна бути позначена в рамках трудового договору. Це питання етики і цивілізованих відносин між роботодавцем і працівником.

Однак в цій бочці меду є і ложка дьогтю. Справа в тому, що таку систему контролю співробітників не можна назвати енергетично економічною: якщо GPS-приймач буде працювати в режимі нон-стоп, мобільний пристрій зможе функціонувати всього пару годин. Те, що добре для контролю автотранспорту, не цілком підходить для мобільних співробітників. Між двома торговими точками, які обслуговує агент, може бути всього десять хвилин їзди - за цей час мобільний пристрій не встигне зарядитися від прикурювача машини. Агент ризикує залишитися без робочого інструменту, що створить простої, які виллються для компанії в чималі фінансові втрати. Щоб уникнути подібних ситуацій, оптимізуйте маршрути співробітників.